匯文系統(tǒng)在文獻采訪編目工作中的應(yīng)用與實踐初探

摘要：文章通過對匯文系統(tǒng)的采訪、編目模塊中操作系統(tǒng)流程的介紹，以及新功能的介紹，指出該系統(tǒng)在圖書采訪、編目實際工作中的作用與影響，并對系統(tǒng)存在的不足給出了建議。

關(guān)鍵詞：匯文系統(tǒng)；采訪編目；應(yīng)用與實踐

中圖分類號：G254 文獻標識碼：A

高校圖書館目前運用的匯文系統(tǒng)是基于Windows NT、Unix操作系統(tǒng)，它具有操作簡便、界面清晰的優(yōu)點，為其支撐的是較為先進的Oracle大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫。包括流通、期刊、采訪、編目、典藏等系統(tǒng)管理功能。涵蓋高校圖書館幾乎全部的工作范圍。擁有OPAC的公共信息業(yè)務(wù)查詢系統(tǒng)，滿足館際互借、咨詢共享和聯(lián)采、聯(lián)編的要求。一種輸入、多次輸出；可對多個外部數(shù)據(jù)源提供多點和廣播式查詢，使用者可根據(jù)自身的需要，篩選包括外部的Z39.50服務(wù)端、轉(zhuǎn)換庫、本地書目庫等多個數(shù)據(jù)源，可一次取得滿足絕大多數(shù)讀者的檢索要求結(jié)果集。

1 匯文系統(tǒng)簡介

自1999年起匯文文獻信息服務(wù)系統(tǒng)在全國范圍內(nèi)推廣，迄今為止已為國內(nèi)近600多家知名高校和公共圖書館提供服務(wù)。其中包括教育部公布的 \"985\"學校中的13所， \"211\"學校中的45所高校。匯文公司現(xiàn)階段主要使用國內(nèi)外最新技術(shù)，在個性化、自動化服務(wù)和海量信息存儲管理以及多媒體檢索技術(shù)等多個方面進行深入探索和研究，力求早日建成一套嶄新的能滿足高校數(shù)字圖書館運作的系統(tǒng)模式。

1.1采訪模塊 匯文系統(tǒng)的采訪模塊涉及包括高校圖書館在信息化建設(shè)和采訪過程中的館藏規(guī)劃、文獻出版發(fā)行信息的收集整理、館藏需求與利用信息的收集整理、館藏訂購和入藏文獻驗收以及館藏加工送編等多個領(lǐng)域。

1.1.1征訂數(shù)目數(shù)據(jù)的批量轉(zhuǎn)入功能 兼容MARC、DBF定長及不定長文本以及ACCESS和EXCEL等多種數(shù)據(jù)格式，并擁有外部訂購書目數(shù)據(jù)的批量轉(zhuǎn)入功能。

1.1.2讀者薦購、征訂目錄查重 為使讀者直接參與到圖書館的建設(shè)，實行網(wǎng)上訂購書目發(fā)布，實現(xiàn)了網(wǎng)上讀者薦購與訂購征詢相結(jié)合。可利用隨意組合的查重條件，對訂購目錄和征訂目錄進行批量的查詢。

1.1.3書商數(shù)據(jù)批量導入 依據(jù)本館圖書供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)文件進行批量訂購和批量驗收圖書，可有效提高訂購驗收工作的效率。

1.2編目模塊 匯文系統(tǒng)的編目模塊遵循ISO2709國際標準，處理中文和西文的MARC及規(guī)范MARC記錄。各類MARC的記錄按照原格式編輯、存放?？梢暂敵鯥SO2709標準的MARC數(shù)據(jù)和XML元數(shù)據(jù)文件?？蓪隡ARC文件到套錄庫中或直接讀取外部MARC文件。

1.2.1靈活的MARC檢索點設(shè)置 依據(jù)需求靈活地設(shè)置MARC檢索點和索引參數(shù)，完成多途徑檢索；并通過MARC字段參數(shù)設(shè)置進行MARC正確性檢測。

1.2.2網(wǎng)頁MARC粘貼 具有網(wǎng)頁MARC粘貼功能，如果數(shù)據(jù)源不支持Z39.50查詢時或者數(shù)據(jù)源的Z39.50查詢不支持UNICODE編碼的時候，便可運用MARC粘貼的操作復制網(wǎng)頁上的MARC數(shù)據(jù)資源。

