高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的創(chuàng)新與應(yīng)用

范曉雯

【摘 要】本文結(jié)合高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)際，從多方面研究高校在信息化辦公中存在的問題和發(fā)展方向，從而更好地實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)辦公模式。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 移動(dòng)辦公 高效管理

辦公自動(dòng)化 （Office Automation，簡稱OA）始于20世紀(jì)60年代，80 年代開始在我國得到發(fā)展，進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著計(jì)算機(jī)與信息科學(xué)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟與完善，辦公自動(dòng)化的發(fā)展更為迅猛。

近年來，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在各類工作中的應(yīng)用越來越廣泛，尤其是在高校這種信息需求量大、急需教育創(chuàng)新和科技創(chuàng)新的單位，對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求會(huì)更大，使用要求也會(huì)更高。

一、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的必要性

1.通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用可以減少資源浪費(fèi)、降低管理成本。目前高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中基本包括郵件收發(fā)、公文處理、會(huì)議通知、信息通訊等內(nèi)容。通過這些內(nèi)容的使用可以大大減少紙質(zhì)文件的印發(fā)，有效地節(jié)約資源，減少了人力、物力、財(cái)力。

2.辦公自動(dòng)化可以大大地提高工作效率、規(guī)范管理流程。在高校這種辦公面積較大，辦公室較零散的單位，通過辦公自動(dòng)化可以大大縮短公文簽字所花費(fèi)的時(shí)間，尤其在有多個(gè)校區(qū)的高校，通過網(wǎng)上的文件擬稿到審核再到領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)簽、簽發(fā)，可以節(jié)約大量的時(shí)間；而且發(fā)文必須通過一定的程序，從而提高了辦公效率，也規(guī)范了管理流程。

3.辦公自動(dòng)化可以有效地實(shí)現(xiàn)資源共享。高校管理工作中所涉及的信息量大而復(fù)雜，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中一些文件、通訊錄和教學(xué)資源的上傳，能讓高校管理者及全校教師根據(jù)權(quán)限充分占有信息，隨時(shí)了解學(xué)校的運(yùn)行情況，有助于管理、教學(xué)、科研，還可以有效地減少會(huì)議的召開。

4.能使學(xué)校各層面之間的信息溝通更便捷。在傳統(tǒng)的辦公模式中，學(xué)校師生要向領(lǐng)導(dǎo)反映問題只能通過教代會(huì)或?qū)W生座談會(huì)等途徑層層上傳，無時(shí)效性，容易耽誤問題的解決，運(yùn)用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，師生們可以直接通過系統(tǒng)中的書記、院長信箱等板塊實(shí)時(shí)地反映在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中遇到的困惑和校方在管理上存在的問題，信箱的匿名性也可以讓師生們無顧慮地真實(shí)反映問題，從而推動(dòng)學(xué)校民主化、和諧化的發(fā)展。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在使用中存在的問題

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是高校辦公不可缺少的推動(dòng)力，隨著全球網(wǎng)絡(luò)化和信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，也對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提出了更高的要求。由于系統(tǒng)建成初期的單一性，在多年的使用中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，需要通過應(yīng)用過程中的意見積累而不斷地完善系統(tǒng)?？傮w來說，存在以下幾個(gè)問題：

1.高校教師存在著上課地點(diǎn)不穩(wěn)定、坐班時(shí)間少等特殊因素，再加上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須要在校內(nèi)才能使用，這也給辦公帶來了諸多不便。因此，要滿足高校教師不受時(shí)間、空間局限辦公的需求，學(xué)校需要不斷地創(chuàng)新傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用從臺(tái)式計(jì)算機(jī)拓展到智能手機(jī)、平板電腦等一系列移動(dòng)終端，可以稱之為移動(dòng)OA。

2.人員素質(zhì)還需提高。雖然高校教師文化層次較高，相比其他一些單位更具信息化辦公的人員優(yōu)勢，但是部分管理人員使用OA辦公的意識還不夠強(qiáng)，特別是一些老教師，他們已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公模式，不會(huì)主動(dòng)接受新鮮事物，對網(wǎng)上發(fā)布的一些學(xué)校政策、下文、會(huì)議等也缺乏了解，造成信息公開與接收效果不對稱，影響辦公效率。

3.與傳統(tǒng)辦公模式的銜接問題。雖然多數(shù)高校已經(jīng)做到了信息化辦公，但從真正意義上說還未進(jìn)入常態(tài)化。許多高校辦公自動(dòng)化的使用由于缺乏對系統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，缺少嚴(yán)格的管理制度，許多網(wǎng)上辦公進(jìn)程就得不到很好的實(shí)現(xiàn)；一些文件的簽發(fā)還是需要手寫簽名存檔，再加上電子文檔的法律效應(yīng)還未得到公認(rèn)，因此在一段長期的時(shí)間內(nèi)，還是需要辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)辦公模式相并存。但是絕對無紙化辦公依舊是我們努力的一個(gè)方向。

4.網(wǎng)絡(luò)安全性的保障。高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的順利運(yùn)行還需要強(qiáng)有力的安全保障支撐，因?yàn)樵谙到y(tǒng)中包含著許多內(nèi)部資料和文件，一旦系統(tǒng)被破壞將會(huì)造成一定的損失，因此學(xué)校必須加強(qiáng)各方面的軟硬件的投入及建設(shè)，使一些非法人士無機(jī)可趁，保障高校各項(xiàng)工作順利地開展。

三、如何改善及創(chuàng)新現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1.集思廣益，通過對全校教師的意見調(diào)查，總結(jié)出一套適合本校的系統(tǒng)改進(jìn)方案，不斷地豐富和完善各項(xiàng)內(nèi)容。

2.通過與運(yùn)營商的合作，完成系統(tǒng)從普通電腦向智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端的轉(zhuǎn)移，并能實(shí)現(xiàn)在校外登陸系統(tǒng)。

3.由執(zhí)行部門草擬能使系統(tǒng)規(guī)范化使用的管理制度，由領(lǐng)導(dǎo)層商討后確定，從而使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行更順暢，效果更明顯。

4.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，其中包括軟件方面的和硬件方面的。一個(gè)軟件在運(yùn)行了一段時(shí)間之后一定會(huì)發(fā)現(xiàn)一些設(shè)計(jì)缺陷或系統(tǒng)故障，因此定期對軟件進(jìn)行更新是十分必要的，可以及時(shí)糾正設(shè)計(jì)上或邏輯上的錯(cuò)誤。硬件維護(hù)則需要學(xué)校在信息化校園建設(shè)上投入足夠的經(jīng)費(fèi)，完善各項(xiàng)硬件設(shè)施。

辦公自動(dòng)化的創(chuàng)新是一項(xiàng)長期的、必要的課題，在應(yīng)用中積累經(jīng)驗(yàn)，在操作中發(fā)現(xiàn)問題，在不斷的創(chuàng)新中找到一種適合本校的管理模式，從而全面提高高校的管理水平。

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