對提升工程項(xiàng)目管理溝通水平的研究

孟鳴

[摘 要] 工程項(xiàng)目溝通管理是運(yùn)用所需的工具和技術(shù)確保及時并正確地提取、收集、發(fā)布、儲存、檢索及最終處置工程項(xiàng)目信息的知識領(lǐng)域，為工程項(xiàng)目管理不可或缺的手段與方法。為確保項(xiàng)目達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，提升工程項(xiàng)目管理的溝通水平具有十分重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 工程項(xiàng)目管理；溝通水平；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 050

[中圖分類號] F284 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0071- 01

工程項(xiàng)目管理是基于工程項(xiàng)目實(shí)施者和利益關(guān)系人緊密協(xié)作完成特定建設(shè)任務(wù)的過程，在此過程中不僅涉及工程項(xiàng)目實(shí)施者內(nèi)部的分工協(xié)作，還涉及到工程項(xiàng)目利益關(guān)系人（業(yè)主、總承包方、分承包方、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、政府主管部門）之間的分工協(xié)作。由于存在大量的分工協(xié)作（接口），因此存在大量的溝通需求。要科學(xué)地組織、計(jì)劃、控制和協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目，就必須有效提升項(xiàng)目的溝通管理水平。

1 組建高效能團(tuán)隊(duì)

建立一個高效能項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)是工程項(xiàng)目能夠成功的關(guān)鍵，這對于業(yè)主方和承包方而言都是同等的重要。高效能項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的需求包括慎選成員，首先在管理者的選擇方面，除了具備相當(dāng)資格且多次帶領(lǐng)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)外，還需具備領(lǐng)導(dǎo)、溝通、組織、激勵、決策等綜合能力。項(xiàng)目管理者最重要的工作之一就是溝通，通常用于溝通的時間占全部工作時間的75%～90%。只有通過良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項(xiàng)目的各個方面。其次在組員的選擇上除了需滿足專業(yè)資格條件外，應(yīng)具有積極創(chuàng)新、善于溝通、善于團(tuán)隊(duì)合作及高度的信心等素質(zhì)。所有工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員應(yīng)了解自己的定位及彼此間的分工、清楚了解需執(zhí)行的目標(biāo)，才能確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的有效溝通并創(chuàng)造高績效。

2 分析項(xiàng)目溝通的對象

2.1 與業(yè)主的溝通

業(yè)主是項(xiàng)目成果的使用者，在項(xiàng)目實(shí)施的全過程中都應(yīng)與其決策層、業(yè)務(wù)部門保持及時有效的溝通。其中項(xiàng)目的啟動期尤為重要，良好的溝通能使雙方對于項(xiàng)目目標(biāo)、范圍達(dá)成共識，使業(yè)主要求能夠貫徹到工程實(shí)施中。形成雙向交流，保持信息的一致性，增強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，確保業(yè)主了解項(xiàng)目的具體情況。

2.2 與項(xiàng)目組成員的溝通

項(xiàng)目組成員是項(xiàng)目實(shí)施的主力軍，他們對項(xiàng)目的認(rèn)識、對項(xiàng)目的投入狀態(tài)，以及團(tuán)隊(duì)成員間的和諧程度，都會對項(xiàng)目成功造成不容忽視的影響。如果項(xiàng)目中一些重要信息沒有進(jìn)行充分有效的溝通，會造成各行其是、重復(fù)勞動，甚至造成不必要的損失。

項(xiàng)目管理者不僅自己要把工作重點(diǎn)放在溝通上，還要引導(dǎo)整個項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有效的溝通，使項(xiàng)目組成員的工作協(xié)調(diào)一致，從而保證按時、按質(zhì)、按量完成預(yù)期的任務(wù)。

2.3 與承包方的溝通

與承包方的溝通將直接影響工程質(zhì)量、造價、工期等項(xiàng)目目標(biāo)。因此要保證供應(yīng)商能按項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度及時地提供符合要求的產(chǎn)品。當(dāng)質(zhì)量出現(xiàn)問題時能及時有效地處理，既不影響工期又能保證質(zhì)量，就必須進(jìn)行良好的溝通。

2.4 與上層管理者的溝通

項(xiàng)目管理者應(yīng)經(jīng)常主動地與上層管理者保持溝通，及時地反饋信息，特別是將可能會延期、增加項(xiàng)目費(fèi)用、質(zhì)量隱患等問題提早匯報(bào)，使上層管理者能適時調(diào)整工作計(jì)劃，在人力、物力、財(cái)力等方面給予支持，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

