高校國際學(xué)術(shù)會議籌備與舉辦實務(wù)研究

王琰

【摘 要】國際學(xué)術(shù)會議是世界高校及研究機構(gòu)進行學(xué)術(shù)交流與合作的一種重要形式，如何高效、成功地辦好國際學(xué)術(shù)會議也將成為高校行政管理人員及學(xué)術(shù)研究者所關(guān)心重視的問題。本文從舉辦國際會議的前期籌備工作、會議期間的組織和協(xié)調(diào)工作，以及會后的善后工作各方面對如何辦好國際學(xué)術(shù)會議做了研究與總結(jié)，淺談自己幾年來在上海交通大學(xué)工作中在舉辦國際會議方面的一些經(jīng)驗與心得。

【關(guān)鍵詞】國際學(xué)術(shù)會議 高校 學(xué)術(shù)交流

國際學(xué)術(shù)會議是通過發(fā)表學(xué)術(shù)論文、舉行學(xué)術(shù)講座等學(xué)術(shù)活動為手段，介紹自己的研究工作與結(jié)果，了解本領(lǐng)域其他研究團隊的研究方向、研究內(nèi)容、研究成果以及他們在研究中發(fā)現(xiàn)的問題和得到的具有指導(dǎo)意義的結(jié)論，進而學(xué)習(xí)、跟蹤本領(lǐng)域新的研究方向。在經(jīng)濟全球化的大背景之下，伴隨著中國改革開放的不斷推進，高校的國際化工作越來越被重視，也逐漸成為我國教育研究界的重要課題。教育研究界間的國際交流與合作日益密切，國際學(xué)術(shù)會議已日益成為世界各高校及研究機構(gòu)進行聯(lián)系、學(xué)術(shù)交流與合作的一種重要形式，在致力于解決共同關(guān)心的學(xué)科前沿性問題的努力中占據(jù)越來越突出的地位，并起到了至關(guān)重要的協(xié)調(diào)、交流、決策、執(zhí)行、監(jiān)督、推動等作用。

一、國際學(xué)術(shù)會議前期籌備工作

舉辦國際學(xué)術(shù)會議是一個系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際學(xué)術(shù)會議已屬不易。國際學(xué)術(shù)會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，就是研究學(xué)者，如會務(wù)安排發(fā)生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，不僅會使組織者感到尷尬，還會使與會者感到遺憾。因此，事先預(yù)作周密的策劃對保證會議的正常順利進行十分重要。具體包括以下幾項籌備內(nèi)容：

1. 舉辦國際學(xué)術(shù)會議的宗旨及參會對象的確定

如要舉辦一次國際學(xué)術(shù)會議，就要盡早確定此次會議的宗旨，以便圍繞這個宗旨來組織安排一系列的籌備工作，做到有的放矢、有備而戰(zhàn)。根據(jù)會議的層次、規(guī)模不同，可以預(yù)留不同的籌備時間。大型重要的國際學(xué)術(shù)會議，可能要提前一年做好一系列的籌備工作。根據(jù)會議的宗旨，來確定參會的對象、邀請的專家教授、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。參會對象的確定直接影響著會議的規(guī)模，因此，與會人員的確定非常重要。另外，如何吸引該學(xué)科領(lǐng)域著名專家的參加，也是能否成功舉辦國際學(xué)術(shù)會議的重點和難點。一般情況，該領(lǐng)域著名國外專家的日程會排得很滿，而且可能至少半年前已安排好，因此，如要邀請到他們，就必須提前預(yù)約，并且要及時確認。如要邀請國內(nèi)著名專家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由于中國國情的原因，其日程經(jīng)常會變動，所以除了要提前預(yù)約外，一般還要不斷跟進確認，以確保其能參加，即便不能參加，也可及時調(diào)換相應(yīng)人選。

2. 確定會議日程

一般根據(jù)會議的宗旨、主題、邀請參會的專家學(xué)者以及出席的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來確定會議的日程。通常先由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)代表講話，以示相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對此次大會的重視和支持，也能借此從他們那里了解更多相關(guān)政策、基金等信息和資源。然后確定國際學(xué)術(shù)會議的主題報告、專題報告及報告人，再根據(jù)需要，適當安排茶歇、拍照合影、參觀、交流討論等活動。在會議日程中，最好清晰地注明會議的日期、每項活動的具體時間、地點，以及組委會相關(guān)聯(lián)系人和聯(lián)系方式。會議召開的時間和地點需精心選擇，要經(jīng)過仔細斟酌。會議日期應(yīng)適應(yīng)多數(shù)與會者的方便。國際學(xué)術(shù)會議最好能避開：會議所在國的重大節(jié)日或國事活動，如國慶、國喪、大選、世族紀念日等；會議所在國的旅游季節(jié)；會議所在國過冷或過熱的季節(jié)；與會者的宗教或民族節(jié)日；其他同時舉行的重要國際會議或活動。國際會議地點的選擇，一般地講，會議策劃者傾向于選擇交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、設(shè)施齊全、活動方便的地點為會址。當然，會議時間和地點的選擇更主要取決于會議的實際情況和需要，本著以人為本，從而制定出一套合理全面的會議日程。

3. 會議經(jīng)費來源及預(yù)算

俗話說：“巧婦難為無米之炊”，舉辦國際學(xué)術(shù)會議也不例外，必然會涉及會議財務(wù)問題，一般包括會議經(jīng)費來源和支出。根據(jù)會議的收入（包括會議注冊費、會議贊助費、基金項目支持等），來合理制定出會議的預(yù)算，包括參會發(fā)生的國際、國內(nèi)交通費、住宿費、餐飲費、專家授課費、場地費、會務(wù)費等，還是以人為本的原則，以便確保收支平衡，從而確保會議的順利進展和圓滿結(jié)束。

