獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理初探

移敏

摘 要：辦公室管理水平高低，直接反映了學(xué)院管理水平的高低，并影響著學(xué)院的整體工作和發(fā)展。獨(dú)立學(xué)院是對(duì)高等教育模式的探索和創(chuàng)新，在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理模式，將“辦文、辦會(huì)、辦事”等常規(guī)管理深入化，有利于提高辦公室管理水平。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院； 辦公室工作； 精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：G637 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（25014）12-145-002

獨(dú)立學(xué)院作為民辦教育的一種，是對(duì)現(xiàn)有高等教育資源的一種有力的補(bǔ)充。與普通高校相似，獨(dú)立學(xué)院同樣具有培養(yǎng)人才、科學(xué)研究和服務(wù)社會(huì)的功能。在高等教育辦學(xué)多元化的激烈競爭中，獨(dú)立學(xué)院要取得長足的發(fā)展，必須以科學(xué)、有效的方式，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高辦學(xué)水平，增強(qiáng)自身優(yōu)勢。

相對(duì)普通高校而言，獨(dú)立學(xué)院職能雖然齊全，但機(jī)構(gòu)更綜合，人員更精簡，獨(dú)立學(xué)院辦公室工作也更為繁重復(fù)雜。獨(dú)立學(xué)院辦公室與普通高校辦公室在工作上既有相通之處，也有其自身的獨(dú)特性。如何提高獨(dú)立學(xué)院辦公室的管理水平，更好的發(fā)揮辦公室職能作用，推動(dòng)學(xué)院工作科學(xué)發(fā)展，值得深入思考及研究。本文就在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理方面進(jìn)行初探。

一、精細(xì)化管理的涵義

“精細(xì)”一詞由來已久，在現(xiàn)代漢語中解釋為“精致細(xì)密”之意?！熬?xì)化管理”概念由汽車業(yè)屆的“精益化生產(chǎn)模式”演變而來，是一個(gè)全新管理學(xué)理念?！熬?xì)化管理”是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化的必然要求，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來控制生產(chǎn)的每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價(jià)值，主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行，其最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精，力爭最佳。1

隨著社會(huì)分工越來越細(xì)，崗位的專業(yè)化程度越來越高，粗放型的管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展形勢，向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變逐漸成為管理類工作的一大趨勢，同時(shí)，在辦公室管理工作中推行精細(xì)化理念，也將全面提升工作質(zhì)量和服務(wù)效能。2

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀分析

與普通高校辦公室相通的是，獨(dú)立學(xué)院辦公室也是一個(gè)集辦文、辦事、辦會(huì)、協(xié)調(diào)、服務(wù)、綜合治理及決策參謀等職能于一身的綜合部門，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。同時(shí)獨(dú)立學(xué)院作為一種新型的辦學(xué)機(jī)制與辦學(xué)模式，又有其自身的獨(dú)特性。

獨(dú)立學(xué)院依托母體辦學(xué)，在管理模式上也承襲了公辦母體的舊制，也正因此，獨(dú)立學(xué)院在管理體制上受到諸多制約，許多職能機(jī)構(gòu)雖然設(shè)立了，卻只有名稱并無實(shí)際辦公場所及工作人員，而是幾個(gè)部門合署辦公，但是其相應(yīng)職能工作又都要相對(duì)獨(dú)立地開展運(yùn)作，因此，獨(dú)立學(xué)院辦公室不僅具有參與政務(wù)、抓好事務(wù)、搞好服務(wù)的基本職能，又因其自身辦學(xué)特點(diǎn)，而在管理上面臨一些問題：

1.管理機(jī)制落后，職能定位不清，辦事效率低下

自舉辦以來，獨(dú)立學(xué)院在高等教育體系中地位模糊，舉辦各方權(quán)責(zé)不清，同時(shí)，獨(dú)立學(xué)院對(duì)母體大學(xué)依賴性強(qiáng)，這勢必導(dǎo)致獨(dú)立學(xué)院管理陷入困境，從而使獨(dú)立學(xué)院辦公室在工作模式上缺少穩(wěn)定性。

隨著辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，獨(dú)立學(xué)院院系逐年增多，對(duì)外聯(lián)系也愈加頻繁。而現(xiàn)實(shí)中的現(xiàn)狀是多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的管理體制、工作模式老舊，缺乏創(chuàng)新，與獨(dú)立學(xué)院本身不相適應(yīng)。且由于獨(dú)立學(xué)院辦公室合署辦公的較多，機(jī)構(gòu)部門綜合性強(qiáng)，加之職能定位不當(dāng)，往往造成人員設(shè)置中分工不明，辦公室工作人員缺乏主動(dòng)性、積極性，工作相互推諉，毫無章法，在一定程度上造成了管理上的無序和混亂，工作效率低下，不利于辦公室職能的充分發(fā)揮。

