醫(yī)院檔案管理策略研究

覃延華

(中山市黃圃人民醫(yī)院，廣東 中山 528429)

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醫(yī)院檔案管理策略研究

覃延華

(中山市黃圃人民醫(yī)院，廣東 中山 528429)

檔案是重要的記錄資料，在醫(yī)院管理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，成為醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)重要內(nèi)容。從完善制度建設(shè)、主動(dòng)介入重大項(xiàng)目、加強(qiáng)培訓(xùn)教育、重視開發(fā)利用等方面進(jìn)行分析、探討，以期進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮其在醫(yī)療工作中的積極作用。

醫(yī)院檔案；加強(qiáng)管理；積極作用

檔案是重要的記錄資料，在醫(yī)院管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和發(fā)展，醫(yī)院形成的檔案門類數(shù)量不斷增多，檔案利用的頻率不斷提高，加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，成為醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。近年來，我院先后榮獲全國(guó)綜合醫(yī)院中醫(yī)藥示范單位、廣東省創(chuàng)傷救治科研中心創(chuàng)傷臨床基地、廣東省高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)醫(yī)院榮譽(yù)稱號(hào)，在創(chuàng)建過程中形成了大量的檔案資料。為此，我院為適應(yīng)醫(yī)院工作的需要，將加強(qiáng)檔案管理工作作為醫(yī)院創(chuàng)等達(dá)標(biāo)、醫(yī)療質(zhì)量建設(shè)、構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的一項(xiàng)重要工作來抓，多管齊下，切實(shí)做好創(chuàng)建活動(dòng)、設(shè)備基建、科研教學(xué)等檔案資料的管理工作，努力為醫(yī)院規(guī)范、科學(xué)、有序、健康的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 加強(qiáng)和完善檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，必須根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，制定出符合實(shí)際工作的檔案管理制度，切實(shí)將分散在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門的檔案材料進(jìn)行有效的收集、整理、立卷、歸檔，同時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。為此，我們進(jìn)一步加大管理力度。一方面繼續(xù)明確一名行政副院長(zhǎng)分管、院辦主任主管，各科室指定一名工作人員負(fù)責(zé)科室資料的收集、整理、移交工作。有的科室甚至建立了自身的電子檔案，屆時(shí)，紙質(zhì)、電子一并移交，進(jìn)一步規(guī)范管理，提升了效率。另一方面我院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科主任目標(biāo)管理考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任做好歸檔材料的收集、整理，從而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

2 主動(dòng)介入重大項(xiàng)目(設(shè)備)建檔工作，提升檔案信息資源價(jià)值

對(duì)我院來說，除病案資料外，設(shè)備資料、基建工程的管理及歸檔是檔案管理工作的一個(gè)重要方面。因此，要高度重視基建工程建設(shè)資料的歸檔工作，在工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)和醫(yī)院都設(shè)有專門的檔案管理人員，特別注重在工程建設(shè)過程中收集與整理工程建設(shè)資料。近年來，醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)隨著業(yè)務(wù)增長(zhǎng)而不斷增多，2012年更是啟動(dòng)了16層住院大樓建設(shè)，檔案工作量隨之增大。為此，我院制定了一系列管理辦法，對(duì)工程建設(shè)資料實(shí)施全方位、全過程有效控制和管理，并設(shè)一名資料員全程跟進(jìn)。從工程招投標(biāo)階段，在合同文本中明確規(guī)定各參建單位對(duì)工程建設(shè)檔案所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，并制定相關(guān)考核措施，要求各參建單位設(shè)立專職部門和人員負(fù)責(zé)施工期間資料的收集、管理以及歸檔工作。在工程建設(shè)的每一個(gè)階段，我院工程管理人員和檔案管理人員聯(lián)合對(duì)各參建單位階段性工程資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，從工程一開始就做到隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題。通過對(duì)各參建單位工程資料多次階段驗(yàn)收，多次隨機(jī)檢查，有力地保證了工程建設(shè)資料的齊全、完整。

