文書檔案管理的信息化建設分析

摘 要：文書檔案管理工作是檔案工作中的重要組成部分，隨著信息時代的來臨，計算機網絡逐漸進入到人們生活工作中，為人們提供了更多便利。傳統(tǒng)的文書管理工作逐漸不能滿足社會發(fā)展的需求，文書檔案管理的信息化建設已經成為社會發(fā)展的必然。本文闡述了文本檔案管理進行信息化建設的必要性，對現存的問題進行了分析，并提出了相應解決措施。

關鍵詞：文書檔案；信息化建設；檔案管理

文書檔案管理工作主要就是對文檔資料進行搜集、整理以及保存，因為涉及到的方面比較多，如果工作過程中管理不到位就會造成混亂。另外，因為檔案都具有一定機密性，這就對文書檔案管理工作提出更為嚴格的要求。通過對文書檔案管理進行信息化建設，不但可以大大縮減工作人員工作量，同時更加能夠提升工作效率，保證工作質量，對提高檔案管理工作具有重要意義。

1 文書檔案信息化建設必要性分析

1.1 提高工作效率

文書檔案管理工作是檔案管理中的重要組成部分，因為工作內容主要是對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔等，任務量比較繁重，對工作人員要求比較高。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理工作中如果遇到內容需要修改的檔案資料，還需要對已經整理歸檔的檔案進行拆卷，嚴重浪費人力和物力。而通過信息建設可以直接在計算機上進行搜索，并且可以直接修改，避免了勞師動眾的尋找，和亂涂亂改的尷尬，在縮減工作環(huán)節(jié)的基礎上提高工作效率。

1.2 信息共享

文檔管理信息化建設，可以利用信息網絡技術將傳統(tǒng)紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，在檔案資料尋找時更方便快捷，并且不會受到時間、地點等多方面條件的約束，為人們的生活工作提供了巨大的幫助。另外，傳統(tǒng)文書檔案管理在對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔后只是置于文件柜中，不能做為數據資源進行共享。這樣不但使得文件資源的查找變得困難，同時還浪費了大量的資金和資源。通過對文書檔案管理的信息化建設，傳統(tǒng)的案卷級轉變?yōu)槲募墮n案管理，真正意義上對文書檔案進行從外到內的控制管理。隨著信息網絡技術的快速發(fā)展，檔案信息與載體可以通過分離使用，并且可以與其他信息資源進行互聯(lián)，使得信息數據的應用效率更高。

1.3 提高檔案資料傳輸速度與安全性

在文檔管理工作中，很多時候工作人員會對檔案資料進行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進行造成了不可避免的麻煩。很多情況檔案資料的傳遞都是通過快遞來進行，而此種傳遞方式也會受到一些外在因素的影響，在傳遞時間以及內容上對工作造成影響[2]。而通過信息化建設則可以有效避免這一問題，可以通過計算機網絡進行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時也增強了文件的安全系數。

2 文書檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 重視程度比較低

隨著信息時代的來臨，人們對計算機網絡的認識在不斷加深，對人們的工作和學習帶來了更大的幫助。就新階段文書檔案的管理工作來看，信息化建設狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設規(guī)范化、合理化、科學化程度不高，信息軟件應用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設工作的進一步發(fā)展。造成這種現象的主要原因就是因為重視程度比較低，領導信息化建設意識較淡薄，無論是人力還是物力上投入明顯不足，不能針對社會發(fā)展的需要對原有工作制度進行調整完善，使其不能滿足信息化背景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設更深層次的發(fā)展。

2.2 信息化建設標準不完善

檔案管理信息化建設存在明顯的異構現象，而造成這種現象的原因就是建設標準不完善不統(tǒng)一，每個單位每個部門都存在自己的建設標準，致使建設完成后檔案之間的共享性降低。信息化建設標準不統(tǒng)一不完善主要表現在以下幾個方面，信息化建設軟件缺乏必要的通用性和適應性；計算機與輔助設施型號等各方面匹配上缺乏統(tǒng)一性；文書資料歸檔缺乏統(tǒng)一和完善的分類編碼和檢索程序。同時，國家對此方面的管理力度也比較薄弱，沒有相關的政策和法規(guī)對此文書檔案信息化管理進行有效的引導和管理，很大程度上影響了檔案信息化建設的進程。