2.辦公室管理隊(duì)伍亟待健全，工作人員配備不足，素質(zhì)有待提高

相對(duì)傳統(tǒng)高校，獨(dú)立學(xué)院辦公室綜合性強(qiáng)，工作任務(wù)繁重，從收發(fā)文件、起草文稿、制定政策、會(huì)議接待，到公章管理、辦公室物資管理、檔案管理，從為院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)到為各部門、學(xué)系，乃至全體師生員工、家長服務(wù)，涉及學(xué)院日常工作的方方面面。除日常管理以外，還有各種臨時(shí)交辦的時(shí)間緊任務(wù)重的工作。但多數(shù)獨(dú)立學(xué)院在資金、產(chǎn)權(quán)、人員編制等方面受到諸多的制約，辦公室工作人員往往配備不足，工作人員多數(shù)是一人多崗，身兼數(shù)職，工作瑣碎、復(fù)雜、繁重。且因?yàn)檗k公室人員選聘來源多種多樣，學(xué)歷水平、專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，或?qū)W歷不高，或?qū)I(yè)不對(duì)口，綜合上述原因，辦公室工作人員往往只能忙于事務(wù)性的工作，加之缺乏相應(yīng)的技能培訓(xùn)，很難在工作中有所建樹。

三、在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理的意義

獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理，是辦公室轉(zhuǎn)變管理方式，提高管理水平的必由之路，也是現(xiàn)實(shí)競爭的需要。

1.有利于完善工作制度，提高執(zhí)行率和執(zhí)行力

獨(dú)立學(xué)院設(shè)立之初，在用人選聘制度上與其他單位一樣，也存在著若干的人情問題。也正因?yàn)榇?，一些管理制度形同虛設(shè)，工作中普遍存在執(zhí)行不力的問題。推行精細(xì)化管理，有利于在獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作流程中，建立健全相應(yīng)的管理機(jī)制。通過完善規(guī)章制度和崗位職責(zé)，使工作責(zé)任更加明確，做到可檢查、可考核，通過運(yùn)用剛性手段和綜合措施，減少、克服偷懶、偷利等現(xiàn)象，從而提高執(zhí)行率和執(zhí)行力。3

2.有利于優(yōu)化工作流程，提高工作效率和質(zhì)量

獨(dú)立學(xué)院辦公室長期存在機(jī)構(gòu)綜合，人員不足，工作繁瑣，工作效率低下的問題。推行精細(xì)化管理，有利于工作開展程序化、規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。簡潔規(guī)范的工作流程和明晰的工作標(biāo)準(zhǔn)，可以最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，減少工作的隨意性、盲目性，做正確的事，正確地做事，從而提高工作效能，提高工作水平，改進(jìn)工作效率。4

3.有利于明確工作職責(zé)，充分發(fā)揮辦公室職能

獨(dú)立學(xué)院辦公室是全院的信息中心，是全院的協(xié)調(diào)樞紐，也是全院的服務(wù)中心和對(duì)外窗口。在辦文、辦會(huì)、辦事的過程中，每一個(gè)細(xì)節(jié)都可以反映工作效率和服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)管理水平。推行精細(xì)化管理，在優(yōu)化工作流程的基礎(chǔ)上，定崗、定職、定責(zé)，細(xì)化分工，明確工作職責(zé)，注重工作細(xì)節(jié)，講究精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)慎，有利于辦公室職能的充分發(fā)揮。

四、對(duì)在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理的建議

精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)化的工程，要提高獨(dú)立學(xué)院辦公室的管理水平，提高工作效率和工作質(zhì)量，只有做到、做好“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的標(biāo)準(zhǔn)，才能推動(dòng)精細(xì)化管理的進(jìn)一步落實(shí)。

1.要加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)精細(xì)管理意識(shí)

實(shí)施精細(xì)化管理的基礎(chǔ)在于管理工作人員的自身素質(zhì)。因此，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，首先要對(duì)辦公室工作人員強(qiáng)化培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)推行精細(xì)化管理的意義，強(qiáng)化工作規(guī)則，固化工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員的規(guī)則意識(shí)、效率意識(shí)，培養(yǎng)工作人員的精細(xì)意識(shí)。

2.要科學(xué)設(shè)計(jì)工作流程，實(shí)施有序運(yùn)作

鑒于獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作特點(diǎn)，推進(jìn)精細(xì)化管理，就要根據(jù)辦公室職能，分解設(shè)計(jì)，建立辦文、辦會(huì)、辦事等各方面的具體流程，并依照流程開展工作。在流程設(shè)計(jì)優(yōu)化中，要把握精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，做到目標(biāo)明確，環(huán)節(jié)清晰。在具體工作中，信息共享，有機(jī)配合，有序運(yùn)作，既相互促進(jìn)，又相互制約，既提高效率，又減少差錯(cuò)。5

3.要定崗、定職、定責(zé)，合理分工，權(quán)責(zé)明確，賞罰分明

在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理，要?jiǎng)?chuàng)新管理機(jī)制，建立健全崗責(zé)體系。根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)合理地設(shè)置工作崗位，明確崗位職責(zé)，合理分工，做到各司其職。要規(guī)范工作程序，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)，責(zé)任到人。要制訂詳細(xì)的崗位職責(zé)手冊(cè)，使各個(gè)崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責(zé)，按章辦事。要嚴(yán)格根據(jù)崗位職責(zé)體系，通過科學(xué)的考核方法，獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣，提高工作績效。6

4.要建立健全各項(xiàng)工作制度，避免管理真空

在獨(dú)立學(xué)院辦公室推行精細(xì)化管理，要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，通過“廢改立”的工作，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過時(shí)的，形成完善、管用、有效、配套協(xié)調(diào)的制度體系，7做到用制度管權(quán)、按制度辦事、靠制度管人。并要進(jìn)一步完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力，避免管理真空。

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