1.2.3UNICODE 全面UNICODE編碼支持，可處理德、意、法、俄、日、韓、阿拉伯等語種。

2 實踐應(yīng)用

2.1采訪模塊的業(yè)務(wù)功能 匯文系統(tǒng)的采訪模塊具有以下幾種主要業(yè)務(wù)功能：征訂數(shù)據(jù)的網(wǎng)上發(fā)布、訂購、查詢、發(fā)訂、驗收、催詢、交換、收贈和征訂數(shù)據(jù)文檔的建立與維護以及訂戶與財務(wù)及經(jīng)費控制的管理、統(tǒng)計報表、還有各種相關(guān)文檔的數(shù)據(jù)維護等功能。相關(guān)訂單通過網(wǎng)上接收和發(fā)送文本文件及電子表格文件等與MARC格式數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換，跟以前的書面訂單相比較，一方面節(jié)約了大量的文字錄入時間，另一方面擴大了書目的選擇范圍。其批次處理功能與采訪模塊中的批查重功能相比較，具有鮮明的個性特色。可以從ISBN號、出版社、題名、責任者，或組合或單獨，一次完成一批圖書的查重工作，使工作人員有更多時間用來調(diào)查、訪問與選書，從而縮短新書到館的周期，使錄入工作效率得到明顯提高。

2.1.1利用匯文系統(tǒng)的采訪功能獲取現(xiàn)場采購查重數(shù)據(jù)

2.1.1.1通過ISBN號、出版社、叢書項、出版日期、價格、版次、書名等詳細信息，對字段進行查重，可避免異書同號的現(xiàn)象存在。可通過叢書、版本、多卷書等不同因素，來判斷手里文獻是否為非重復的。

2.1.1.2通常圖書館采訪人員會對本館藏書流通量大的和復本量少的圖書進行追加采訪，如果手中的文獻重復，就不需要追加采購。對目前全部不在館的借出圖書要進行有選擇的追加。匯文系統(tǒng)采訪功能夠提供圖書在館是否為零、總的流通量、館藏量等信息。

2.1.1.3判斷手中的文獻是否曾在書目圈訂時實行訂購，若已經(jīng)訂購，應(yīng)確定是在哪個圖書供應(yīng)商處訂購和其他詳細的訂購信息。匯文系統(tǒng)采訪功能通過提供訂購與否、訂購時間、訂購量和訂購批次以及書商名稱等信息，方便采購人員可以根據(jù)這些信息，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，便捷的判斷出哪些圖書是本館需要適量補充復本的，哪些圖書是不需要再向書商采購的，那些圖書是書商難以配齊需要后續(xù)采購的。

2.1.2匯文系統(tǒng)采訪模塊的新功能

2.1.2.1增加采集器數(shù)據(jù)新功能，可通過ODBC將館藏MARC和復本數(shù)據(jù)快速導出為ACCESS數(shù)據(jù)文件。

2.1.2.2增加外幣代碼中\(zhòng)"幣種符號\"項，可在做非MARC征訂數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時，可根據(jù)外部數(shù)據(jù)中的幣種字段生成征訂明細中相對應(yīng)的幣種字段，外部數(shù)據(jù)中必須有幣種字段并且?guī)欧N字段必須命名為\"幣種\"或\"幣制\"才可進行相應(yīng)轉(zhuǎn)換。

2.1.2.3增加通過檢索查詢結(jié)果列表中可借復本數(shù)和年平均流通頻率項，增加查詢列表排序功能。

2.1.2.4修改批量自動驗收功能：①增加首個子字段的選項，用于解決書商數(shù)據(jù)中館藏子字段順序混亂的情況；②增加重復索書號的分隔符的選項，用于解決書商數(shù)據(jù)中包含重復索書號的情況。

2.2編目模塊的業(yè)務(wù)功能

2.2.1匯文系統(tǒng)的編目模塊具有多渠道檢索各種文獻的書目記錄的功能；高校圖書館編目工作人員在靈活設(shè)置了系統(tǒng)參數(shù)的條件下，可根據(jù)需要，及時輸出符合國內(nèi)外標準的通訊格式數(shù)據(jù)。操作人員可直接將互聯(lián)網(wǎng)頁上的MARC記錄通過內(nèi)嵌IE瀏覽器粘貼到編輯屏中，實現(xiàn)直接訪問互聯(lián)網(wǎng)上任意的Z39.50服務(wù)器的作用。獲取了遵守CALIS相關(guān)字段標準的多個MARC記錄后，直接粘貼到編輯屏中[1]。

