國有大型石油企業(yè)ECM平臺建設(shè)探悉

摘 要：針對大型國有石油企業(yè)走向全球化過程中所面臨的業(yè)務(wù)文檔管理落后、利用率低、共享困難等問題，通過對國內(nèi)外相關(guān)工作現(xiàn)狀的研究與分析，結(jié)合國有石油企業(yè)實際，給出一種ECM平臺建設(shè)的方法和思路。重點是為解決業(yè)務(wù)文檔中非結(jié)構(gòu)化信息的管理與使用，從而提升企業(yè)級文檔管理信息化水平，為更好地服務(wù)海外業(yè)務(wù)、服務(wù)全球客戶提供一定的借鑒與思考。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)文檔；ECM平臺；信息資源；國有大型石油企業(yè)

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）12-0039-02

引言

隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展，中國大型石油企業(yè)迅速走向海外。據(jù)統(tǒng)計，中國石油企業(yè)海外事業(yè)已遍布非洲、中東、南美、亞太及中亞—俄羅斯等五大地區(qū)[1]。為了應(yīng)對經(jīng)濟全球化所帶來的激烈競爭，中國石油企業(yè)應(yīng)借鑒企業(yè)全球化管理的先進經(jīng)驗，在引入實施先進管理體系的同時，需要不斷推動企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management，簡稱ECM）平臺的建設(shè)。目前，大型國有石油企業(yè)存儲的海量信息中，80%多的信息是非結(jié)構(gòu)化信息（即本文所指的“內(nèi)容-Content”），包括紙質(zhì)文件、電子文檔、項目往來郵件、傳真、報告、表格、圖片、音頻和視頻文件等。有序地存儲、管理并挖掘國有大型石油企業(yè)非結(jié)構(gòu)化信息即企業(yè)內(nèi)容，給出相應(yīng)的ECM平臺建設(shè)思路，充分地發(fā)揮ECM信息的利用價值是國有大型石油企業(yè)提高競爭力和生產(chǎn)力的主要手段。

一、相關(guān)工作與現(xiàn)狀分析

目前，國內(nèi)外各大企業(yè)在整個信息資產(chǎn)管理方面的成效還是比較顯著的，但是，作為信息資產(chǎn)重要組成部分的非結(jié)構(gòu)化信息的管理仍然不足。究其根源，一方面是由于信息增長巨大，海量信息的存儲和處理比較困難；另一方面是因為大量的、非結(jié)構(gòu)化信息的管理比較分散，共享困難，開發(fā)使用率低。據(jù)IBM相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，全球來自交易中的信息每年增長的速度在60%以上，而其他各種相關(guān)信息的每年增長率已達到90%以上[2]。

目前，中國大型石油企業(yè)面臨的競爭方式已從單一的企業(yè)外延（如并購、兼并，擴大投資等）向企業(yè)的外延與內(nèi)涵（如SAP、ECM的建設(shè)和使用）相結(jié)合轉(zhuǎn)移。當(dāng)前，國有大型石油企業(yè)已經(jīng)投入巨資大力發(fā)展了IT應(yīng)用，初步建成了各自統(tǒng)一的數(shù)字油田管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部信息傳遞管理系統(tǒng)，建設(shè)且實施了ISO9001、ISO14001、全面預(yù)算管理、全面風(fēng)險管理、ERP等管理體系，并經(jīng)過多年的運行積累，存儲了海量的信息資源。但是，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島?？茖W(xué)管理和合理開發(fā)企業(yè)內(nèi)的海量信息資源尤其是大量的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，已成為國有大型石油企業(yè)面臨的巨大挑戰(zhàn)之一。

一些IT廠商針對企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息管理問題紛紛推出了相關(guān)解決方案，有名的有IBM推出的ECM解決方案[2]。該方案將企業(yè)內(nèi)容（即企業(yè)非結(jié)構(gòu)化信息）應(yīng)用于具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中來發(fā)揮其內(nèi)容的價值。

國內(nèi)研究將ECM建設(shè)劃分為三個階段 [3～4]：第一個階段是以物理介質(zhì)的方式進行管理，其問題是管理成本隨著時間和量的增加將成幾何級數(shù)增加，利用率很低；第二個階段是數(shù)字化管理階段，比如縮微系統(tǒng)，可長期保存信息資產(chǎn)，可部分查詢，但無法和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，無法集中管理；第三個階段是使用數(shù)字化信息資產(chǎn)來改善整個企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程，使得所有信息的流轉(zhuǎn)實現(xiàn)數(shù)字化，不僅能節(jié)省大量的費用，同時也極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、面向業(yè)務(wù)文檔管理的ECM平臺建設(shè)

