成本管理與信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)

王飛 韓金淑

[摘 要] 在信息化項(xiàng)目建設(shè)中，成本管理尤為重要，它直接關(guān)系到項(xiàng)目是否能夠成功，使客戶獲取所期望的利益，同時(shí)使發(fā)包方付出最低的代價(jià)。本文從項(xiàng)目經(jīng)理的視角，以信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的真實(shí)案例來(lái)討論項(xiàng)目建設(shè)中的成本管理，將成本管理劃分為成本估算、成本預(yù)算、成本控制3個(gè)過(guò)程并分別進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞] 信息系統(tǒng)；成本管理；項(xiàng)目經(jīng)理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 004

[中圖分類號(hào)] F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）21- 0006- 01

0 引 言

就成本管理而言，項(xiàng)目的管理工作是為了滿足各個(gè)項(xiàng)目干系人的需求而進(jìn)行的工作；而各個(gè)項(xiàng)目干系人進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)基本都是獲取物質(zhì)利益。

項(xiàng)目失敗的主要原因不在于技術(shù)而是由于成本失控。成本失控主要有以下幾個(gè)原因：

（1）成本估算工作和成本預(yù)算工作不夠準(zhǔn)確細(xì)致。

（2）成本估算和成本預(yù)算沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

（3）項(xiàng)目設(shè)計(jì)實(shí)施中使用新的但不成熟的技術(shù)，導(dǎo)致過(guò)多的變更和項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大。

而成本管理正是為了從各個(gè)環(huán)節(jié)防止以上情況的發(fā)生并保證各方面的利益最大化，同時(shí)也減少無(wú)效的成本，使項(xiàng)目獲取成功。

1 成本估算

該過(guò)程是完成項(xiàng)目各個(gè)活動(dòng)所需成本的估算。它需要根據(jù)活動(dòng)所需資源估算人力成本、時(shí)間成本、資產(chǎn)成本等資源需求。

進(jìn)行成本估算大致可以分為3個(gè)步驟：第一步，識(shí)別并分析項(xiàng)目的各個(gè)組成科目，也就是找到項(xiàng)目各成本的類別（如：人工費(fèi)、材料費(fèi)、質(zhì)量成本費(fèi)用）；第二步是根據(jù)已經(jīng)識(shí)別的構(gòu)成科目分別對(duì)成本進(jìn)行估算；第三部就是根據(jù)估算結(jié)果，找出各科目中可以相互替代的成本，并進(jìn)行整體協(xié)調(diào)。

由于成本估算涉及項(xiàng)目的所有活動(dòng)，所以它需要根據(jù)項(xiàng)目環(huán)境因素、組織過(guò)程資產(chǎn)、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、項(xiàng)目管理計(jì)劃、WBS和WBS字典等內(nèi)容進(jìn)行綜合的分析和識(shí)別。同時(shí)，成本估算可以使用以下幾種方法。

（1）類比估算法：又稱自上而下估算，通過(guò)上層的項(xiàng)目管理人員收集以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)并逐級(jí)向下對(duì)成本進(jìn)行計(jì)算。

（2）確定資源費(fèi)率：利用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)產(chǎn)品單價(jià)的了解，與數(shù)量做積得到項(xiàng)目所有內(nèi)容的估算。

（3）自下而上法：跟類比估算相反，從基層員工到上層領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)向上估算項(xiàng)目的總價(jià)值。

（4）賣方投標(biāo)分析：如果是通過(guò)招投標(biāo)方法得來(lái)的項(xiàng)目需要加上競(jìng)爭(zhēng)取得項(xiàng)目的成本。

（5）準(zhǔn)備金分析：準(zhǔn)備金是項(xiàng)目經(jīng)理可以自由支配，用于處理未知事件而準(zhǔn)備的預(yù)算內(nèi)的開(kāi)銷。

通過(guò)這個(gè)過(guò)程可以獲得項(xiàng)目的成本估算結(jié)果以及相應(yīng)的支持細(xì)則，并對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行更新，提出相應(yīng)的變更請(qǐng)求。

