學(xué)籍管理工作優(yōu)化策略探究

周海燕

一、引 言

教育部自2001年實(shí)行高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度以來(lái)，逐年不斷提高對(duì)學(xué)籍管理制度的要求。古人有云:不以規(guī)矩,不成方圓。規(guī)范執(zhí)行學(xué)籍管理制度意義重大。首先，可以使學(xué)籍管理日常工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，及早發(fā)現(xiàn)和及時(shí)糾正存在的問(wèn)題，提高入學(xué)注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)證書(shū)的管理和發(fā)放、電子注冊(cè)等一系列具體工作的質(zhì)量。其次，能讓學(xué)校各個(gè)階段的工作有序銜接，有效維護(hù)正常的辦學(xué)秩序，提高辦學(xué)質(zhì)量，形成一個(gè)良性發(fā)展的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)。第三，能促進(jìn)辦學(xué)條件的改善和學(xué)校、學(xué)員各方長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的實(shí)現(xiàn)。

以筆者從事繼續(xù)教育十年的學(xué)籍管理工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，目前執(zhí)行學(xué)籍管理制度的過(guò)程中仍存在的問(wèn)題有：第一，繼續(xù)教育的學(xué)生來(lái)自社會(huì)各層面，他們的個(gè)人素養(yǎng)、思想動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)都有較大差異，造成在辦理異動(dòng)時(shí)難以嚴(yán)格按學(xué)籍管理?xiàng)l例的規(guī)定執(zhí)行。比如有些學(xué)生退學(xué)不按規(guī)定填寫(xiě)申請(qǐng)表，不辦理任何手續(xù)就離開(kāi)學(xué)校。第二，學(xué)籍管理手段落后，還沒(méi)有一套系統(tǒng)的能把學(xué)生在校各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一在一起的管理制度，仍依靠手工管理，造成管理效率低、出錯(cuò)率高、重復(fù)勞動(dòng)多、反饋滯后、查詢難度大的現(xiàn)象。第三，學(xué)籍管理制度內(nèi)容還不完善，有些制度雖已體現(xiàn)“以人為本”，但是部分條款還是重視管理控制，忽視學(xué)生的個(gè)人發(fā)展。第四，學(xué)員對(duì)學(xué)籍管理制度重視度不高，很多學(xué)員拿到學(xué)生手冊(cè)沒(méi)有認(rèn)真閱讀條款，總是咨詢管理人員關(guān)于學(xué)籍方面的問(wèn)題，不僅影響學(xué)員在校期間享有的應(yīng)有權(quán)利和義務(wù)，也影響管理人員的工作效率。筆者認(rèn)為優(yōu)化學(xué)籍管理工作，抓好以下幾項(xiàng)工作尤為重要。

二、新生入學(xué)信息核對(duì)

教育部規(guī)定從2007年開(kāi)始，所有通過(guò)高考錄取的學(xué)生均需學(xué)籍電子注冊(cè)。新生學(xué)籍電子注冊(cè)后才有學(xué)籍，才表明學(xué)生在校有合法的學(xué)習(xí)身份。只有通過(guò)了學(xué)籍電子注冊(cè)的學(xué)生才能進(jìn)行學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)，因此新生學(xué)籍電子注冊(cè)的信息內(nèi)容尤為重要，如果一開(kāi)始的學(xué)籍注冊(cè)的信息就出錯(cuò)而未核對(duì)出來(lái)，最終導(dǎo)致學(xué)生的畢業(yè)學(xué)歷注冊(cè)信息出錯(cuò)。如果學(xué)生最終拿到的證書(shū)顯示有錯(cuò)誤信息，其不良影響不言而喻。電子科技大學(xué)中山學(xué)院采取兩個(gè)環(huán)節(jié)核對(duì)確保學(xué)生信息無(wú)誤：一是入學(xué)時(shí)對(duì)其本人的高考信息表核對(duì)簽名；二是采集學(xué)歷證書(shū)電子相片時(shí)再次核對(duì)。

三、專升本新生入學(xué)資格復(fù)核

教育部開(kāi)通學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)以后，通過(guò)教育部學(xué)歷數(shù)據(jù)庫(kù)的反饋，對(duì)?？茖W(xué)歷不符合入學(xué)條件的，堅(jiān)決不予注冊(cè)。在沒(méi)有教育部清查數(shù)據(jù)反饋以前，多數(shù)高校都是通過(guò)人工憑經(jīng)驗(yàn)審核學(xué)生的?？茖W(xué)歷證書(shū)，對(duì)少數(shù)學(xué)生持有假學(xué)歷或不符合規(guī)定的學(xué)歷難以辨別，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)后專升本學(xué)歷無(wú)法注冊(cè)，學(xué)生花費(fèi)了金錢(qián)也浪費(fèi)了時(shí)間。