2.2.2以我館為例，主要由書商提供圖書套錄MARC數(shù)據(jù)。使用匯文系統(tǒng)編目模塊菜單\"文件/套錄MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入\"命令，調(diào)出\"外部MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入管理\"框，將圖書供應(yīng)商提供的圖書MARC數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到本館館藏數(shù)據(jù)庫中使用。無論是從書商提供的套錄數(shù)據(jù)，還是從CALIS下載的MARC數(shù)據(jù)，都需要通過題名或ISBN等信息來查重。查重是開展類分文獻業(yè)務(wù)的先決條件，也是開展計算機編目工作的第一個步驟，查重結(jié)果的質(zhì)量高低，直接可以影響到分類標引工作的好壞，與整個機讀目錄的質(zhì)量息息相關(guān)。在開展新記錄編目工作時，首先要查詢本館數(shù)據(jù)庫，若出現(xiàn)重書，應(yīng)及時合并，確保以前圖書的索書號與復本書的索書號保持一致，避免出現(xiàn)同書異號的現(xiàn)象。由于目前我國圖書出版市場情況較為復雜，ISBN號作為圖書的唯一標識號，已不再是十分嚴謹?shù)氖虑?，特別是一號多書的現(xiàn)象在一些叢書經(jīng)常出現(xiàn)，套錄數(shù)據(jù)時要格外細心。對于書名相同的圖書，要核對出版社和責任者，依然相同時，還要核對圖書的頁碼和版次。

2.2.3匯文系統(tǒng)編目模塊的新功能

2.2.3.1增加MARC窗口多種快捷鍵操作：Ctrl+Home第一條記錄； Ctrl+Left上一條記錄；Ctrl+Right下一條記錄；Ctrl+end最后一條記錄；Ctrl+A審校存盤；Ctrl+P切換顯示業(yè)務(wù)窗口；Ctrl+E編輯該條記錄；Esc返回到瀏覽器狀態(tài)。

2.2.3.2增加MARC子字段內(nèi)容的繁簡互換，簡體轉(zhuǎn)繁體使用快捷鍵F9，繁體準簡體使用快捷鍵F10，該功能是調(diào)用微軟的word來完成的，如果需要使用該功能，需要首先安裝微軟的word軟件。

2.2.3.3增加財產(chǎn)號缺號查詢。

2.2.3.4修改MARC復雜檢索功能：①增加直接導出檢索數(shù)據(jù)的功能；②增加按照MARC號文件、財產(chǎn)號文件、條碼號文件、ISBN號文件檢索或?qū)С鯩ARC數(shù)據(jù)功能。

3 不足之處

3.1匯文系統(tǒng)在我館的實際使用過程中，編目模塊的查核功能和自動校驗功能通常僅能夠?qū)σ呀?jīng)記錄過的MARC格式的檢索點的規(guī)范性、有效性進行校核和檢驗，但卻無法識別各字段子字段中相關(guān)信息的正確與否，因此就需要圖書編目人員熟練掌握各字段子字段規(guī)定的相關(guān)信息源，從而有效保證在編圖書信息的準確性。

3.2文獻檢索效率由于匯文系統(tǒng)檢索途徑設(shè)計的不夠簡捷，從而受到一定程度的限制。從目前的使用效果來看，盡管匯文系統(tǒng)能夠提供多種檢索路徑，可是在采訪模塊中仍然會經(jīng)常出現(xiàn)無叢編項查看功能的情況，導致對叢書圖書的采訪情況不能全面了解[2]。

3.3若通過建立BBS類似功能，在匯文系統(tǒng)中嵌入互動信息服務(wù)相關(guān)模塊，在向用戶提供OPAC模塊實時信息服務(wù)的同時，就可實現(xiàn)高校圖書館采訪人員與匯文系統(tǒng)工作人員在線交流與互動，會使信息交流互動更加完善。匯文公司如果能及時收集各用戶單位的使用的心得體會和使用經(jīng)驗，發(fā)布在匯文公司網(wǎng)站主頁，就會進一步提高各圖書館對匯文系統(tǒng)的使用效率。

4 結(jié)束語

我館使用匯文系統(tǒng)3年來，通過邀請南京匯文公司的軟件工作人員來我館現(xiàn)場指導工作，解答系統(tǒng)運用過程中的疑難問題，雙方交流使用經(jīng)驗，使我館工作人員加深了對匯文操作系統(tǒng)更深入的了解，提高了我館工作人員使用匯文系統(tǒng)的工作效率，滿足了廣大師生對各類文獻的檢索需求。匯文系統(tǒng)是一個特色鮮明、基礎(chǔ)完善、全功能、高起點的圖書館管理系統(tǒng)軟件，它涵蓋了包括高校在內(nèi)的各類圖書館所有的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，更加突出了針對性強的管理特色。具有良好的適應(yīng)性，適用于各大、中型圖書館使用。各圖書館在匯文系統(tǒng)的使用過程中，應(yīng)要求相關(guān)工作人員及時總結(jié)工作經(jīng)驗和使用技巧，對匯文系統(tǒng)的各項功能加以完善，以利于各館更好地為資源共享和文獻資源傳遞服務(wù)。

參考文獻：

[1]龔笑寒，王媛媛.匯文系統(tǒng)在中文圖書編目中的應(yīng)用與改進[J].圖書與檔案管理，2007（31）.

[2]史寧.匯文系統(tǒng)采編工作帶來的變化[J].醫(yī)學情報工作，2003（6）.

編輯/哈濤