帕金森定律對高校管理人員能力建設(shè)的啟示

李萬福等

摘要：帕金森定律對于組織形為理論發(fā)展有重大貢獻(xiàn)，對高校提高管理水平、效率及管理人員能力建設(shè)有重大的啟示。目前，高校管理人員管理水平參差不齊，存在綜合素質(zhì)需要提高、業(yè)務(wù)能力需要提升、創(chuàng)新能力需要加強(qiáng)等問題。對此，帕金森定律啟示，以激勵(lì)、培訓(xùn)為手段，提高管理人員的效率與能力水平；核編定崗、合理配置工作人員；加大競爭選拔力度，因才而用；加強(qiáng)管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)，切實(shí)提高能力水平。

關(guān)鍵詞：高校；高校管理；管理人員能力；帕金森定律

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）24-0008-02

帕金森定律被稱為20世紀(jì)西方文化三大發(fā)現(xiàn)之一，①對于組織行為理論發(fā)展有重大的貢獻(xiàn)。雖然中西方文化存在巨大的差異，但其理論內(nèi)容無疑對我國的組織、制度建設(shè)有可取的借鑒意義。高等學(xué)校是一個(gè)有著層級、分工的組織形式，其管理隊(duì)伍的能力標(biāo)志著一所高校的管理水平，也制約著一所高校的發(fā)展。為此，汲取帕金森定律的有益思想，將其應(yīng)用到高校的管理隊(duì)伍能力建設(shè)中來，在新形勢下不啻為積極的探索。

一、帕金森定律的主要內(nèi)容

帕金森定律的經(jīng)典例子之一：一位老太太要給侄女寄明信片，她用了1個(gè)小時(shí)找明信片，1個(gè)小時(shí)選擇明信片，找侄女的地址又用了30分鐘，1個(gè)多小時(shí)用來寫祝詞，決定去寄明信片時(shí)是否帶雨傘又用去20分鐘。做完這一切老太太勞累不堪。同樣的事，一個(gè)工作特別忙的人可能花費(fèi)5分鐘在上班的途中就順手做了。②可見，工作會(huì)自動(dòng)占滿一個(gè)人所有可用的時(shí)間。如果一個(gè)人給自己安排了充裕的時(shí)間去完成一項(xiàng)工作，他就會(huì)放慢節(jié)奏或者增加其他項(xiàng)目以便用掉所有的時(shí)間。工作膨脹出來的復(fù)雜性會(huì)使工作顯得很重要，在這種時(shí)間彈性很大的環(huán)境中工作并不會(huì)感到輕松。相反會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯耐享场⑴蛎浂鄲?、勞累，從而精疲力竭?/p>

帕金森定律的經(jīng)典例子之二：一個(gè)不稱職的官員，可能有三條出路：第一是申請退職，把位子讓給能干的人；第二是讓一位能干的人來協(xié)助自己工作；第三是任用兩個(gè)水平比自己更低的人當(dāng)助手。這第一條路是萬萬走不得的，因?yàn)槟菢訒?huì)喪失許多權(quán)利；第二條路也不能走，因?yàn)槟莻€(gè)能干的人會(huì)成為自己的對手；看來只有第三條路最適宜。于是，兩個(gè)平庸的助手分擔(dān)了他的工作，他自己則高高在上發(fā)號施令，他們不會(huì)對自己的權(quán)利構(gòu)成威脅。兩個(gè)助手既然無能，他們就上行下效，再為自己找兩個(gè)更加無能的助手。如此下來，本應(yīng)由一個(gè)人完成的工作任務(wù)，最后變成由7個(gè)人來做。這樣就形成了一個(gè)機(jī)構(gòu)臃腫、人浮于事、相互扯皮、效率低下的管理體系。

結(jié)論是：在行政管理中，行政機(jī)構(gòu)會(huì)像金字塔一樣不斷增多，行政人員會(huì)不斷膨脹，每個(gè)人都很忙，但組織效率越來越低下。③

二、高校管理人員能力水平之現(xiàn)狀

1.綜合素質(zhì)需要提高

高校管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)包括領(lǐng)悟能力、執(zhí)行能力、組織協(xié)調(diào)能力、溝通及表達(dá)能力等。領(lǐng)悟能力是作為下屬獲取領(lǐng)導(dǎo)命令、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖、提交工作成果的能力。領(lǐng)悟能力好的人能夠較好、較快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，從而提交符合領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期的工作成果。領(lǐng)悟能力差的人，在領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)交待下方能知悉工作目標(biāo)，最后提交的工作成果需要領(lǐng)導(dǎo)再行大幅度修改才能使用。執(zhí)行能力是對大多數(shù)高校管理人員的核心要求，它以領(lǐng)悟能力為基礎(chǔ)，只有正確地理解領(lǐng)導(dǎo)的指令才能更好地執(zhí)行命令，高效、快捷、清晰地完成工作任務(wù)是其基本的要求。組織協(xié)調(diào)能力是高校管理人員的必備素質(zhì)，因?yàn)楣芾砣藛T要經(jīng)常組織會(huì)議，與其他部門配合共同完成一件工作任務(wù)，或者在一項(xiàng)工作任務(wù)中要周密計(jì)劃、詳細(xì)安排等，比如組織年終考核的工作。溝通表達(dá)能力是管理人員在日常工作經(jīng)常使用的能力，比如向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、與橫向部門溝通、給下屬部署工作等。由于高校管理人員來源多樣化，或是教師轉(zhuǎn)崗人員，或是引進(jìn)高層次人才的家屬，或是留校的畢業(yè)生，或是從外校公開招聘的研究生等，為此造成管理人員綜合素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象。部分管理人員不完全具備上述能力，在某項(xiàng)能力上有欠缺，這就導(dǎo)致工作效率低下，令服務(wù)對象不滿。

