淺析會計信息化后醫(yī)院財務(wù)檔案管理辦法

摘 要 隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，會計信息化系統(tǒng)在醫(yī)院開始應(yīng)用，傳統(tǒng)手工記賬下的財務(wù)檔案管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)會計信息化的需要。為了更好的適應(yīng)會計信息化的發(fā)展，應(yīng)對檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問題，需要對財務(wù)檔案的管理辦法進行探討，以適應(yīng)醫(yī)院的快速發(fā)展，提高財務(wù)檔案管理水平和醫(yī)院的財務(wù)管理效率。

關(guān)鍵詞 會計信息化 財務(wù)檔案 檔案管理信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理內(nèi)容

財務(wù)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是企業(yè)進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是各單位的重要檔案之一。醫(yī)院財務(wù)檔案與企業(yè)財務(wù)檔案的基本內(nèi)容類似，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會計報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

二、醫(yī)院會計信息化背景下的財務(wù)檔案特點分析

醫(yī)院實行會計信息化以后，數(shù)據(jù)庫的功能彰顯，產(chǎn)生大量依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使財務(wù)檔案具有了許多新的特點，具體分析如下：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲在計算機系統(tǒng)，需要依靠財務(wù)軟件才能夠使用。傳統(tǒng)檔案只能夠紙質(zhì)存儲，而信息化系統(tǒng)下的財務(wù)檔案可以打印輸出，同時可以從信息系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，使用更加方便快捷。同時，信息化系統(tǒng)下的檔案易于修改、復(fù)制、查詢和傳遞，內(nèi)審和外審都比較方便。最后，信息系統(tǒng)下財務(wù)檔案能夠達到無紙化查詢，減少了查詢傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需時間，極大提高了工作效率和質(zhì)量，有利于檔案資源的整合管理。

三、會計信息化后財務(wù)檔案管理辦法探討

醫(yī)院的財務(wù)檔案既是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院的財務(wù)檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合會計信息化后財務(wù)檔案的特點，我們進一步探討如何更加科學(xué)合理的管理財務(wù)檔案。

（一）加強計算機軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

會計信息化系統(tǒng)的構(gòu)建和使用依賴于良好的軟件和硬件環(huán)境，相應(yīng)產(chǎn)生的財務(wù)檔案管理也離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化要求組建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

同時，選擇合適的財務(wù)軟件，在使用軟件時要采取保密和授權(quán)措施，避免財務(wù)檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，軟件開發(fā)商要做好維護升級工作，確保財務(wù)軟件使用的一貫性，從而提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標準性、一致性和可持續(xù)性。

（二）做好財務(wù)檔案的備份、整理和利用。

財務(wù)檔案至少每月備份一次，同時月末將會計憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，年末將各種報表打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，以便今后查閱使用。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護標簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應(yīng)裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。

（三）加強會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

要加強內(nèi)部控制，簡歷數(shù)據(jù)保密制度，授權(quán)管理制度等。通過密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，不同角色財務(wù)人員設(shè)置不同權(quán)限；建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，專門用于會計信息系統(tǒng)建設(shè)，防止黑客盜取財務(wù)信息等安全隱患，保障會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。

（四）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。

財務(wù)部門員工要針對信息化系統(tǒng)加強培訓(xùn)，使其具備計算機基礎(chǔ)知識，適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的需要，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。同時，醫(yī)院財務(wù)檔案人員應(yīng)當定期參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運用檔案知識，把醫(yī)院會計檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給醫(yī)院檔案管理機構(gòu)，保證財務(wù)檔案的安全完整。

（五）建立健全醫(yī)院財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。

要使醫(yī)院財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入醫(yī)院工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循、規(guī)范運行。

（六）提高領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的重視程度。

財務(wù)檔案管理作為醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)工作，是加強醫(yī)院的科學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視財務(wù)檔案管理工作，完善管理制度，確保財務(wù)檔案能夠真實、準確、完整的做好管理工作，財務(wù)檔案的真實和完整直接的影響到醫(yī)院的發(fā)展，財務(wù)檔案的高效利用是領(lǐng)導(dǎo)者決策的重要依據(jù)。在實際工作中，應(yīng)該形成醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、財務(wù)負責人主管、財務(wù)檔案專管入員負責的管理體制，重視財務(wù)財務(wù)管理。設(shè)置專門的檔案室，培養(yǎng)并指定專人負責財務(wù)檔案管理，保證財務(wù)檔案管理所需的人力和物力。

總之，在會計信息化背景下，醫(yī)院要加強財務(wù)檔案管理，適應(yīng)醫(yī)院管理需要，通過利用各種財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，分析研究醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展和財務(wù)運行的特點，以及存在的不足，研究分析財務(wù)管理對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：銅仁市人民醫(yī)院）