研究生“三助”工作信息化支撐平臺的應(yīng)用與實踐

李艷霞，肖寶華，邵正隆，張桂環(huán)，鐘文鋒

(1.清華大學(xué) 信息化技術(shù)中心，北京 100084； 2.清華大學(xué) 人事處，北京 100084)

為適應(yīng)研究生培養(yǎng)機制改革的需要，清華大學(xué)采用了以助教、助研、助管“三助”崗位體系為主要內(nèi)容的研究生培養(yǎng)資助體系。研究生“三助”與學(xué)費掛鉤，大部分研究生在學(xué)習(xí)期間通過承擔(dān)“三助”崗位免交學(xué)費并獲得津貼。同時，研究生通過承擔(dān)不同類型的“三助”崗位，在教學(xué)、科研、管理等各方面得到鍛煉，最終達到全面提高研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，同時改善教學(xué)、科研和管理工作隊伍結(jié)構(gòu)，提高辦學(xué)效益的目的[1-3]。

為推動此項工作的開展，全面推進研究生培養(yǎng)機制改革各項措施的順利實施，促進研究生“三助”管理工作的進一步規(guī)范化，保證研究生“三助”工作的公開、公平、公正，也為了實現(xiàn)管理部門間的協(xié)同工作、信息共享，于2007年，清華大學(xué)建設(shè)了研究生“三助”管理系統(tǒng)，作為研究生“三助”工作管理以及培養(yǎng)機制改革實施的信息化支撐平臺，很好地滿足了清華大學(xué)研究生“三助”崗位服務(wù)與管理和培養(yǎng)機制改革的需求[2]。

1 研究生“三助”工作信息化支撐平臺的建設(shè)

清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺面向人事處、研究生院、教務(wù)處、學(xué)生部、研工部、教學(xué)研究與培訓(xùn)中心、院系“三助”工作小組、導(dǎo)師以及研究生。平臺包括“三助”崗位的名額分配、設(shè)崗與發(fā)布、申請與聘用、津貼管理與發(fā)放、上崗情況考核、專項基金申請與審批以及情況統(tǒng)計、學(xué)費減免的申請與審批管理以及超過學(xué)習(xí)年限學(xué)生管理、未上“三助”崗位學(xué)生的繳費名單生成等功能。平臺與教務(wù)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)緊密集成，涵蓋了“三助”崗位管理的全流程[2,4-5]。

清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺集成了統(tǒng)一身份認證與統(tǒng)一權(quán)限，以綜合信息門戶作為統(tǒng)一的入口向各類用戶提供服務(wù)，提高了用戶使用的便利性，也加強了平臺的安全性。

平臺的總體構(gòu)架包括基礎(chǔ)設(shè)施層、中心數(shù)據(jù)層、基礎(chǔ)服務(wù)層以及業(yè)務(wù)服務(wù)層。平臺的開發(fā)和運行由完善的實施方案和成熟的安全方案進行支撐保障，如圖1所示:

圖1 清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺總體架構(gòu)

(1) 基礎(chǔ)設(shè)施層是指支撐平臺的硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，是平臺建設(shè)與運行的基礎(chǔ)。

(2) 中心數(shù)據(jù)層定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和模型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效存儲。

(3) 基礎(chǔ)服務(wù)層提供統(tǒng)一身份認證、統(tǒng)一權(quán)限管理、數(shù)據(jù)交換等基礎(chǔ)平臺服務(wù)。

(4) 業(yè)務(wù)服務(wù)層是基于基礎(chǔ)服務(wù)層與中心數(shù)據(jù)層設(shè)計各種業(yè)務(wù)服務(wù)組件來完成具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲與共享，實現(xiàn)研究生“三助”工作的相關(guān)功能。

(5) 實施方案包括上線與升級部署方案以及運行保障方案，保證平臺的穩(wěn)定運行。

(6)安全方案通過安全構(gòu)架設(shè)計和安全措施的落實，保證平臺安全運行。

清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺自2007年底正式投入使用以來，系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全、高效，確保了清華大學(xué)研究生“三助”工作的順利進行。

2 研究生“三助”工作信息化支撐平臺的應(yīng)用與實踐

清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺的建設(shè)與投入使用，為研究生“三助”工作的管理提供了很好的技術(shù)保障。要充分發(fā)揮信息化支撐平臺的作用，則需要為各類用戶提供合理、有效的制度保障與及時、周到的技術(shù)支持與服務(wù)保障。

