當(dāng)前文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

楊綺梅

摘 要：本文首先對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理工作進(jìn)行概述，說(shuō)明探討文書檔案管理工作的必要性；接著分析了當(dāng)前文書檔案管理存在的問(wèn)題，并簡(jiǎn)析了問(wèn)題產(chǎn)生的原因；最后，對(duì)如何解決當(dāng)前文書檔案管理工作中的問(wèn)題提出了一些對(duì)策和建議。希望本文能夠?yàn)殡娏ζ髽I(yè)的文書檔案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；對(duì)策

引言：電力企業(yè)的主要運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目是鋪設(shè)電網(wǎng)并為民眾提供相應(yīng)的電網(wǎng)檢修、改道等服務(wù)，電力企業(yè)的工作是我國(guó)社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)中的重要組成部分，另外，我國(guó)其他很多基礎(chǔ)設(shè)施的修建都與電力企業(yè)的工作息息相關(guān)。電氣企業(yè)的文書檔案管理工作為電力企業(yè)工作的開(kāi)展和對(duì)其他社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的協(xié)助起到直接的借鑒作用。

1.文書檔案管理概述

電力企業(yè)的文書檔案管理工作包含兩個(gè)主要內(nèi)容，第一個(gè)內(nèi)容是對(duì)電力企業(yè)的文書資料進(jìn)行搜集和整合，第二個(gè)內(nèi)容是對(duì)由文書檔案形成的資料進(jìn)行歸檔、保存和利用。文書資料的搜集和整合能夠?qū)﹄娏ζ髽I(yè)日常施工及企業(yè)發(fā)展中的重要事件形成標(biāo)準(zhǔn)的資料，而檔案管理則能夠使電力企業(yè)的文書資料能夠被企業(yè)員工和社會(huì)所重視和利用。研究文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的效率，是提高電力企業(yè)自身價(jià)值的有效途徑，值得電力企業(yè)相關(guān)工作人員進(jìn)行思考和總結(jié)。

2.當(dāng)前文書檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 文書處理與檔案管理分離

文書檔案管理工作包括了文書處理工作與檔案管理工作，但是從目前電力企業(yè)的文書檔案管理工作中卻發(fā)現(xiàn)了這樣的問(wèn)題：大多數(shù)檔案管理工作者將文書檔案管理與文書處理進(jìn)行了嚴(yán)格的區(qū)分，很多工作人員都認(rèn)為文書處理應(yīng)屬于企業(yè)各部門辦公室的責(zé)任，即最后由檔案管理部門搜集來(lái)的文書資料應(yīng)該是成型的、完整的、具有系統(tǒng)性并且可以直接歸檔的。但實(shí)際上，文書處理工作是具有一定的職業(yè)專業(yè)性的，很多部門工作人員僅能對(duì)那些明文規(guī)定的文書進(jìn)行處理，有很多工作內(nèi)容雖然有記錄和保存的價(jià)值，卻不能形成檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)文書，因此，電力企業(yè)的文書檔案資料并不是全面的，這是文書檔案管理工作的一大缺失。

2.2 文書檔案管理工作技術(shù)含量低

電力企業(yè)的文書檔案管理工作需要面對(duì)各種類型的資料，其中有完全描述性的資料，還有一些技術(shù)性的資料。其中很多資料是具有連續(xù)性的，將這些資料的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整合就能夠發(fā)現(xiàn)電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的一些問(wèn)題。例如，要比對(duì)電力企業(yè)電網(wǎng)鋪設(shè)在城鄉(xiāng)中的差異，完全可以通過(guò)企業(yè)在城市和鄉(xiāng)村進(jìn)行電網(wǎng)鋪設(shè)的時(shí)間、面積、利潤(rùn)的對(duì)比而得到，但是往往由于文書檔案管理工作并不具備這樣能夠迅速查找和比對(duì)的技術(shù)，這些對(duì)企業(yè)具有極大輔助作用的資料卻被埋沒(méi)了。這是因?yàn)槟壳半娏ζ髽I(yè)的文書檔案管理工作技術(shù)含量過(guò)低而造成的。

2.3 工作人員素質(zhì)有待提高

電力企業(yè)中文書檔案管理工作效率的高低與負(fù)責(zé)文書檔案管理工作人員自身素質(zhì)的高低有極大的關(guān)系。無(wú)論是對(duì)文書的處理還是對(duì)檔案的管理都需要工作人員具備相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)，例如對(duì)文書進(jìn)行快速的歸檔、使用現(xiàn)代檔案處理軟件進(jìn)行檔案保存和轉(zhuǎn)移等。但是電力企業(yè)中大部分處理文書和檔案的工作人員本身的文化素質(zhì)并不高，有些員工雖然持有相關(guān)職業(yè)資格證明，卻沒(méi)有在職業(yè)活動(dòng)中繼續(xù)提高自己的能力，從而導(dǎo)致了整個(gè)文書檔案管理工作從工作思想到工作方法上的不足，使得文書檔案管理工作的效率遲遲得不到提升。

3. 應(yīng)對(duì)文書檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

3.1 用整體的眼光對(duì)待文書檔案管理與文書處理

前文所述，文書檔案管理工作與文書處理工作在概念上顯示出一致性，二者的工作過(guò)程十分相似，而工作結(jié)果又是互補(bǔ)的，因此，在電力企業(yè)的文書檔案管理工作中再把二者進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分就成為了不必要的行為，這要求工作人員從整體的角度出發(fā)去進(jìn)行檔案管理和文書處理工作，通過(guò)使二者緊密結(jié)合而保證文書處理和檔案工作的相互支持。

3.2 使用高新技術(shù)增強(qiáng)文書檔案管理與文書處理工作的效率

文書檔案管理與文書處理工作的一致性使系統(tǒng)性的完成“文書處理——建立檔案——檔案管理”這一系列工作成為可能。因此，工作者可以使用先進(jìn)的文件管理軟件將文書進(jìn)行歸類，然后通過(guò)系統(tǒng)分類自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行歸檔，這樣不僅使兩項(xiàng)工作能夠緊密結(jié)合，也能夠提高工作效率。

3.3 提高文書檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)

電力企業(yè)應(yīng)對(duì)目前從事文書檔案管理工作的工作人員進(jìn)行職業(yè)能力考核，按照目前企業(yè)所需要的文書檔案管理水平來(lái)確定工作人員的職業(yè)能力，發(fā)現(xiàn)工作人員職業(yè)能力的缺失，然后針對(duì)這些缺失給與一定的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)；另外，電力企業(yè)還應(yīng)該重視文書檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響，應(yīng)從招聘環(huán)節(jié)開(kāi)始注意吸納優(yōu)秀的文書檔案管理人才并保證工作人員的職業(yè)素質(zhì)能通過(guò)相應(yīng)的考核。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理工作對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)對(duì)社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有重要意義。但目前文書檔案管理工作卻存在誤區(qū)，即過(guò)度分離文書形成與檔案管理、文書檔案管理的方法比較落后，另外，文書檔案管理工作人員個(gè)人素質(zhì)的差異也會(huì)導(dǎo)致文書檔案工作的一些問(wèn)題。因此，本文建議各電力企業(yè)從整體角度對(duì)待文書檔案管理工作，并通過(guò)高新技術(shù)的使用和加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素質(zhì)來(lái)提高文書檔案管理工作的效率。

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