學(xué)校檔案信息化管理之我見

摘要：隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化成為檔案工作現(xiàn)代化的必然趨勢。結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)踐， 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化從以下四方面入手。①建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)在檔案部門全覆蓋。②建立學(xué)校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統(tǒng)一管理。③在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個(gè)體與整體、動(dòng)態(tài)與靜態(tài)、多與少的關(guān)系。④重視檔案信息庫的安全工作。我們要發(fā)揮檔案管理數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢，建立安全有效的信息管理系統(tǒng)，使傳統(tǒng)的檔案管理工作在電子信息平臺上開創(chuàng)新局面。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；學(xué)校

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化成為檔案工作現(xiàn)代化的必然趨勢。檔案管理信息化是指通過計(jì)算機(jī)的傳輸、存儲形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進(jìn)行收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)，通過科技手段和先進(jìn)管理方法高效率、高速度、高質(zhì)量地完成檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可以從以下幾方面入手。

1 建立完備的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)在檔案部門全覆蓋

要為檔案工作發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的信息平臺，計(jì)算機(jī)是一個(gè)強(qiáng)有力的工具。因此，建立學(xué)校完備的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲存與傳輸不受時(shí)間、空間和人力的限制，科最大限度開發(fā)檔案資源，并科實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲量大、占據(jù)空間小、易于游覽查詢的特點(diǎn)，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。

2 建立學(xué)校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統(tǒng)一管理

要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立現(xiàn)代化的高素質(zhì)、信息化的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)。更新知識結(jié)構(gòu)，不斷適應(yīng)瞬息萬變的科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢。掌握最新信息，實(shí)施最新管理技術(shù)，應(yīng)對學(xué)校教學(xué)檔案管理、學(xué)生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領(lǐng)域出現(xiàn)的新問題、新情況，利用電子信息技術(shù)開創(chuàng)學(xué)校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案管理的具體環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施。

3 在檔案管理中貫徹辯證法原則，處理好個(gè)體與整體、動(dòng)態(tài)與靜態(tài)、多與少的關(guān)系

每一個(gè)具體檔案是個(gè)體，體現(xiàn)本身的個(gè)性，但無數(shù)個(gè)體組成整體才能體現(xiàn)檔案的整體性，在整體中才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此，在管理工作中既要重視個(gè)體的具體性，又不能忽視整體的普遍性。在收集、立卷、編目、檢索中處處體現(xiàn)個(gè)體與整體的統(tǒng)一。

在引進(jìn)信息技術(shù)后，每份檔案、每一類檔案在平時(shí)只能體現(xiàn)靜止性，存儲與靜止的光盤或其他電子載體中，但一經(jīng)利用，檔案內(nèi)用就體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性，成為活的資料，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。我們一定要珍視檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性，動(dòng)、靜結(jié)合，動(dòng)靜互動(dòng)，將檔案內(nèi)容作為活資料利用起來，為學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)籍管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等具體工作服務(wù)。同時(shí)，檔案的動(dòng)態(tài)性有體現(xiàn)于檔案具體內(nèi)容的不斷更新、修訂，以最新的內(nèi)容為時(shí)間工作服務(wù)。總之，檔案信息是動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合和統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)是絕對的，靜態(tài)時(shí)相對的，我們要發(fā)揮檔案資料動(dòng)態(tài)的特性，為不斷發(fā)展的教學(xué)工作學(xué)校管理工作服務(wù)。

在檔案管理工作中，有要處理好多與少的關(guān)系。有人認(rèn)為建立了電子檔案，儲存量大大增加，所占空間不斷縮小，因此存儲內(nèi)容多多益善，無選擇地大量存儲資料，只是一種誤解。在保存內(nèi)容上，要堅(jiān)持質(zhì)量與數(shù)量統(tǒng)一的原則，處理好多與少的關(guān)系。既要系統(tǒng)全面、完整地存儲一定數(shù)量的信息資料，又要有選擇性經(jīng)過去粗取精、去偽存真的一番選擇功夫，擯除其無保存價(jià)值的資料，既不失全面、完整性，又貫徹少而精的原則，儲存有長期保存價(jià)值、對今后工作有借鑒、指導(dǎo)作用的信息資料。為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

4 重視檔案信息庫的安全工作

在互聯(lián)網(wǎng)日益普及的今天，網(wǎng)絡(luò)已成為各項(xiàng)工作不可缺少的信息平臺檔案工作也增加了新的內(nèi)容。今天的檔案管理安全工作，除了檔案信息庫的安全保密工作，存儲數(shù)據(jù)庫的安全成為重點(diǎn)。檔案信息系統(tǒng)包括各種信息的數(shù)據(jù)化、存儲電子管理、查詢的利用資料的信息化。數(shù)據(jù)庫極易受到來自外部的黑客和來自內(nèi)部的攻擊行為的侵犯，沒有加密的信息庫如同未上鎖的保險(xiǎn)柜，其內(nèi)容隨時(shí)可能被人竊取或篡改，因此，信息數(shù)據(jù)庫的存儲安全成為檔案信息安全的核心。學(xué)校信息庫應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的反黑客、反拷貝技術(shù)，或數(shù)據(jù)庫加密儲存，使信息即使被竊取，檔案信息內(nèi)容也無法破譯。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份，做到有備無患，除此之外，信息管理人員安全意識的提高，也是確保檔案安全管理的重要一環(huán)。防內(nèi)為主、內(nèi)外兼防，構(gòu)筑全面高效的安全防護(hù)系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫安全運(yùn)行的關(guān)鍵。

我們要發(fā)揮檔案管理數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢，建立安全有效的信息管理系統(tǒng)，使傳統(tǒng)的檔案管理工作在電子信息平臺上開創(chuàng)新局面。編輯/王敏