四、學(xué)籍信息總表的建立

為了更好地了解學(xué)生的學(xué)籍動(dòng)態(tài)，更全面地了解學(xué)生信息，我們把學(xué)生的相關(guān)錄取信息、學(xué)籍狀況以及交費(fèi)等信息全部建立在一個(gè)電子總表內(nèi)，為畢業(yè)審核提供方便，同時(shí)也克服了目前單機(jī)系統(tǒng)只有某些環(huán)節(jié)的信息。這樣就隨時(shí)可以生成各種學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，應(yīng)對(duì)各種數(shù)據(jù)報(bào)表的上報(bào)，為院內(nèi)各單位提供學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)資料。

五、畢業(yè)資格審核及證書(shū)檔案發(fā)放的管理

畢業(yè)資格關(guān)系到學(xué)生的切身利益，必須逐一審核確保不出現(xiàn)遺漏。電子科技大學(xué)中山學(xué)院基本上采取系統(tǒng)與人工相結(jié)合的方式，只有當(dāng)學(xué)生滿足了學(xué)制期滿、課程全部通過(guò)、繳清學(xué)費(fèi)以及采集了學(xué)歷注冊(cè)電子相片的所有條件，才可以通過(guò)畢業(yè)審核并上報(bào)注冊(cè)，做到公平公正地對(duì)待每位學(xué)生。取得畢業(yè)資格的學(xué)生將逐一簽領(lǐng)證書(shū)及學(xué)籍檔案，避免他人代領(lǐng)造成證書(shū)或檔案遺失的后果。

六、加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理制度

為了深入發(fā)展教育教學(xué)改革，未來(lái)在學(xué)籍管理制度的建設(shè)方面也要提高應(yīng)變能力。首先，繼續(xù)教育是終身教育的一種體現(xiàn)方式，學(xué)籍管理制度應(yīng)該以終身教育為視角，能夠滿足不同層次、不同年齡、不同崗位、不同時(shí)間的社會(huì)成員的不同教育需求。其次，改進(jìn)現(xiàn)行的學(xué)籍管理制度要倡導(dǎo)“柔性管理”。比如人才培養(yǎng)方案要更加適應(yīng)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)人才多樣化的需求，課程教學(xué)模式要充分發(fā)揮學(xué)員的學(xué)習(xí)積極性，教師則以引導(dǎo)者身份出現(xiàn)，做好各知識(shí)點(diǎn)的貫穿、銜接、精講、導(dǎo)讀等工作。第三，要加強(qiáng)學(xué)風(fēng)、考風(fēng)建設(shè)，完善考試管理制度，改革考核評(píng)價(jià)體系，從而凈化學(xué)校風(fēng)氣。第四，推進(jìn)學(xué)分制的教學(xué)管理模式是改進(jìn)學(xué)籍管理制度的必然趨勢(shì)。學(xué)分制的理念是尊重學(xué)員的學(xué)習(xí)自由，通過(guò)構(gòu)建因人而異的知識(shí)結(jié)構(gòu)來(lái)培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要和個(gè)性發(fā)展的人才。推行學(xué)分制教學(xué)，可以通過(guò)校際間或校內(nèi)外的學(xué)分互認(rèn)來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理制度的靈活性和實(shí)效性。第五，要重視學(xué)籍管理工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。學(xué)籍管理是一項(xiàng)政策性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，通過(guò)參加省級(jí)管理部門(mén)或者高校組織的學(xué)籍管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)研討，可以提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求。

七、結(jié) 語(yǔ)

學(xué)籍管理制度作為高校對(duì)學(xué)生在校期間進(jìn)行管理的主要制度，從入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核與記載、學(xué)籍異動(dòng)處理、畢業(yè)環(huán)節(jié)等貫穿學(xué)生學(xué)習(xí)始終的一系列管理，每個(gè)工作環(huán)節(jié)都要保持高度的責(zé)任感，對(duì)每項(xiàng)工作都要嚴(yán)格要求、實(shí)事求是，對(duì)每位學(xué)生都要耐心細(xì)致。隨著學(xué)籍管理信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，學(xué)籍管理工作將更為復(fù)雜、要求更高。教學(xué)管理部門(mén)及工作人員應(yīng)在規(guī)范執(zhí)行現(xiàn)有學(xué)籍管理制度的基礎(chǔ)上，繼續(xù)總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)以提高學(xué)籍管理的適應(yīng)能力，切實(shí)提高教學(xué)管理工作水平。

[1]林靜、陶愛(ài)萍.普通高校學(xué)籍管理制度建設(shè)研究[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2012.

[2]蔡建欽.學(xué)籍管理工作要重視質(zhì)量管理——以福建師范大學(xué)閩南科技學(xué)院為例 [J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（2）.

[3]殷建群.淺談如何提高高校學(xué)籍管理工作水平[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（2）.

[4]佟廈.淺析普通高等學(xué)校成人教育學(xué)籍管理，教育時(shí)空[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2012，（9）.

[5]殷濤.如何提高高校學(xué)籍管理工作水平[J].重慶文理學(xué)院學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010，（3）.