（一）建設(shè)意義

1.有利于推動業(yè)務(wù)文檔的信息化和數(shù)據(jù)的集中處理。在石油企業(yè)全球化、電子化的趨勢下，信息技術(shù)手段已成為石油企業(yè)新的業(yè)務(wù)增長點。通過對業(yè)務(wù)文檔的高速掃描、歸檔索引、光盤存儲、集中保管、網(wǎng)絡(luò)查詢和權(quán)限控制，才能逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)文檔的信息化，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理需求，快捷、準確、高效地為研究和決策提供信息支撐，增強國有大型石油企業(yè)的國際競爭力。

2.有利于提高企業(yè)人員的工作效率和業(yè)務(wù)資源的共享。ECM平臺是將企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動而生成、接收和維護的具有憑證價值和查考價值的信息（如外文電傳、工作往來郵件真、單據(jù)、報表等）進行高效和系統(tǒng)控制的管理平臺，其主要管理活動包括信息的形成、接收、維護、利用及處置，以及捕獲并保存業(yè)務(wù)活動及事務(wù)處理的證據(jù)和信息的過程。采用ECM平臺后，不僅可以替代原有低效的紙質(zhì)資料的流轉(zhuǎn)，降低人力勞動強度，還可以將業(yè)務(wù)資料存儲、保管、查詢與使用過程的效率大大提升。另外，可制定管理措施和機制，實現(xiàn)在一定范圍內(nèi)的管理部門、業(yè)務(wù)部門的人員查詢訪問企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案，實現(xiàn)跨企業(yè)部門、跨地域，甚至跨時區(qū)的資源的綜合利用。

3.有利于提高業(yè)務(wù)文檔安全性，降低企業(yè)運行成本。通過企業(yè)業(yè)務(wù)文檔的電子化存儲與管理，能實現(xiàn)電子資料與文檔實物的異地存儲，既安全又方便，為業(yè)務(wù)文檔提供了可長期保存的備份，又能避免文檔實物的大量積壓，解決紙質(zhì)文檔使用不便的問題，提高了企業(yè)信息處理能力，改善原有文檔保管模式。通過ECM平臺建設(shè)，還能大量減少文檔保管人員數(shù)量及工作量，降低企業(yè)人力資源需求及成本，而每天減少的打印數(shù)量、縮減的文檔實物存放空間、降低的復(fù)印設(shè)備損耗和復(fù)印紙等，都利于企業(yè)運行成本的降低。

（二）建設(shè)原則

總結(jié)國內(nèi)外用戶建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)的經(jīng)驗，企業(yè)ECM平臺建設(shè)應(yīng)遵循以下原則：

1.注重配合國有大型石油企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。

2.注重體系架構(gòu)設(shè)計與優(yōu)化，減少企業(yè)維護、改造、重建的實施成本與技術(shù)難度；體系架構(gòu)要符合集中管理、分布存儲、統(tǒng)一穩(wěn)固的需求，又要滿足先進、開放、合理的理念。

3.建立能滿足不同內(nèi)容格式及種類需求的平臺，讓企業(yè)這些內(nèi)容信息真正“活”起來，建立起真正意義上的企業(yè)級ECM平臺。

（三）建設(shè)要點

1.把準ECM平臺管理的范疇。按照世界上發(fā)達國家和地區(qū)通常做法，可以劃作三類[4]：一類是業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺，即生成或管理業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)的自動化系統(tǒng)，旨在為各級業(yè)務(wù)之間開展交往提供便利，這類系統(tǒng)更注重業(yè)務(wù)流程、版本控制等，對文件信息固化后的管理不是它的關(guān)注重點；第二類是電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Management System，ERMS），主要針對電子文件的捕獲、識別、分類、保存、使用和處置進行有效和系統(tǒng)的管理活動，其關(guān)注的重點是電子文件的半現(xiàn)行階段，也包含該階段與現(xiàn)行階段、非現(xiàn)行階段的銜接過程；第三類就是數(shù)字檔案館系統(tǒng)（Digital Archives，DA），主要致力于解決數(shù)字檔案信息并具備保管數(shù)字化檔案的功能。根據(jù)一般大型石油企業(yè)的情況（基于筆者的經(jīng)驗，本文所研究和探索的ECM平臺，偏重于上述ERMS和DA系統(tǒng)的組合是比較好的解決方案），具體可涵蓋：（1）文檔管理；（2）網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容管理；（3）電子歸檔文件管理；（4）文檔捕獲和影像管理；（5）基于文檔的業(yè)務(wù)驅(qū)動和合作管理；（6）工作流管理。