2 成本預(yù)算

通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算的過(guò)程，可以對(duì)相應(yīng)的成本分項(xiàng)和細(xì)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，將成本估算的結(jié)果分配到項(xiàng)目的各個(gè)活動(dòng)中去，以確定項(xiàng)目各項(xiàng)成本的定額。如果說(shuō)項(xiàng)目估算是要錢的過(guò)程，項(xiàng)目預(yù)算就是花錢的過(guò)程，同時(shí)它也為項(xiàng)目的控制打下了基礎(chǔ)。

項(xiàng)目預(yù)算是按照計(jì)劃的定額分配成本到項(xiàng)目的各個(gè)活動(dòng)中去，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要依照項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、項(xiàng)目管理計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)、WBS字典和項(xiàng)目的成本估算及其細(xì)節(jié)、項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃這些內(nèi)容進(jìn)行項(xiàng)目的詳細(xì)預(yù)算。這個(gè)過(guò)程需要使用的技術(shù)和工具有如下幾種。

（1）成本總計(jì)：根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)和字典進(jìn)行的預(yù)算總和。

（2）管理儲(chǔ)備：項(xiàng)目經(jīng)理需要申請(qǐng)才能獲得的資源，它是針對(duì)可能出現(xiàn)的各種變更而進(jìn)行變化的成本的和。

（3）參數(shù)模型：建立數(shù)學(xué)模型對(duì)預(yù)算進(jìn)行概率化的計(jì)算。

（4）資金平衡計(jì)劃：對(duì)資金的支付進(jìn)行平滑的過(guò)渡性控制。

利用這個(gè)過(guò)程，項(xiàng)目經(jīng)理可以更新項(xiàng)目管理計(jì)劃以及配置管理的整體變更控制，同時(shí)也可以得到成本的基線和項(xiàng)目的資金總需求。

3 成本控制

成本控制的主要內(nèi)容是：識(shí)別可能發(fā)生變更的內(nèi)容，并對(duì)這些產(chǎn)生因素施加影響，最后使變更向著有利于項(xiàng)目完成的方向發(fā)展；同時(shí)利用WBS劃分出來(lái)的工作包為單位對(duì)發(fā)生偏差的成本原因進(jìn)行控制，同時(shí)管理這些偏差在可控的范圍之內(nèi)；以及防止沒(méi)有得到批復(fù)的變更列入成本基準(zhǔn)，保證所有的變更都是通過(guò)整體變更控制而產(chǎn)生的；將成本管理計(jì)劃與項(xiàng)目的進(jìn)度管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃和范圍管理計(jì)劃進(jìn)行綜合性平衡，統(tǒng)一管理。

成本基準(zhǔn)、項(xiàng)目的資金需求、績(jī)效報(bào)告、績(jī)效信息、批準(zhǔn)的變更申請(qǐng)、項(xiàng)目管理計(jì)劃等內(nèi)容都是需要在這個(gè)階段綜合考量的。項(xiàng)目經(jīng)理可以使用成本變更系統(tǒng)、績(jī)效測(cè)量和完工預(yù)測(cè)技術(shù)以及偏差分析等方法對(duì)成本控制過(guò)程進(jìn)行管控。通過(guò)這個(gè)過(guò)程可以獲取成本估算、更新了的成本基線、更新的項(xiàng)目管理計(jì)劃、績(jī)效測(cè)量、預(yù)測(cè)完工、請(qǐng)求的變更，最后是更新的組織過(guò)程資產(chǎn)等內(nèi)容。

其中，完工預(yù)算EAC有兩種不同的計(jì)算方法：如果原來(lái)的條件是非典型性的條件，以后會(huì)發(fā)生改變的話，EAC=AC+BAC-EV=AC+ETC；如果所發(fā)生的情況是典型性的情況，也就是以后的偏差都和此時(shí)的偏差接近的話，EAC=AC+（BAC-EV）/CPI，即EAC=AC+ETC/CPI，式中CPI是EV/AC所得的成本偏差。

4 小 結(jié)

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理中成本管理為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目干系人的最終期望提供了保障。它使項(xiàng)目的成本在合理的范圍內(nèi)波動(dòng)，達(dá)到一種動(dòng)態(tài)的平衡。

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