項目采辦業(yè)務(wù)精細化管理初探

□趙國來 王建順 朱國艷

關(guān)鍵詞：精細化管理；項目采辦；采辦執(zhí)行；竣工資料；風險控制

項目采辦業(yè)務(wù)精細化管理初探

□趙國來 王建順 朱國艷

關(guān)鍵詞：精細化管理；項目采辦；采辦執(zhí)行；竣工資料；風險控制

中石油管道局是以石油工程建設(shè)為主的、具有國際總承包資質(zhì)的建設(shè)企業(yè)。管道局的核心價值觀是“挑戰(zhàn)、精細、創(chuàng)新、團隊、和諧”，即緊抓管理精細化，以創(chuàng)新、和諧的團隊應(yīng)對挑戰(zhàn)。管道局以國際、國內(nèi)事業(yè)部統(tǒng)管國際、國內(nèi)項目，事業(yè)部以項目群管理的方式進行項目管理。中油管道物資裝備總公司（以下簡稱物裝公司）作為管道局專業(yè)化的物資采購和物流企業(yè)，負責項目物資的采購和物流工作。物裝公司由項目管理委員會指導項目管理部負責項目群管理，委派相關(guān)采辦人員負責項目物資的采購管理、物流管理工作，具體采辦業(yè)務(wù)和物流業(yè)務(wù)由相應(yīng)專業(yè)采辦處和物流倉儲處負責。筆者主要針對項目采辦各環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)和范圍進行精細化管理的探討。

一、精細化管理介紹

精細化管理是一種理念、一種文化，是科學化、規(guī)范化、精細化和個性化管理的一項內(nèi)重要內(nèi)容。

1.精細化管理的理論來源

在精細化理論發(fā)展中，科學管理理論和質(zhì)量管理理論為相關(guān)部門提供了很好的指導。

（1）泰勒的科學管理理論對精細化管理的貢獻。一是強調(diào)運用科學而非經(jīng)驗的方法來研究企業(yè)管理活動。強調(diào)建立明確、量化的工作規(guī)范，并且將這種規(guī)范標準化。二是強調(diào)根據(jù)工作的標準化規(guī)范，對工人進行挑選和培訓，提高工人的工作技能，以獲取更好的工作成績。三是強調(diào)管理者應(yīng)該為下屬的工作業(yè)績負責，要求管理者做好預(yù)先的計劃和建立明確的工作規(guī)范，并且為下屬提供相應(yīng)的培訓。

（2）戴明的質(zhì)量管理理論對精細化管理的貢獻。一是強調(diào)目標管理和程序設(shè)計，即PDCA循環(huán)。只有流程和程序正確和精細，才能精確指導員工行為，保證最終的工作質(zhì)量。二是強調(diào)改進生產(chǎn)和服務(wù)系統(tǒng)，體系上存在的問題往往是85%的問題產(chǎn)生的根源，這就要求相關(guān)部門運用系統(tǒng)分析法科學分析解決問題，做到精細化控制。三是強調(diào)管理者職責中利用領(lǐng)導力和幫助的重要性，這與精細化管理強調(diào)的適當分權(quán)是一致的。四是強調(diào)對員工的教育和培訓，著重于工作崗位所需的技能培訓。

2.精細化管理的概念

很多學者都給精細化管理下過定義，其中最具代表性的是汪中求先生的觀點，他認為精細化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理的各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。

精細化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，以最大限度地減少管理所占用資源和降低管理成本為主要目標的管理方式?，F(xiàn)代企業(yè)對精細化管理的定義是“五精四細”，即精華、精髓、精品、精通、精密，以及細分對象、細分職能和崗位、細化分解每一項具體工作、細化管理制度的各個落實環(huán)節(jié)。精細不僅要注意細節(jié)，而且要做好、做實、做深、做透，培養(yǎng)和樹立追求卓越的精神、求真務(wù)實的科學態(tài)度及一絲不茍的工作作風和良好的生活習慣。