4. 相關(guān)申報工作

因為是國際學(xué)術(shù)會議，許多會議按規(guī)定需通過高校提前報教育部審批，獲批后高校方有舉辦權(quán)。如想獲得政府、企業(yè)等項目資助和企業(yè)贊助，也需提前進行申報工作，以便資金能夠及時到位，保證會議的支出需求。

5. 落實相關(guān)配套工作

國際學(xué)術(shù)會議除了要提前做好以上的籌備工作外，還需落實好相關(guān)的配套工作，如會議的宣傳工作、服務(wù)支撐、會務(wù)工作小組和技術(shù)工作小組。會議通知及會議材料收集及制作。

為了能夠吸引更多的專家、學(xué)者前來參會，會議組織者還要做好前期的宣傳工作，盡早發(fā)出會議通知，在會議通知內(nèi)明確表述該國際學(xué)術(shù)會議的面向?qū)ο蟆⒀芯款I(lǐng)域、會議宗旨、日程、參與方式等，從而讓更多的相關(guān)科技工作者知道以便參與。會議請柬和通知的發(fā)出是會議前期準備完成的重要標志。很難設(shè)想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經(jīng)費確定和落實之前，就發(fā)出請柬。

主辦方為參會者還應(yīng)提供相應(yīng)的會議服務(wù)，幫助參會人能夠順利參會，如提供會議邀請信以便外國參會人辦理簽證需要和國內(nèi)參會者報銷需要，提供會議所在地及周邊環(huán)境的介紹、會議期間的交通安排（包括客人從機場火車站等到會場的交通、會議期間交通）、酒店和餐飲介紹、會議所在地的氣候及天氣介紹、相關(guān)地圖、費用報銷規(guī)定及流程等。

為了保障會議能夠順利進展，大會還應(yīng)提前成立專門的會務(wù)工作小組和會議技術(shù)工作小組，分別負責(zé)會議的前期準備工作，明確各項事宜的截止時間和工作進展。

以上大部分工作可以通過建立一個專用的會議網(wǎng)站來完成，如大會的介紹、會議通知和日程的發(fā)布、注冊與繳費、參會者信息收集、主辦方可提供的服務(wù)范圍和幫助、大會聯(lián)系人及聯(lián)系方式等等，這樣既簡單明了，又省時省力，大大提高了工作效率。

在住宿安排上，除考慮到會議有指定酒店外，還應(yīng)提供一些附近其他酒店的信息，以供參會者選擇。在飲食安排上，因為參會人員可能來自世界不同民族和國家，飲食文化也會不同，所以在收集參會者信息時還應(yīng)包括飲食特殊情況的信息收集，如是否素食主義者、是否忌口等。

一切都準備就緒后，就可以根據(jù)參會人數(shù)、收集的信息和實際需要，進行會議制作工作，如胸卡、席卡、會議資料袋（包括會議日程、會議地點及住宿酒店的介紹、所在城市的介紹及氣候與天氣的信息、地圖等）等。

二、國際學(xué)術(shù)會議舉辦期間的組織、協(xié)調(diào)工作

國際學(xué)術(shù)會議籌備工作都安排妥后，就到了國際學(xué)術(shù)會議正式舉辦的階段，這個階段是最關(guān)鍵、最重要的階段，前期一切的準備工作都是為了這個階段國際學(xué)術(shù)會議能夠順利進行，這時工作人員的分工很重要。從會議的住宿安排和接待、飲食的安排和接待、交通的安排和保障、會場環(huán)境的支持和會議的組織、財務(wù)方面、突發(fā)事件的處理等等都需要有專人負責(zé)，根據(jù)工作量，每項工作可以組成一個專門的工作小組，這樣可以責(zé)任到人，確保會議服務(wù)的周到無誤和會議的順利進展。除了有專門的工作小組外，會議還需有總負責(zé)人和總協(xié)調(diào)人，這個很關(guān)鍵?？傌撠?zé)人要對會議的各項事宜進行宏觀把控，并對相關(guān)事宜進行決策?？倕f(xié)調(diào)人需要熟悉會議相關(guān)的各項事宜、協(xié)調(diào)會議各個環(huán)節(jié)及工作小組之間的關(guān)系、及時了解會議進展情況、實時作出會議的反饋以便出現(xiàn)問題得到及時處理，從而確保大會的順利進行。

三、國際學(xué)術(shù)會議會后的總結(jié)、存檔、報銷、感謝等工作

大會圓滿結(jié)束后，還需做一些善后工作，如會議的新聞報道、文檔的分類歸檔、合影及相關(guān)相片的整理和分享、會議組委會對全體工作人員、資助單位、參會的專家和學(xué)者等所有相關(guān)人員的致謝、會議成果和經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)與分享、財務(wù)報銷和決算等。這些會后工作做好后，整個國際學(xué)術(shù)會議才算圓滿結(jié)束。

【參考文獻】

[1]吳丹，曹貴華.國際學(xué)術(shù)會議的組織與管理[J].學(xué)會，2009（12）：43-47.

[2]田紅鷹. 高校國際學(xué)術(shù)會議的策劃與技術(shù)支持[J].中國醫(yī)學(xué)教育技術(shù)，2013（01）.

[3]朱齊貴.國內(nèi)召開的國際學(xué)術(shù)會議的特點及建議[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007，17（27）.endprint