2.1 研究生“三助”工作管理與服務(wù)體系的建立

研究生“三助”工作涉及面廣、工作流程復(fù)雜，是一個不斷循環(huán)的工作圈，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到研究生“三助”工作的質(zhì)量和效果。在研究生“兩級管理”體制下，必須有專門的機構(gòu)、人員、制度保障，發(fā)揮學(xué)校、院系的工作主動性，明確責(zé)任，制訂方案，有效推動研究生“三助”工作的順利開展[6]。

清華大學(xué)于2007年設(shè)立研究生“三助”辦公室，掛靠在人事處，負責(zé)研究生“三助”崗位的整體規(guī)劃，會同研究生院、教務(wù)處、教學(xué)研究與培訓(xùn)中心、黨委學(xué)生工作部、黨委研究生工作部、科研院、實驗室與設(shè)備處、財務(wù)處等相關(guān)部門對研究生“三助”崗位進行宏觀管理，各聘用單位成立“三助”崗位工作小組，負責(zé)本單位“三助”崗位管理的日常工作[1-2,7]。

2007年，清華大學(xué)由“三助”辦公室牽頭，信息化技術(shù)中心以及相關(guān)部門積極配合，梳理出研究生“三助”工作的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程，并明確各部門、院系“三助”工作小組、教師與研究生的職責(zé)與權(quán)限，實現(xiàn)研究生“三助”工作信息化支撐平臺，完善研究生“三助”工作管理制度，形成清華大學(xué)研究生“三助”工作管理與服務(wù)體系，如圖2所示。

圖2 清華大學(xué)研究生“三助”工作管理與服務(wù)體系

(1) 研究生“三助”工作管理機構(gòu)由研究生“三助”辦公室、研究生院、教務(wù)處、教學(xué)研究與培訓(xùn)中心、黨委學(xué)生工作部、黨委研究生工作部、科研院、實驗室與設(shè)備處、財務(wù)處等相關(guān)部門以及各院系“三助”工作小組組成，由“三助”辦公室負責(zé)總協(xié)調(diào)，負責(zé)研究生“三助”工作的日常管理與服務(wù)支持。

(2) 研究生“三助”工作管理制度由“三助”辦公室牽頭制定，形成“研究生培養(yǎng)機制改革實施辦法”與“研究生助教、助研和助管崗位管理細則”等相關(guān)管理制度，保證研究生“三助”日常工作的開展有章可循。

(3) 研究生“三助”工作信息化支撐平臺由信息化技術(shù)中心負責(zé)建設(shè)與運行管理，并提供平臺的運行保障與技術(shù)支持。

清華大學(xué)研究生“三助”崗位的數(shù)量分配、設(shè)崗、審批、核實、聘任、解聘等工作都在網(wǎng)上進行。通過研究生“三助”工作信息化支撐平臺，建立了人事處與院系、研究生導(dǎo)師、研究生及人事處與相關(guān)部門聯(lián)動的管理模式，并各自承擔(dān)職責(zé)。同時，根據(jù)不同的崗位性質(zhì)，采取不同的管理方式。助教由教務(wù)處根據(jù)學(xué)校課程情況核定總數(shù)并向各單位進行分配之后，各聘用單位與人事處共同進行聘任和管理工作。實驗室助管和行政管理助管是根據(jù)實驗室系列編制情況、國家重點實驗室分布、學(xué)生宿舍管理需要等核定崗位數(shù)，由各聘用單位與人事處共同進行聘任和管理工作。德育助管則由人事處和學(xué)生工作部門根據(jù)學(xué)生工作情況確定崗位總數(shù)，主要的管理工作由學(xué)生工作部門負責(zé)[1]。

研究生“三助”工作管理與服務(wù)體系運行復(fù)雜，為了保證其功能能夠得到發(fā)揮，具備統(tǒng)一的管理機構(gòu)和建立完善的管理制度很有必要，信息化建設(shè)與運維的隊伍建設(shè)也非常重要[8]。

