摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息中心,是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,加強(qiáng)對這一信息資源的管理,對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù),是醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行知識更新和獲取信息的重要場所,是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對醫(yī)院檔案資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對醫(yī)院檔案中所包含的信息和管理,稱檔案信息組織。
關(guān)鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號:D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
一、存在的問題
1、多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問題往往忽視醫(yī)院檔案的作用,通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施,檔案工作硬件投入不足,檔案現(xiàn)代化管理水平不高,而且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān),所以相互之間聯(lián)系很少,是各自為政的發(fā)展模式。
2、檔案管理模式問題,館藏資料和數(shù)據(jù)庫“大不全,小不精”,既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置。檔案管理分散,不利于檔案的完整和安全。各級醫(yī)院在管理檔案時(shí)沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。
3、檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中,一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核,造成檔案收集效率不高,檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足,檔案現(xiàn)代化管理水平不高,檔案用房狹小,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn),設(shè)備陳舊,技術(shù)落后,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著科技技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用,醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。
5、人事管理體制和機(jī)制不完善,財(cái)力物力的匱乏。許多醫(yī)院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業(yè)不對口、學(xué)歷參差不齊,只能進(jìn)行一般工作。醫(yī)院大部分的財(cái)力物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上面。對檔案管理這方面投資較少。
二、醫(yī)院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點(diǎn)
(一)醫(yī)院檔案管理工作的基本要求。
1、醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào),實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使得檔案信息資源得以共享。制定各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施,還要通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
2、檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性的要求,一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全,成分多樣化,另一方面也要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系。
3、醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益。由于我國大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限,經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營中起決定作用。
4、醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄,往往只有一份孤本,年代越久價(jià)值越大。盡可能延長檔案的壽命,保護(hù)其安全性,避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露,是檔案管理的基本任務(wù)之一。
5、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作要求現(xiàn)代化,要采用科學(xué)的理論和方法,遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律,把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理,使醫(yī)院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢,各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中,可以大大提高檔案管理工作的效率,提高醫(yī)院檔案管理的水平。
(二)醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)。
1、醫(yī)院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。不同階段檔案的作用不同,具有不同的價(jià)值,服務(wù)對象不同,方式也不同。檔案具有憑證價(jià)值和過渡性,具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值。
2、醫(yī)院檔案管理工作直接關(guān)系到醫(yī)院切身利益,它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對檔案形成者的依附性。醫(yī)院檔案是在形成者活動(dòng)過程所產(chǎn)生的,檔案歷來形成者所有與控制,價(jià)值和形成者有著密切的關(guān)系。
三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路
(一)提高檔案管理人員的素質(zhì),加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》,增強(qiáng)人們對檔案管理的意識,提高依法歸檔的自覺性。
現(xiàn)代醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,對醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、決策、監(jiān)督的作用。大力宣傳檔案工作,使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性,認(rèn)識檔案與自己的日常工作和生活的密切關(guān)系,更好的支持檔案管理工作,從而促進(jìn)全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神,缺乏依法歸檔的自覺性,因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
(二)完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè),建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度。
促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理,建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度,是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際要求,根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度,統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的根本,檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是先進(jìn)設(shè)備的配置,還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。
加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐,提高檔案管理人員素質(zhì),加大投入,提高配備。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平,深入臨床一線調(diào)查研究,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動(dòng)檔案管理水平的提高。加大資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是必然條件。醫(yī)院充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化。
(四)建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式,為檔案的開發(fā)利用提供更有利的依據(jù),重視開發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
檔案管理的最終目標(biāo)是使得檔案得到充分利用,加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)資源共享,提高檔案的利用率,充分發(fā)揮社會(huì)效益。
檔案自古至今都在延續(xù)發(fā)展,從紙質(zhì)到電子版,從理論到實(shí)踐中,從工作手段到工作方法,從思想意識到管理模式,根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn),響應(yīng)政府出臺的各種優(yōu)惠政策,用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制,轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制,根據(jù)自己情況聯(lián)合檔案管理體制,實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)。研究知識經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),針對醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求,探索只是經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策,提出具體的針對性的措施,這樣有利于提高醫(yī)院檔案管理水平,強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理,豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容,促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的理論意義和應(yīng)用價(jià)值?!?/p>
(作者:河南省中醫(yī)院第二附屬醫(yī)院審計(jì)室科員,主要研究方向:檔案管理與審計(jì))
參考文獻(xiàn):
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