二、項目管理及采辦管理介紹

1.項目管理介紹

對于項目管理，主要有兩大研究體系：國際項目管理協(xié)會（IPMA）和美國項目管理協(xié)會（PMI)。項目管理，就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應(yīng)用到項目的活動中去。它包括5個過程組，即啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、管理、控制和關(guān)閉；包含整合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理、干系人管理等10個知識領(lǐng)域。在項目管理中，最重要的是啟動和規(guī)劃過程組管理，這兩個過程組工作的準確和精細程度將直接影響項目管理成功與否。數(shù)據(jù)表明，項目的成功和失敗85%由啟動和規(guī)劃階段的工作決定。在EPC項目管理實踐中，PMP的管理理念逐漸得到認可和推廣。EPC項目管理，一般包括設(shè)計、采辦和施工管理3個部分。筆者重點討論EPC總包模式下的采辦管理。

2.EPC模式下采辦管理任務(wù)及特點介紹

隨著EPC承包模式的廣泛應(yīng)用，EPC模式下的采辦管理也逐漸程序化、標準化、數(shù)據(jù)化和信息化。采辦管理作為EPC項目管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，貫穿于項目管理的全過程，銜接設(shè)計管理和施工管理，是實現(xiàn)工程實體質(zhì)量的基礎(chǔ)。采辦管理包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、管理、控制和關(guān)閉5個過程，每個過程都是緊密聯(lián)系、循環(huán)進行的。其中主要包括根據(jù)招投標文件編制采辦章程、識別干系人的采辦啟動階段，編制采辦規(guī)劃，根據(jù)采辦規(guī)劃實施采購行為，管理和監(jiān)控采辦規(guī)劃和執(zhí)行過程，關(guān)閉采辦工作等幾個部分的工作。采辦的干系人聯(lián)系密切、管理復雜、環(huán)節(jié)較多，造成采辦精細化管理工作復雜多變。

三、項目采辦管理中的精細化管理要求

1.采辦啟動

采辦啟動過程的精細化管理要求根據(jù)項目章程編制科學合理可行的采辦章程，并充分明確采辦管理的干系人。企業(yè)可利用權(quán)利/利益方格、權(quán)利/影響方格、影響/作用方格、凸顯模型、專家判斷、會議討論等方法對采辦干系人進行科學分類并統(tǒng)計造冊。

項目采辦在項目啟動階段就及時跟進，多次組織相關(guān)人員認真研讀招投標文件，及時與國內(nèi)部相關(guān)部門、分公司、物裝公司、項目經(jīng)理部采辦處等單位相關(guān)干系人進行溝通，了解相關(guān)方的工作期望，為制定采辦總體計劃做準備。

2.采辦規(guī)劃

采辦規(guī)劃過程的主要工作為制定采購規(guī)劃。采購規(guī)劃的內(nèi)容主要包括收集、定義、創(chuàng)建采辦包（WBS），定義活動、排列活動順序、估算活動資源和持續(xù)時間、制定進度計劃，估算采辦成本、制定預(yù)算，規(guī)劃質(zhì)量管理、規(guī)劃人力資源管理、規(guī)劃溝通管理、規(guī)劃風險管理、識別風險，實施定性、定量的風險分析、規(guī)劃風險應(yīng)對，規(guī)劃干系人管理等領(lǐng)域。

采辦規(guī)劃管理的精細化要求采辦規(guī)劃的準確和精確。準確，既要求每個采辦包的整合過程、范圍、時間、成本、質(zhì)量、風險、干系人等方面信息的確定，以消除或降低不確定性，又要求項目人力資源需求的確定；精確，即要求采辦規(guī)劃管理各知識領(lǐng)域管理環(huán)節(jié)間的信息傳遞得到對方核實確認后，控制差錯或變更發(fā)生的概率在1%以內(nèi)。這不是指不允許業(yè)主、設(shè)計或者施工變更，而是變更發(fā)生經(jīng)過確認無誤后，采辦部門在實施采購行為時對差錯或再變更進行控制。此過程中的數(shù)據(jù)和信息傳遞的標準化、程序化和信息化是提高精確性的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。具體信息包括采辦包內(nèi)物資的范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風險管理、干系人管理無差錯、計算過程無誤差。

