現(xiàn)刊記到系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

摘 要 筆者利用工作中積累的經驗，通過詳細設計現(xiàn)刊記到系統(tǒng)來解決本館現(xiàn)階段遇到的期刊管理問題。

關鍵詞 期刊記到 期刊 期刊統(tǒng)計

中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：A

現(xiàn)刊是指期號最新的出版時效在一年以內的連續(xù)出版物（ 期刊） ?，F(xiàn)刊記到是期刊管理工作中的重要環(huán)節(jié)。在期刊管理工作中，現(xiàn)刊的驗收和記到雖然比較繁瑣又簡單，但卻起著承接中轉的橋梁作用豍。現(xiàn)階段期刊出版發(fā)行中出現(xiàn)了種種變化， 如訂購刊號、刊名、內容、開本、出版形式、出版頻率、載體形式等等層出不窮的變化，這些新問題的出現(xiàn)不僅為期刊驗收記到工作增加了難度，也給圖書館業(yè)務的自動化管理提出了挑戰(zhàn)。為此發(fā)現(xiàn)記到工作中出現(xiàn)的新情況新問題， 分析問題的成因，找出應對之策， 以適應業(yè)務工作標準化、規(guī)范化的發(fā)展要求， 是現(xiàn)階段期刊驗收記到工作的第一要務豎。隨著社會競爭的不斷加大，圖書館期刊訂購模式也發(fā)生了變化，由以往的單一郵局訂購轉向多家公司招標訂購，這給現(xiàn)刊記到帶來了新挑戰(zhàn)，然而現(xiàn)在很多圖書館使用的管理系統(tǒng)尚不能完全適應新形勢下的期刊管理，為了更好的提高期刊管理工作效益，筆者根據(jù)多年的期刊管理經驗，自行研發(fā)了一個小型的現(xiàn)刊記到系統(tǒng)，現(xiàn)對其設計介紹如下：

一、現(xiàn)刊記到系統(tǒng)的設計

（一）系統(tǒng)的總體框架。

（二）主要功能模塊設計。

1、快速記到子系統(tǒng)設計。

適用于面向專業(yè)期刊公司訂購的到館現(xiàn)刊。這類到刊的特點是：到刊集中，每周到一至兩次，一次到刊數(shù)量大，隨到刊一起到館的還有到刊紙質版清單、到刊電子版清單。以往集中到館的期刊因數(shù)量太大需要很長一段時間才能完成記到驗收，為了減少記到時間，筆者設計了快速記到子系統(tǒng)，其工作流程如下所示：

（1）到刊信息導入。到刊電子版是通過EXCEL表格存儲的，一般有5-10列信息，將不可缺少的5列信息：刊名、刊號、郵發(fā)代號、所發(fā)刊期、批次抽取出來后導入系統(tǒng)中。

（2）到刊信息記入系統(tǒng)。導入信息時須先處理有合刊的期刊，合刊是兩期合成一期，記到時容易漏登，故記到時分開處理，如《意林》7月和8月合刊時，需要分為《意林》7月刊、《意林》八月刊兩本期刊分別記到，而合刊的信息則記錄在系統(tǒng)的備注里，以方便統(tǒng)計和查找。

（3）導出到刊信息及上架配送信息。系統(tǒng)在每一本期刊記到時會自動匹配上架配送信息和期刊刊標，以邊信息核對和期刊配送。到刊詳細信息和上架配送信息需要導出打印和信息備份。

（4）打印刊標、到刊信息及配送信息。將導出的到刊信息詳細表核對無誤后打印出來。

完成這四個步驟后，直接將打印出來的到刊詳細信息表與到館的現(xiàn)刊進行核對，核對無誤后貼上刊標，根據(jù)配送信息送到指定閱覽室。

2、普通記到子系統(tǒng)設計。

適用于面向郵局等非專業(yè)期刊公司訂購的到館現(xiàn)刊。這類到刊的特點是：到刊快速，但是到刊數(shù)量不多，沒有到刊紙質版清單和電子版清單，這類到刊遵循原系統(tǒng)的記到模式，每本期刊逐個登記。其工作流程如下所示：

（1）查找到刊信息。先輸入期刊的刊名或者郵發(fā)代號豏，查找登記期刊的記到界面。

（2）輸入到刊刊期。當找到相對應的期刊記到界面時，輸入到刊刊期。

（3）輸入完畢后導出到刊信息表和上架配送信息。

（4）打印刊標、到刊信息及配送信息。

3、統(tǒng)計及催缺子系統(tǒng)設計。

期刊是連續(xù)性出版的刊物，為確保到刊的完整性，在期刊記到過程中需要及時發(fā)現(xiàn)缺刊情況，盡快向發(fā)刊處反映情況，以便及時催討缺刊。其流程如下所示：

（1）單本期刊查缺。適用于查找單種期刊缺刊情況。

（2）到刊中期查缺。適用于總結上半年到刊情況，可以一次性導出已到期刊中刊期有缺的期刊和沒有到一期的期刊。

（3）年終到刊統(tǒng)計及查缺。適用于總結全年到刊情況，可以一次性導出已到期刊中刊期有缺的期刊和沒有到一期的期刊。

（4）缺刊價格核對及打印。每一年的上半年我館都要對前一年的到刊進行再次總結，確定停缺刊的數(shù)量和價格。本系統(tǒng)可以一次性導出停缺刊的數(shù)量和價格，打印出來后與發(fā)刊公司進行核對，方便確定停缺刊的賠償事宜。

二、現(xiàn)刊記到系統(tǒng)的優(yōu)點和缺點

優(yōu)點：（1）簡化工作環(huán)節(jié)，縮短工作時間。 當有大量期刊到館時，本系統(tǒng)的快速記到子系統(tǒng)根據(jù)到刊的特點，實現(xiàn)了快速記到?？s短了記到時間，提高了記到工作的準確率，提高了期刊記到工作的效率。（2）加強了期刊統(tǒng)計，方便期刊管理。系統(tǒng)中的統(tǒng)計催缺子系統(tǒng)分四個時段對到刊進行統(tǒng)計，管理員可以隨時了解到刊的情況，方便期刊的管理。

缺點：本系統(tǒng)沒有與網(wǎng)絡同步，只能由期刊管理員進行記到和管理，而讀者無法查找查找到刊信息，不方便讀者索取到刊物信息?！?/p>

（作者單位： 湖南商學院北津學院圖書館）

注釋：

豍李景芝. 論現(xiàn)刊記到中疑難問題的處理[J] . 農業(yè)圖書情報學刊， 2008， （1）： 89- 91.

豎范曉珍.期刊驗收記到工作中出現(xiàn)的問題及對策[J].晉圖學刊，2010，（4）：63- 66.

豏史鴻雁. 淺議現(xiàn)刊記到[J]. 科技情報開發(fā)與經濟，2006，（7）：78-79.