2.業(yè)務(wù)能力需要提升

高校管理人員的業(yè)務(wù)能力可以分為一般業(yè)務(wù)能力及專業(yè)業(yè)務(wù)能力兩類。對于前者主要包括基本的高校教育教學(xué)理論掌握、計(jì)算機(jī)及辦公自動(dòng)化設(shè)備的操作、公文寫作與處理、熟悉縱向及橫向工作關(guān)系、辦事流程掌握、文件材料的管理能力等。對于后者則因崗位不同而有所區(qū)別，如校報(bào)編輯崗位、校辦秘書崗位，要求具有較高的政策理論及文字水平，能夠較迅速地草擬領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、宣傳稿件等；而對于一個(gè)普通的辦公室人員，則要求熟悉會(huì)議的準(zhǔn)備與組織，熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷的基本操作、協(xié)調(diào)溝通、接待禮儀，基本了解本部門各科室工作人員的分工等。在人事崗位工作的人員需要掌握人事政策及工作方法，把握工作程序，協(xié)調(diào)勞資矛盾，掌握學(xué)校的總體人員結(jié)構(gòu)、性別比例、職稱職務(wù)比例、人員分布情況等。這些看似普通的崗位職責(zé)要求工作人員具備相應(yīng)業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)能力。而目前較多管理人員缺乏鉆研業(yè)務(wù)精神，不能深入研究本崗位涉及的政策文件、規(guī)章制度、學(xué)校實(shí)際情況等問題，不能達(dá)到崗位要求的專業(yè)水平，思路不夠清晰，實(shí)際上是不勝任工作崗位。

3.創(chuàng)新能力需要加強(qiáng)

教學(xué)科研需要?jiǎng)?chuàng)新，管理亦需要?jiǎng)?chuàng)新。隨著高校改革的推進(jìn)，國家不斷出臺新文件、新政策，這一方面要求管理人員不斷學(xué)習(xí)新的規(guī)定，另一方面要求管理人員結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況制訂新的文件貫徹落實(shí)。在實(shí)踐中，總要有新提法、新觀點(diǎn)、新動(dòng)作。新的情況要求新的管理思路及新的管理舉措，解決新的問題。高校管理人員平均年齡較高的現(xiàn)實(shí)導(dǎo)致接受新事物的能力相對較弱。此外，高校管理人員的專業(yè)分布廣泛，大多沒有學(xué)習(xí)過教育學(xué)、管理學(xué)、高等教育學(xué)的理論與知識，更兼之日常事務(wù)工作繁多及缺少培訓(xùn)機(jī)會(huì)，也很難通過繼續(xù)教育的方式得到提升，雖然可以憑借經(jīng)驗(yàn)來處理日常事務(wù)，但是一旦遇到突發(fā)性問題或者新問題，則缺乏利用現(xiàn)代的理論方法系統(tǒng)解決問題的能力，進(jìn)而制約了高校的發(fā)展。

三、帕金森定律對高校管理人員能力建設(shè)的啟示

1.啟示之一：以激勵(lì)、培訓(xùn)為手段，提高管理人員的效率與能力水平

帕金森定律中老太太寄明信片的例子揭示：不同的人做同一件事，耗費(fèi)的時(shí)間是不一樣的，在個(gè)體上確實(shí)存在效率及能力的差異。由此引申的問題是：為什么工作效率會(huì)低下？答案是：如果是一個(gè)能干的人，是因?yàn)椴辉敢飧桑蝗绻且粋€(gè)不能干的人是因?yàn)槟芰Σ粔?。對于前者，不愿意干的原因是因?yàn)閯?dòng)力不足，激勵(lì)不夠。激勵(lì)分為正向激勵(lì)、反向激勵(lì)，精神激勵(lì)、物質(zhì)激勵(lì)等。對此，可以綜合采取激勵(lì)措施，如“特別獎(jiǎng)勵(lì)”、“通報(bào)批評”、“標(biāo)兵”、“升職”、重用暨增加工作任務(wù)等方式使之獲取動(dòng)力與承受壓力，在此“二力”雙重作用下必將調(diào)動(dòng)其積極性。對于后者，能力不夠的問題可以通過有針對性的培訓(xùn)，比如：對于計(jì)算機(jī)常見辦公軟件操作有問題的，進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的培訓(xùn)；對于公文處理與寫作有問題的，進(jìn)行公文處理方面的培訓(xùn)；對于承辦具體業(yè)務(wù)有問題的，進(jìn)行相關(guān)政策與業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。通過開展有針對性的培訓(xùn)對這部分員工進(jìn)行能力培養(yǎng)，增強(qiáng)其勞動(dòng)技能，從而提高工作效率。