2.5 與其他相關(guān)項(xiàng)目管理者之間的溝通

對于大型的項(xiàng)目，項(xiàng)目管理者還應(yīng)與其他相關(guān)項(xiàng)目管理者保持良好的溝通，因?yàn)橄嚓P(guān)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量等也將會對本項(xiàng)目產(chǎn)生影響。比如工業(yè)項(xiàng)目會與設(shè)備安裝有配合問題，設(shè)備安裝單位何時入場最佳，都必須進(jìn)行有效的溝通。

3 制定并落實(shí)切實(shí)可行的溝通制度

制定溝通制度應(yīng)分析項(xiàng)目溝通對象的信息溝通需求，他們需要什么信息，如何傳遞，對信息需要的急迫性等，然后詳細(xì)而全面地制定溝通制度，包含項(xiàng)目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、溝通周期、約定的溝通方式等內(nèi)容。編制項(xiàng)目溝通文檔模板，包括會議紀(jì)要，工作報(bào)告，項(xiàng)目周報(bào)、月報(bào)等，統(tǒng)一文件格式，使信息文檔管理規(guī)范化。溝通制度中還應(yīng)規(guī)定相應(yīng)的溝通要求，例如：業(yè)主對工程設(shè)計(jì)方案的要求應(yīng)明確以設(shè)計(jì)任務(wù)書的形式與設(shè)計(jì)單位溝通，工程規(guī)劃方案需求調(diào)研應(yīng)以需求調(diào)研表的形式進(jìn)行，力求溝通內(nèi)容的全面性和完整性。

溝通制度中應(yīng)明確規(guī)定在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，每周業(yè)主與承包方的項(xiàng)目組之間進(jìn)行一次工作溝通例會，并明確溝通例會的主要議題；業(yè)主方與承包方項(xiàng)目組之間以及項(xiàng)目組和上級之間通過E-mail發(fā)周報(bào)的方式溝通，并明確周報(bào)的內(nèi)容與模板；緊急情況通過電話及時溝通；每周同客戶和上級進(jìn)行一次口頭匯報(bào)。另外，項(xiàng)目組實(shí)施了重大問題報(bào)告評估制度，這里所謂的重大問題，指的是影響項(xiàng)目進(jìn)度、成本及質(zhì)量的需求變更等。通過落實(shí)溝通計(jì)劃，項(xiàng)目組成員之間、與其他利益相關(guān)人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率。

除以上正式溝通渠道外，通過社會交往等非正式溝通方式，可彌補(bǔ)正式溝通渠道的不足，傳遞正式溝通無法傳遞的信息，使項(xiàng)目管理者了解多方面信息，為決策提供參照，促使正式溝通提高效率。

4 利用信息技術(shù)

盡量利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立資源共享的信息平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)對項(xiàng)目實(shí)行動態(tài)綜合協(xié)調(diào)管理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息查詢、交流辦公，提高工作效率。

建立“協(xié)同作業(yè)信息平臺”為溝通輔助工具，作為團(tuán)隊(duì)成員彼此之間迅速地溝通與聯(lián)系的渠道，將加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的信息交換，整合現(xiàn)有組織各類信息，加強(qiáng)執(zhí)行效率。系統(tǒng)還可輸出項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)，具體包括：①時間報(bào)告系統(tǒng)，記錄及提供己耗用工程項(xiàng)目時間的信息。②成本報(bào)告系統(tǒng)，記錄及提供已支出工程項(xiàng)目成本的信息。可根據(jù)工程項(xiàng)目執(zhí)行時所提供的工作進(jìn)度、成本信息來更新工程項(xiàng)目預(yù)測進(jìn)度及成本，并提出建議的糾正措施，通過實(shí)施糾正措施完成了閉環(huán)管理，確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理目標(biāo)。

綜上，有效的溝通管理是工程項(xiàng)目管理活動過程中的神經(jīng)中樞，順暢有效的溝通是工程項(xiàng)目管理成功的基礎(chǔ)。溝通管理應(yīng)通過溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，以獲取工程項(xiàng)目利益相關(guān)人的共識，這將使項(xiàng)目管理工作推動更為順暢，有利于項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成。

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