2.掌握ECM平臺管理的重點內(nèi)容。行業(yè)中把由傳統(tǒng)關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)信息稱為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或結(jié)構(gòu)化信息，而把包括紙質(zhì)文件、電子文檔、傳真、報告、表格、圖片、音頻和視頻文件等在內(nèi)的信息稱為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或內(nèi)容（Content） [2] 。通過對國有大型石油企業(yè)業(yè)務(wù)文檔的梳理，筆者認為ECM平臺所管理的內(nèi)容應(yīng)包括（但不局限于）：使用紙張的信件和申請表格、電子郵件和傳真；計算機產(chǎn)生的結(jié)算單、貨物清單和報表；電子數(shù)據(jù)表格、演示文稿和文字處理文檔；各種多媒體記錄，如項目業(yè)務(wù)（客戶服務(wù)）往來電話的數(shù)字音頻記錄或公司培訓(xùn)視頻資料等。通過明確ECM平臺管理的重點內(nèi)容，將對整個石油企業(yè)的內(nèi)容進行統(tǒng)一集中的管理和再利用，并且和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠進行緊密集成，從而節(jié)省運營成本，提高工作效率、服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)競爭力。

3.明確ECM平臺建設(shè)模式/流程。（1）管理內(nèi)容的歸集存儲。如使用攝像機或數(shù)碼相機將業(yè)務(wù)文檔拍攝錄入或高速掃描儀進行掃描錄入，歸集后的電子文檔使用磁盤陣列、光盤庫代替紙質(zhì)載體進行電子化存儲。（2）電子影像歸檔查詢。如對歸集存儲的掃描影像、文檔、E-mail、報告、音頻、視頻和 Web 內(nèi)容等各種形式的海量內(nèi)容信息進行管理和整合，應(yīng)能夠隨需應(yīng)變地提供信息。（3）企業(yè)級信息搜索。企業(yè)級信息不僅包括數(shù)據(jù)庫中業(yè)務(wù)交易信息、客戶信息等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且還有大量產(chǎn)品資料、服務(wù)記錄、往來郵件、事件處理說明、規(guī)章制度手冊、工作記錄報告等非結(jié)構(gòu)化的文本信息內(nèi)容；也就是說大量的企業(yè)內(nèi)容信息保存在文件服務(wù)器、郵件系統(tǒng)、網(wǎng)站的網(wǎng)頁、內(nèi)容管理服務(wù)器等系統(tǒng)中，格式可能是文本、XML、Word文檔、PDF及PPT文件等；對企業(yè)此類信息的搜索不同于互聯(lián)網(wǎng)的簡單信息搜索，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)此類信息的搜索具有更大的復(fù)雜性；這種復(fù)雜性主要體現(xiàn)在此類信息分布的多樣性、信息訪問控制的安全性以及與業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的集成等多個方面。如何從企業(yè)紛繁復(fù)雜的信息資源中，找到用戶所需要的內(nèi)容是ECM平臺建設(shè)流程中最為關(guān)鍵的一步，也是為企業(yè)提供更大效益、提高企業(yè)全球競爭力的關(guān)鍵一環(huán)。

結(jié)束語

本文主要針對國有大型石油企業(yè)的ECM平臺建設(shè)問題進行深入的探討。目前，針對ECM平臺建設(shè)問題首先要做的是企業(yè)內(nèi)容的電子化存儲管理，然后才是針對存儲的電子文件開展管理活動；做到電子化存儲管理比較容易，難在要滿足各業(yè)務(wù)部門對電子文件的內(nèi)容管理和對電子文件的靈活使用。在這一方面，業(yè)界都是依靠ERMS系統(tǒng)建設(shè)并重點探索其功能需求規(guī)范來主導(dǎo)的，而中國在這方面才剛起步，因此，希望通過本文的研究和探索，為中國大型企業(yè)開展此類平臺建設(shè)和應(yīng)用提供借鑒。

參考文獻：

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