2.啟示之二：核編定崗、合理配置工作人員

帕金森定律的冗員增加原理告訴人們：原本一個(gè)人能完成的工作任務(wù)，可能因?yàn)楝F(xiàn)有人員不勝任，最終演變?yōu)橛?個(gè)人來做。而問題的關(guān)鍵是7個(gè)人做事情不但沒有提高而是降低了效率。因?yàn)?個(gè)人做事，肯定會(huì)有分工，有總指揮，有具體承擔(dān)任務(wù)的工作人員，彼此之間也有協(xié)作關(guān)系，由此，必然產(chǎn)生相互之間的掣肘與制衡。而每個(gè)人為了顯示自己不是多余的，必將努力找事情做，進(jìn)而給下屬及相鄰工作關(guān)系多制造工作。這好比一臺復(fù)雜的機(jī)器，它不但能完成其他簡單機(jī)械所能完成的任務(wù)，也能完成其他簡單機(jī)械所不能完成的任務(wù)；而對于一項(xiàng)高難度的任務(wù)，單憑增加簡單機(jī)械的數(shù)量是不能解決問題的，必須由復(fù)雜機(jī)械來完成。鑒于此，當(dāng)管理人員感到工作吃力時(shí)，管理者要認(rèn)真分析其原因，解決問題首要的渠道應(yīng)是提高工作人員的能力水平，增加人手至多也只能排到第二位。這就要求高校管理者要重視行政崗位分析，合理設(shè)置工作崗位，核編定崗，妥善配置工作人員，避免帕金森陷阱。

3.啟示之三：加大競爭選拔力度，因才而用

帕金森定律的認(rèn)識遴選庸才理論表明：人們設(shè)計(jì)了許多的認(rèn)識遴選方法，但大部分測試都是徒勞無功的，最終不得不靠偶然性標(biāo)準(zhǔn)遴選。當(dāng)下，高校部門領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的選撥加大了競爭性力度，引入民主測評、公開競聘、組織考察、黨委研究決定的方式。目的就是確保能夠使用合適的干部。然而，再好的制度設(shè)計(jì)在執(zhí)行中也會(huì)有這樣那樣的偏差，從而使晉升成為領(lǐng)導(dǎo)者的人員在之后的工作崗位表現(xiàn)出諸多問題，甚至存在根本不適合崗位的現(xiàn)象。因此，加大競爭選撥力度，因才而用，使優(yōu)秀的工作人員晉升成為領(lǐng)導(dǎo)者也是進(jìn)行管理人員隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)重要方面。

4.啟示之四：加強(qiáng)管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)，切實(shí)提高能力水平

帕金森的雞毛蒜皮定律提示：大部分官員的業(yè)務(wù)水平停留在決策小事情上，而對于大事情卻往往沒有決策能力，結(jié)果是小事情決策較慢，而大事情決策較快。在高校中，也或多或少地存在這個(gè)問題，好多管理人員是由不懂高等教育教學(xué)規(guī)律的人構(gòu)成。因此，在方案提供、決策分析方面是非常不專業(yè)的。在美國，沒有許可證，便不能在公立大學(xué)中應(yīng)聘管理職位。而許可證的獲得主要有三條標(biāo)準(zhǔn)：一是申請參加管理培訓(xùn)之前，作為一名教師，其工作成績令人滿意；二是有學(xué)士學(xué)位并學(xué)完大學(xué)學(xué)校管理專業(yè)研究生的教學(xué)計(jì)劃中的一門課程；三是在一所學(xué)?；?qū)W區(qū)機(jī)關(guān)出色完成見習(xí)任務(wù)。④管理也是一門科學(xué)，它有自己獨(dú)特的研究對象及方法，因此任何輕視管理的思想及做法都是錯(cuò)誤的。故此，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)，綜合運(yùn)用各種措施切實(shí)提高其能力水平，已成為擺在各高校面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

注釋：

①彼得原理、墨菲定律和帕金森定律被稱為二十世紀(jì)西方文化三大發(fā)現(xiàn)，它們作為管理學(xué)概念，揭示了組織運(yùn)行的規(guī)律特點(diǎn)，對于東方的組織建設(shè)有重要的啟示作用。

②莫聰.帕金森定律[J].新一代，2013，（4）.

③董占濤.帕金森定律[J].百姓，2006，（5）.

④曹克廣.美國大學(xué)的教學(xué)與管理[J].承德石油高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，1999，（1）.

（責(zé)任編輯：王意琴）