2.2 清華大學(xué)研究生“三助”工作實踐經(jīng)驗

經(jīng)過多年的不斷實踐，清華大學(xué)根據(jù)學(xué)校的發(fā)展以及人才培養(yǎng)模式和方法的發(fā)展，不斷調(diào)整、完善研究生“三助”管理與服務(wù)體系，并通過研究生“三助”工作信息化支撐平臺促進研究生“三助”管理工作的進一步規(guī)范化、制度化，全面推進研究生培養(yǎng)機制改革各項措施的順利實施。將研究生“三助”工作管理過程和計算機技術(shù)有機地結(jié)合起來，使得研究生“三助”工作流程更加清晰，管理更加簡潔、靈活[9]。

2007年以來，為充分發(fā)揮計算機技術(shù)對研究生“三助”工作的支撐作用，清華大學(xué)“三助”辦公室通過用戶培訓(xùn)、研討會、問卷調(diào)查等形式，搜集各層面用戶對研究生“三助”制度、工作流程、信息化支撐平臺等的意見與建議，并牽頭組織討論、制訂解決方案，并跟進實施，不斷改進信息化支撐平臺的功能、優(yōu)化研究生“三助”日常管理與服務(wù)工作。平臺的運行維護人員及時對程序進行修改、升級、優(yōu)化，在保證系統(tǒng)穩(wěn)定、高效的運行的同時努力提高用戶使用的方便性：

(1) 2008—2009年，實現(xiàn)與教務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，保證了數(shù)據(jù)的準確性、及時性和一致性，極大地提高了各部門的工作效率。

(2) 2010年，完成專項基金自動設(shè)崗等功能，教師不需要每學(xué)期為使用專項基金的研究生單獨設(shè)崗，改為由“三助”辦公室統(tǒng)一為尚未畢業(yè)且未被其他崗位聘用的研究生，使用專項基金設(shè)立與前一學(xué)期相同的崗位，進一步減少教師設(shè)崗的工作量。

(3) 2011年，完成權(quán)限控制系統(tǒng)升級，提高權(quán)限判斷的效率，提升系統(tǒng)的訪問速度。

(4) 2012—2013年，逐步擴展信息化支撐平臺的功能，新增超過學(xué)習(xí)年限學(xué)費管理、未上崗學(xué)生學(xué)費管理等模塊，使得平臺更好地適應(yīng)研究生培養(yǎng)機制改革的要求。

隨著研究生培養(yǎng)機制改革的不斷深入，研究生“三助”工作管理制度也在不斷調(diào)整、優(yōu)化與完善。信息化支撐平臺是研究生“三助”管理工作的得力助手，平臺的及時升級改造與安全穩(wěn)定運行是發(fā)揮信息化支撐作用的重要保障。清華大學(xué)在全面推進研究生培養(yǎng)機制改革實施的過程中，同時推進了技術(shù)部門與管理部門從磨合到緊密配合，形成了一個完整的“三助”工作服務(wù)體系，提高工作效率的同時也提高了用戶滿意度。

2.3 研究生“三助”工作信息化支撐平臺的應(yīng)用效果

清華大學(xué)研究生“三助”工作信息化支撐平臺自2007年底正式投入使用以來，系統(tǒng)運行穩(wěn)定、安全、高效，確保了研究生“三助”工作的順利進行。研究生“三助”制度已經(jīng)在課堂教學(xué)、學(xué)生思想政治工作、行政輔助管理、國家重點實驗室管理、科研輔助、學(xué)生社區(qū)服務(wù)等各個方面發(fā)揮了非常重要的作用，上線以來共有7萬人次的研究生獲得“三助”崗位。研究生通過承擔(dān)不同類型的“三助”崗位，在教學(xué)、科研、管理等各方面得到鍛煉，同時獲得學(xué)費和崗位津貼資助。我校的研究生“三助”制度已經(jīng)成為研究生培養(yǎng)過程的一個重要環(huán)節(jié)，資助研究生的作用得到了強化，并在人力資源方面發(fā)揮了重要的作用。本平臺取得的應(yīng)用效果主要體現(xiàn)在以下幾個方面[2,10]：

(1) 全面推進研究生培養(yǎng)機制改革各項措施的實施。本平臺以研究生“三助”崗位的設(shè)立、聘用、考評和津貼發(fā)放為核心，通過“三助”崗位津貼、“三助”崗位專項基金、研究生學(xué)費減免等構(gòu)建了完整的研究生培養(yǎng)資助體系，在研究生人才培養(yǎng)和高校人力資源建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，全面支撐了研究生培養(yǎng)機制改革的順利推進。