3.采辦執(zhí)行

采辦執(zhí)行主要包含實施物資質(zhì)量保證措施，組織、建設(shè)、管理采辦團隊，管理溝通，實施采購，管理干系人參與等相關(guān)領(lǐng)域工作。在實際工作中，表現(xiàn)為采辦團隊成員在進行相關(guān)采購物流業(yè)務(wù)溝通時，保持相關(guān)人員對項目信息的共享充分和準確。

采辦執(zhí)行過程的精細化，一是要做到與采辦規(guī)劃過程產(chǎn)生的結(jié)果或文件保持一致，不主觀臆造數(shù)據(jù)。二是保證完整高效的采辦團隊在實施采購過程中進行信息溝通時，相關(guān)信息傳遞的及時性、有效性、準確性。采辦執(zhí)行過程包括采購文件的編制及發(fā)布、采購行為實施（招標、談判、詢價等采購行為）、采購結(jié)果審批及發(fā)布、合同簽訂、物資生產(chǎn)及發(fā)運等。信息傳遞的及時性要求在每個節(jié)點的信息及時分析、上報，8小時內(nèi)傳遞至下一個信息采集點；有效性，要求關(guān)鍵節(jié)點的原始數(shù)據(jù)及其分析對相關(guān)信息環(huán)節(jié)的推進產(chǎn)生積極影響或構(gòu)成本環(huán)節(jié)信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；準確性，要求階段節(jié)點信息的采集做到科學、合理、真實、準確，運用科學的統(tǒng)計分析工具可以分析環(huán)節(jié)優(yōu)化改進的可行性及規(guī)律性。

4.采辦管理和控制

采辦管理和控制過程主要包括確認和控制采辦工作范圍、采購進度、采購成本、物資質(zhì)量、溝通、風險和控制干系人參與。在實際工作中，是指項目采辦根據(jù)采辦總體計劃和工程實際需要，以適當?shù)臏贤ǚ绞絽f(xié)調(diào)好各干系人，控制好范圍、進度、成本、質(zhì)量和風險。對于關(guān)鍵物資的風險，根據(jù)已確定好的風險應(yīng)對措施及時管控。

采辦管理和控制過程貫穿于采辦計劃和執(zhí)行的各階段，包括計劃變更控制和執(zhí)行變更控制管理。由于各種風險的影響，計劃變更和控制變更廣泛存在。在變更控制過程中，要求變更的合理性、必要性和引起的次生風險可控，需要根據(jù)設(shè)計、工程、運行部門的意見進行變更。在此，可以設(shè)置變更控制委員會，包括項目主管領(lǐng)導、設(shè)計管理、工程管理、采辦管理、合同管理等相關(guān)部門的關(guān)鍵人員。可根據(jù)計劃內(nèi)和計劃外變更進行分類管理。計劃外變更上報相應(yīng)業(yè)主單位審批，計劃內(nèi)變更報備相關(guān)部門，由EPC項目部自行決定。

5.采辦關(guān)閉

采辦關(guān)閉過程的工作主要包括采購合同的關(guān)閉、采辦竣工資料的移交、提交采辦工作經(jīng)驗總結(jié)等。在這一系列工作中，合同關(guān)閉最重要的是質(zhì)保金解付、索賠清理。所有這些都要求相應(yīng)的過程文件現(xiàn)場反饋等清晰明確并如實記錄。

采辦竣工的資料移交是取得質(zhì)量保證金和竣工資料保證金的基礎(chǔ)文件?？⒐べY料保證金和質(zhì)量保證金占到總承包金額的15%，是取得項目利潤的關(guān)鍵，這需要竣工資料全面、如實、詳細地記錄工程實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？⒐べY料要隨著工程的進度進行提交，對于后期采辦竣工資料的提交主要關(guān)注現(xiàn)場調(diào)試服務(wù)和培訓服務(wù)，還有質(zhì)保期間產(chǎn)品運行情況的資料收集。

項目采辦只有堅持做好采辦過程中各個方面和各環(huán)節(jié)的精細化管理，才能保證項目的效益，發(fā)揮集約化優(yōu)勢。精細化管理依賴于項目管理規(guī)則的系統(tǒng)化和精細化，運用程序化、標準化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使采辦管理的各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。

（作者單位：中油管道物資裝備總公司；天津財經(jīng)大學）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.6.014