大型設(shè)備的引進(jìn)，我院堅(jiān)持主動(dòng)參與、提前介入，從設(shè)備的申請(qǐng)、效益分析、專家論證、院務(wù)討論、驗(yàn)收登記等自始至終參與并收(搜)集材料，設(shè)備科設(shè)一名兼職人員收集、整理、錄入，一方面規(guī)范了檔案資料的管理，提高工作效率，另一方面提升了檔案的利用價(jià)值。近兩年我院先后引進(jìn)MR、DR、CT、內(nèi)鏡系統(tǒng)、監(jiān)護(hù)儀、呼吸機(jī)等高精設(shè)備，由于檔案人員主動(dòng)介入、提前參與，設(shè)備檔案資料得以齊全、完整，使其信息資源價(jià)值大大提升，在為臨床一線提供快捷服務(wù)中發(fā)揮了積極的作用。

3 注重開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案使用價(jià)值

檔案只有通過利用才能使其保存價(jià)值得到充分發(fā)揮，產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案管理人員必須樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，改善服務(wù)方式，主動(dòng)送檔案信息到檔案利用者手中，同時(shí)還要積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工，通過編寫各種專題匯編、定期舉辦專題櫥窗或小型展覽等形式，讓全院職工更形象地了解醫(yī)院的發(fā)展與新變化，不斷增強(qiáng)職工的主人翁意識(shí)。

為此，本院采取一些方式：一是完善案卷目錄等檔案檢索工具索引工作；二是調(diào)整充實(shí)匯編資料，將檔案達(dá)標(biāo)、復(fù)查后形成的檔案信息資料調(diào)整充實(shí)到歷年文件匯編資料當(dāng)中，以確保利用檔案的各種需要，使檔案的潛在價(jià)值得到提升；三是做好各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，如各類檔案借閱登記薄、文書檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、檔案收進(jìn)、移出登記表等工作，做到臺(tái)帳清晰規(guī)范。在認(rèn)真編制檔案檢索體系的同時(shí)，我院充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為市衛(wèi)生局、鎮(zhèn)政府、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)編寫《中山衛(wèi)生年鑒》、《黃圃志》，撰寫醫(yī)院工作報(bào)告及各項(xiàng)專題匯報(bào)，開展各類教育、干部職工職務(wù)職級(jí)的晉升，尤其是為新住院大樓建設(shè)等工作提供了大量翔實(shí)的材料，充分發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

此外，利用設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案資料，分析安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理工作的特點(diǎn)、存在不足以及預(yù)防對(duì)策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。同時(shí)，利用大量的會(huì)計(jì)檔案資料，為各類財(cái)務(wù)檢查、審計(jì)提供最真實(shí)的依據(jù)。

4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理的水平。醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式，提高業(yè)務(wù)水平，無論是專職還是兼職檔案管理人員都必須在工作中增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)和緊迫感，努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，注重知識(shí)更新和補(bǔ)充，積極轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。我院的方法是，一是集中組織學(xué)習(xí)。利用院務(wù)旬會(huì)、中層周會(huì)及其他行政會(huì)議，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，強(qiáng)化檔案管理的必要性。二是出外學(xué)習(xí)。選派檔案管理人員參加省市檔案局舉辦的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)班，邀請(qǐng)市鎮(zhèn)檔案館人員前來指導(dǎo)，有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三是利用工程建設(shè)、安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理工作的一切機(jī)會(huì)，在檔案管理工作實(shí)踐中學(xué)習(xí)。根據(jù)工程檔案管理工作的需要，下發(fā)《關(guān)于基本建設(shè)工程項(xiàng)目劃分及檔案歸檔要求的通知》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)要求和重新修訂了《黃圃人民醫(yī)院檔案分類編號(hào)方案》，使檔案管理人員思路更清晰，目標(biāo)更明確，每一項(xiàng)工程資料的收集、分類和管理做到有的放矢、有章可循。

(責(zé)任編輯：魏 曉)

2014-03-08

覃延華(1962-)，女，廣東省中山市黃圃人民醫(yī)院副研究館員，研究方向?yàn)樾l(wèi)生系列檔案管理。

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1673-2197(2014)11-0130-02