中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的問題及對(duì)策

杜曉娟

［摘要］ 隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息化管理已成為一種不可阻擋的趨勢(shì)。本文對(duì)當(dāng)前我國(guó)中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理中存在的主要問題予以分析，并有針對(duì)性地提出了解決之道。

［關(guān)鍵詞］ 專業(yè)學(xué)校；檔案；信息化；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 069

［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2014）13- 0109- 01

當(dāng)前，我國(guó)中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理仍然問題重重，無(wú)論是制度規(guī)范，還是管理平臺(tái)，均存在著不容忽視的問題。

1當(dāng)前我國(guó)中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理存在的問題

1.１ 對(duì)檔案信息化管理工作缺乏足夠重視

部分學(xué)生對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，以為檔案管理工作就是整理整理材料，沒有什么重要意義，在檔案錄入時(shí)，未提供完整材料或提供信息不實(shí)。部分檔案信息化管理人員對(duì)此也存在誤解，沒有充分重視起來，表現(xiàn)在工作中便是缺乏責(zé)任感，服務(wù)態(tài)度惡劣，沒有良好的職業(yè)素養(yǎng)，工作是馬馬虎虎，粗心大意，對(duì)于檔案信息化平臺(tái)管理松懈。導(dǎo)致這種認(rèn)識(shí)不足的內(nèi)在原因是這些工作人員缺乏對(duì)檔案管理學(xué)理論知識(shí)的積累，缺乏必要的科學(xué)技能，從而認(rèn)為自己天天“無(wú)事忙”，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理背后的重大作用。

1.２ 檔案信息化管理方法過于落后

當(dāng)前我國(guó)大部分中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作均只是利用一臺(tái)電腦一套軟件進(jìn)行，檔案管理的技術(shù)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求，使檔案管理工作未能很好地服務(wù)人才市場(chǎng)。其直接影響就是對(duì)檔案管理工作造成非常消極的影響，使得檔案利用效率極其低下。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)這種問題的主要原因有以下兩個(gè)方面：一方面，部分領(lǐng)導(dǎo)未能給予檔案管理工作足夠重視，缺乏必要的財(cái)力投入。另一方面，人事檔案管理人員自身素質(zhì)較低，即使學(xué)校已經(jīng)配備了先進(jìn)的管理設(shè)備，但因?yàn)楣ぷ魅藛T不能熟練操作，不會(huì)正確使用，致使先進(jìn)設(shè)備閑置，無(wú)法起到提高工作效率的作用。

1.３ 檔案管理工作不規(guī)范，缺乏制度化

制度是保證技術(shù)得以實(shí)施的基礎(chǔ)。在人事檔案管理工作中，因?yàn)椴糠种械葘I(yè)學(xué)校未能合理制定出行之有效的檔案管理制度，致使在實(shí)際檔案管理工作中管理人員難以規(guī)范科學(xué)操作。通常表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：①在對(duì)人事檔案進(jìn)行收集時(shí)缺乏規(guī)范性，常常出現(xiàn)想交就交，不想交不交的現(xiàn)象，使得制度淪為一紙空文，形同虛設(shè)，對(duì)檔案沒有明確地予以考核。②在對(duì)人事檔案進(jìn)行整理時(shí)，沒有規(guī)范統(tǒng)一的要求。通常在立卷階段，未能嚴(yán)格依照卷內(nèi)所標(biāo)的文件目錄順序正確組卷排序，導(dǎo)致實(shí)際整理的文件與卷內(nèi)目錄不相匹配，卷內(nèi)資料經(jīng)常無(wú)故缺失。③對(duì)檔案的查閱沒有嚴(yán)格的權(quán)限審批制度。部分檔案管理人員對(duì)于檔案的查閱未能給予重視，常常出現(xiàn)外緊內(nèi)松的現(xiàn)象，常常對(duì)內(nèi)部人員開放管理權(quán)限，為檔案的安全埋下隱患。④在檔案錄入時(shí)，部分管理人員不能嚴(yán)格做到事畢錄入，而是通常積累一大堆文件后才一次進(jìn)行，這既違反規(guī)定，又十分不利于查找利用檔案。

2當(dāng)前我國(guó)中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的對(duì)策

2.１ 加大檔案信息化管理工作的宣傳力度

加大檔案信息化管理的宣傳力度，切實(shí)使人們轉(zhuǎn)變檔案管理理念，一方面引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理的重視，加大檔案信息化管理的資金投入力度；另一方面，使檔案信息化管理人員明確檔案信息化管理工作的意義，提高自身素質(zhì)，熟練掌握檔案信息化管理平臺(tái)的操作技巧， 提高檔案利用效率。此外，還可以促使更多的企業(yè)參與檔案信息化管理技術(shù)的研發(fā)，使中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化真正跟得上時(shí)代的發(fā)展，滿足社會(huì)的需求。

2.２ 提高管理技能

在信息化高度發(fā)達(dá)的新時(shí)代，人事檔案作為一項(xiàng)重要的特殊信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理已是大勢(shì)所趨，也是檔案管理發(fā)展的必然方向?，F(xiàn)代科技是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)為核心的，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人口信息的有效檢索以及存儲(chǔ)等功能，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理在目前有著十分現(xiàn)實(shí)的意義。相關(guān)部門應(yīng)該加大對(duì)新技術(shù)新軟件的開發(fā)力度，并定期對(duì)管理人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)，提高中等專業(yè)學(xué)校檔案信息化管理的科技含量，用技術(shù)去推動(dòng)檔案管理工作，使檔案信息動(dòng)態(tài)化管理不斷完善。

2.３ 建立健全檔案信息化管理規(guī)范體系

檔案信息化管理是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)、涉及面非常廣的工作，為使工作能夠正常高效開展，需要有一套完善的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范約束，對(duì)檔案查閱、檔案更新、檔案查閱權(quán)限、檔案系統(tǒng)管理權(quán)限等各個(gè)操作環(huán)節(jié)的操作章程都應(yīng)予以明確，建立統(tǒng)一的檔案信息化平臺(tái)。此外，當(dāng)前我國(guó)畢業(yè)生進(jìn)入社會(huì)后，在晉升、聘任、培訓(xùn)、學(xué)歷、學(xué)位、考核時(shí)，都需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱或者轉(zhuǎn)檔，而學(xué)生的就業(yè)方向并不明確，這直接給檔案信息化管理的后期工作帶來困難與挑戰(zhàn)，因此，在相關(guān)體系的建立上，應(yīng)該力求與時(shí)代同步，求實(shí)創(chuàng)新，與社會(huì)接軌，真正使其有使用價(jià)值。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，中等專業(yè)學(xué)校的檔案信息化管理工作在我國(guó)依然有很長(zhǎng)的路要走，在制度規(guī)范與管理技術(shù)等方面均有待完善，需要我們腳踏實(shí)地，逐步改進(jìn)。

主要參考文獻(xiàn)

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