檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和弊端解析

白苗

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的不斷進步，電子信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在檔案管理中，這極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了檔案管理水平。但是，檔案數(shù)字化管理也對檔案的真實性造成一定的影響，文章重點分析了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢及弊端，介紹了檔案數(shù)字化管理的注意事項。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢；弊端

前言：隨著經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸被數(shù)字化管理模式代替，在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，辦公室標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平越來越高，很多日常事務(wù)都可以在網(wǎng)絡(luò)中完成，各種文件的處理也可以在不用筆和紙的情況下進行，這就形成了大量的數(shù)字檔案信息，在為檔案數(shù)字化管理提供方便的同時，也存在著一些問題。下面就檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和弊端進行分析。

1. 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 不受時間、工作環(huán)境的限制

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，無論是檔案管理，還是檔案使用都有時間、工作環(huán)境的限制，管理人員及檔案使用人員只有在特定的場合中才能利用檔案、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。檔案文件變成電子文化，能通過編碼、解碼形成電子檔案，并存在硬盤中，電子檔案信息只要通過管理人員的允許，能復(fù)制、存在于不同的介質(zhì)中，管理人員能隨時隨地的進行檔案信息查詢，這極大的提高了檔案管理效率。在數(shù)字化管理模式中，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檔案立卷、編目，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄，整個過程十分簡單，能極大的提高管理人員的工作效率。

1.2 提高檔案信息的開發(fā)度

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案信息存儲在計算機硬盤中，電力檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關(guān)鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。

1.3 提高了檔案信息的收集效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，有時候檔案管理人員收集的檔案信息并不完善，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。

2. 檔案數(shù)字化管理的弊端

2.1 電子文件不安全因素比較多

電子文件雖然具有存儲方便、操作方便、傳遞快速等優(yōu)點，但在安全方面有一定的欠缺。電子文件是采用電子編碼技術(shù)進行信息編輯、修改和刪除的，文件信息的載體不固定，有些重要的檔案原始信息也能進行修改，這使得檔案信息的安全性、真實性受到一定程度的影響。另外，網(wǎng)絡(luò)是一個開放的平臺，一些不法人士很有可能利用網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行攻擊，從而對檔案信息的安全性造成很大的影響。

2.2 電子檔案存儲受載體制約比較強

電子檔案對硬件、軟件設(shè)備有很強的依賴性，計算機存儲設(shè)備的容量雖然很大，但由于計算機軟件設(shè)備的更新速度很快，有很多在以前生成的文件信息并不能在新的軟件中讀出來，導(dǎo)致檔案管理部門需要將舊的設(shè)備及應(yīng)用軟件保存下來。電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大的區(qū)別，它不能直接讀取，需要在特定的軟硬件設(shè)備下，才能讀取出來，并且還存在病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失等隱患，對電子檔案的長期管理有很大的影響。

2.3 數(shù)字化檔案利用率不高

數(shù)字化檔案雖然有效地提高了檔案管理水平，提高了檔案信息的開發(fā)度，但很多檔案使用者并沒有提高對檔案信息庫的利用意識，仍然采用傳統(tǒng)的觀念使用檔案信息，即便利用數(shù)字檔案，也只是簡單的進行檔案檢索，檔案使用人員只看到有限的檔案信息，沒有在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中深入挖掘資料，使得數(shù)字化檔案的利用率很低。

3. 實施檔案數(shù)字化管理的注意事項

3.1 建立系統(tǒng)工程

檔案電子化的建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，在建設(shè)過程中需要科學(xué)合理的對檔案數(shù)字化系統(tǒng)進行總體設(shè)計、選擇設(shè)備、開發(fā)系統(tǒng)、整理檔案、錄入檔案、備份光盤、設(shè)置安全措施等，整個過程比較復(fù)雜，加上檔案管理人員每天需要錄入很多文字檔案，因此，要建立完善的系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享，從而保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

3.2 加強檔案安全管理

電子檔案是一種特殊的信息資料，有的資料需要完全保密，而有的資料則可以對外開放，因此，實施檔案數(shù)字化管理時，必須加強檔案安全管理。電子檔案安全管理包括硬件安全管理和軟件安全管理兩部分：對于硬件安全管理，管理人員要對檔案信息的存儲載體進行嚴(yán)格的管理，努力提高存儲載體的壽命，從而為電子檔案的長期管理提供保障；對于軟件管理，管理人員要多級設(shè)置使用權(quán)限，在通訊過程中施加密碼，并采用防火墻對病毒等進行攔截，從而保證電子檔案不會受到非法破壞。

4. 總結(jié)

隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案發(fā)展的主要方向，因此，要對數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢和弊端進行詳細(xì)的分析，采用合理的措施，不斷完善數(shù)字化檔案管理，從而有效地提高現(xiàn)代檔案管理水平。

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