2.3 存在嚴重的安全問題

文書檔案管理信息化建設主要是建立在計算機網絡系統(tǒng)上，而網絡環(huán)境存在很強的不安全性，再加上檔案具有很強的保密性質，這就對環(huán)境的安全性要求更為嚴格。環(huán)境安全問題主要體現在文件已經電子檔案數據的安全，在網絡環(huán)境下易受到網絡黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失。另外，工作人員專業(yè)素質如何很大程度上影響了信息化建設的進程和質量，先進的技術和管理需要素質更高的人才，在文書檔案管理信息化建設過程中，需要更為專業(yè)的計算機和檔案管理人才，能夠完成系統(tǒng)開發(fā)、服務咨詢、信息導航以及程序維護等工作，保證檔案可以在安全的環(huán)境內進行共享，發(fā)揮其具有的最大功能。

3 文書檔案信息化建設實施策略分析

3.1 轉變檔案管理方式

文書檔案管理工作傳統(tǒng)模式主要是人工搜集、整理、歸檔等，而文檔資料的載體為紙質、錄像以及圖片等，整個工作工序比較繁瑣，并且工作量巨大[3]。想要有效實現文書檔案信息化建設，首先要做的必須要轉變檔案管理方式，以計算機為基礎進行文檔資料的搜集整理，并建立完善的數據庫，實現資源的重復利用和資源共享。另外，單位領導必須要增強信息化建設思想意識，加大人力、物力、財力支持，尤其是保證硬件設施的完備。并且還需要建立完善檔案管理工作體系，日常工作必須要按照規(guī)章制度來進行，將檔案管理工作逐漸由手工轉變?yōu)樾畔⒒?、自動化管理?/p>

3.2 提高工作人員專業(yè)能力

文書檔案管理信息化建設，對工作人員提出更為嚴格的要求，要求其不但具備檔案管理相關知識，同時更需具備高超的計算機技能，熟練掌握信息化技術各項知識。針對此方面，單位可以為員工提供學習、培訓的機會，是其可以熟練掌握有關的文化，管理以及理論知識，重點研究管理學、、數學以及計算機等方面內容，根據社會的發(fā)展不斷豐富自身，保證能夠滿足信息化建設的需求。另外，可以通過競聘的方式，選拔具有檔案管理學、檔案學以及目錄學等專業(yè)知識的人才。檔案管理工作的信息化建設，不但要求工作人員具有檔案與計算機知識與技能，同時還需要其他員工與部門的支持，將日常檔案資料等通過計算機來進行保存、傳遞等，為后期檔案管理工作的順利進行提供更多幫助。

3.3 建立完善數據庫

建立完善數據庫是文書檔案資料共享的前提，檔案一般都具有很強的保密性，是承載歷史信息和公文信息的載體。通過檔案管理中心建立完善數據庫，可以對文書檔案管理信息化建設提供更多技術支持。通過局域網以及內部網絡的建立，可以真正意義上實現檔案資料的網絡化與共享化。通過信息檢索等可以更及時便捷的為人們提供有價值有幫助的信息資料。另外，通過數據庫可以幫助檔案管理人員更快捷的對已入檔資料進行修改整理，可以更有效的提升檔案管理工作效率。

4 結束語

檔案管理工作是影響單位正常運行的重要部分，在信息網絡背景下對文書檔案管理進行信息化建設，是社會發(fā)展的需要，同時更是檔案管理部門持續(xù)發(fā)展的必然。我們需要堅持不懈的對此方面工作進行研究，并針對存在的問題進行研究，積極尋找解決措施，不斷提升檔案管理工作的信息化、自動化以及有效化。

參考文獻

[1] 姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].華章.2012，（19）：23-24

[2] 趙燕.淺議地質檔案管理信息化建設的經濟效益[J].中國商界（下半月）.2010，（08）：15-16

[3] 王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設.2011，（07）：14-15

作者簡介

張玉軍（1974—），女，河南省濮陽市高級技工學校，檔案館員。