(2) 實現(xiàn)學(xué)校對研究生“三助”工作的宏觀管理?！叭鞭k公室作為校級管理部門通過“崗位數(shù)分配”，能夠從宏觀上調(diào)控全校各院系各類“三助”崗位數(shù)，并通過上崗復(fù)合審批學(xué)生上崗，從微觀上掌握研究生的上崗情況。平臺的統(tǒng)計查詢功能從不同視角對設(shè)崗、申請和上崗情況進行統(tǒng)計，從而使校領(lǐng)導(dǎo)更好地掌握“三助”工作的整體情況。

(3) 促進了“三助”工作流程的規(guī)范化。研究生“三助”工作涉及部門眾多，需要各相關(guān)部門之間緊密配合。本平臺投入使用后，不僅支持了各相關(guān)部門的工作，同時理順了各部門之間的關(guān)系，使“三助”管理工作更規(guī)范。同時，本平臺限定了各部門的管理權(quán)限和操作流程，避免了管理的重疊和死角，消除了管理員重疊對工作的影響，降低了操作中的人情因素。

(4) 實現(xiàn)了信息共享，提高管理部門工作效率。平臺投入使用后，研究生“三助”崗位的設(shè)置、招聘、上崗、考評和津貼發(fā)放均通過平臺完成，并實現(xiàn)了與教務(wù)、財務(wù)等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，保證了數(shù)據(jù)的準確性、及時性和一致性，極大地提高了各部門的工作效率。

(5) 保證研究生“三助”工作的公開、公平、公正?！叭弊鳛檠芯可Y助體系的重要組成部分，涉及學(xué)生的切身利益，因此保證實施過程的公開、公平、公正是需要堅持的基本原則。本平臺投入使用后，崗位數(shù)的分配、崗位的設(shè)置、研究生的基本情況、崗位的聘用過程、津貼發(fā)放過程和崗位異動情況均在平臺中有所體現(xiàn)，最大限度地發(fā)揮了監(jiān)督作用，為建立公開、公平、公正的環(huán)境打下了基礎(chǔ)。

(6) 優(yōu)化研究生“三助”崗位的設(shè)置與管理。本平臺投入使用后，“三助”辦公室全面掌握全校“三助”崗位情況、各單位崗位數(shù)與津貼情況，每個“三助”崗位的設(shè)置、聘任和考核情況及研究生上崗情況等，并以此作為助教、助管崗位設(shè)置與分配的依據(jù)。其中，助管的工作量不好核算，也沒有科學(xué)規(guī)范的標準來判斷院系和部門的設(shè)崗需求是否合理。本平臺的建設(shè)與使用使得“三助”辦公室能夠方便、及時地掌握實驗室人力資源情況與“三助”崗位的設(shè)置、聘任、上崗與考核情況，有效調(diào)控各單位及實驗室的實際需求與名額分配之間的矛盾，使得助管的設(shè)崗科學(xué)、合理，滿足學(xué)生培養(yǎng)和管理工作的需要，為學(xué)校整體的實驗室建設(shè)工作做出了貢獻。

研究生“三助”是一個綜合性、系統(tǒng)性、長期性的工作，必須將“三助”工作融入到學(xué)生培養(yǎng)、師資隊伍建設(shè)以及日常管理的全過程。因此，加強科學(xué)管理，對于整合研究生“三助”工作的多樣化功能——研究生資助、研究生能力培養(yǎng)、校內(nèi)資源綜合利用，以及“三助”作為人力資源組成部分的職責(zé)和提升研究生實踐能力的作用等，具有重要的實踐指導(dǎo)意義。技術(shù)與管理的融合、技術(shù)部門與管理部門的親密配合，是有效推進研究生培養(yǎng)機制改革的重要保障[11-12]。

3 結(jié)束語

隨著社會和學(xué)校的發(fā)展，研究生“三助”工作一直在不斷地發(fā)展、變化，因此，還需要在制度建設(shè)、工作方向、信息化支撐平臺、發(fā)揮效能等各方面進一步探索和實踐，使得研究生“三助”工作不斷創(chuàng)新，在研究生資助、人才培養(yǎng)以及學(xué)校人力資源建設(shè)等各方面都發(fā)揮出積極作用。

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