淺析電子檔案管理的若干問題

王吉民

[摘 要] 快捷、高效、節(jié)約是實(shí)行電子檔案管理的幾大優(yōu)點(diǎn)，社會檔案管理逐漸接受了這一管理模式的應(yīng)用，但就事業(yè)單位電子管理工作的基本概況來看，仍有提高的空間，本文結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，針對事業(yè)單位電子檔案管理中存在的問題提出一些個(gè)人的看法和意見。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案；管理；事業(yè)單位

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 058

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0080- 02

電子檔案是在社會實(shí)踐活動中逐漸形成的，該類檔案具備一定的保存價(jià)值，計(jì)算機(jī)是儲存、處理該類檔案的主要工具。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的形成、儲存和管理工作所運(yùn)用到的技術(shù)都有所不同，事業(yè)單位的檔案管理工作又與其他單位性質(zhì)的檔案管理工作存在較大的差異，要想達(dá)到雜而不亂、有條不紊、繁而不碎的檔案管理工作目標(biāo)，讓該管理工作的作用更加凸顯，管理人員必須要對電子檔案管理工作有更為深刻的認(rèn)知體會。筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勲娮訖n案管理工作的一些體會。

1 電子檔案管理工作存在的問題

1.1 信息安全問題

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是電子檔案工作開展的基礎(chǔ)，檔案信息搜集、傳輸、歸檔等工作都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的整理、分類、保存工作而言，效率會得到大幅度的提升，資料查閱也更為便捷。但是電子檔案信息在發(fā)送、接收、保存、歸檔的過程中可能因?yàn)椴《救肭衷斐杀桓`聽、泄露、偽造、篡改等，這些安全問題是檔案管理者要時(shí)時(shí)注意的，許多學(xué)生的信息泄露給其生活帶來了困擾就是因?yàn)楦咝ｋ娮訖n案被不法分子竊取造成的。就事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀而言，信息安全還不能得到足夠的保障。

1.2 管理人員素質(zhì)問題

事業(yè)單位電子檔案管理工作對工作人員的個(gè)人素質(zhì)有著較高的要求，除了較強(qiáng)的自我約束能力和較高的思想政治水平以外，檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識和實(shí)際操作能力的熟悉也是電子檔案管理工作優(yōu)勢發(fā)揮的一大重要因素。我國事業(yè)單位檔案管理工作人員的日常工作量極大，因此分配在電子檔案管理工作的時(shí)間和精力就十分有限，而本管理職位又有著人員流動性強(qiáng)的職業(yè)特點(diǎn)，因此電子檔案管理長期穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)久久不得實(shí)現(xiàn)。

1.3 管理制度完善問題

信息還是以文字為主的紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，檔案管理人員對檔案信息保存的重要性有深刻的認(rèn)知，紙質(zhì)檔案的重要信息全部羅列在紙質(zhì)載體上，只要列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿上，檔案信息的管理工作就算完成了一大半。但面對電子檔案信息的處理時(shí)，管理工作人員的工作思路還在轉(zhuǎn)變的過渡期，對電子檔案物質(zhì)載體的保存沒有充分的認(rèn)識，常用的如光盤、U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備的信息存放都是管理人員自己安排的。所以管理人員在對許多比較重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔進(jìn)行備份時(shí)毫無頭緒，哪類數(shù)據(jù)需要保存，又要以何種介質(zhì)保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內(nèi)容。然而當(dāng)前形勢下，檔案管理人員沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，因此電子檔案的備份工作十分混亂，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關(guān)管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關(guān)部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規(guī)章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。

2 電子檔案管理工作的改進(jìn)建議

2.1 電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善

為了讓事業(yè)單位電子檔案管理走向正規(guī)發(fā)展的道路，電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善是十分必要的，只有這樣，電子檔案管理工作才能走上科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的發(fā)展道路。我國大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)該對檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)作出詳細(xì)且明確的規(guī)定，各個(gè)單位還可以結(jié)合本單位的實(shí)際工作和檔案特征來補(bǔ)充完善。

2.2 資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善

電子檔案的管理工作對于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用對本管理工作能夠起到很好的促進(jìn)作用。但是由于區(qū)域之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展無法同步，因此許多檔案管理設(shè)備需求無法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實(shí)問題，單位檔案主管部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)起督促責(zé)任，在與相關(guān)部門協(xié)助后向當(dāng)?shù)卣暾埥?jīng)費(fèi)支出，讓檔案管理工作的條件和設(shè)備都得到改善，起到促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的作用。除此以外，有關(guān)部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，達(dá)到工作效率提高的發(fā)展目標(biāo)。

2.3 專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實(shí)用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個(gè)人認(rèn)為，要想達(dá)成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標(biāo)，首先要保證管理人員的流動性被控制在合理范圍內(nèi)。因?yàn)殡娮訖n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，且工作涉及面較廣，工作人員管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的累積都是十分寶貴的，因此人員流動要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長期性才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標(biāo)。除了單位組織培訓(xùn)以外，檔案管理人員也要對自己嚴(yán)格要求，及時(shí)更新知識結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，將自己培養(yǎng)為綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，進(jìn)而更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求。

2.4 電子檔案管理軟、硬件設(shè)施的完善

高質(zhì)量的軟、硬件設(shè)施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統(tǒng)應(yīng)該滿足性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應(yīng)該形成定時(shí)或定期安全體檢、殺毒的良好習(xí)慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護(hù)作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。

2.5 電子檔案動態(tài)管理工作質(zhì)量的保證

電子信息的檢查、鑒定、驗(yàn)收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員除了要簽署有關(guān)歸檔責(zé)任書以外，管理工作人員還要對信息進(jìn)行針對性的檢查，爭取在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應(yīng)該緊跟科研生產(chǎn)變化，執(zhí)行動態(tài)管理并及時(shí)更新。一些涉及到私密內(nèi)容的檔案還要對其進(jìn)行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應(yīng)該立即予以制止。絕密檔案使用的時(shí)間和范圍都要有所控制，訪客權(quán)限的設(shè)置和電子檔案管理系統(tǒng)自動記錄、監(jiān)控功能的開啟對于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。

3 歸納總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該從工作實(shí)踐所遇到的實(shí)際問題開始入手，再對其有所了解的情況下制定相應(yīng)的解決方案，對工作的制度和管理進(jìn)行不斷地提升和完善，從而使其相關(guān)的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術(shù)的融合，能夠?yàn)槲覈姓聵I(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務(wù)社會。筆者結(jié)合了自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問題提出了自己的思考，希望能夠?qū)Ω魑煌实墓ぷ鏖_展起到一定的輔助作用。

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