談一談目前高校外事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

【摘 要】在目前高校對(duì)外交流日益頻繁的形勢(shì)下，高校外事檔案無(wú)論是內(nèi)容還是載體表現(xiàn)形式上都發(fā)生了很大地變化，呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)。本文作者從外事檔案的重要性談起，分析了目前高校外事檔案管理所面臨的各種問(wèn)題，并提出了相對(duì)應(yīng)的解決策略。

【關(guān)鍵詞】高校；外事檔案；管理

高校外事檔案是指高校與外國(guó)團(tuán)體機(jī)構(gòu)或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來(lái)等活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，可以為今后的高校外事交流提供可靠的支撐的信息材料。然而伴隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)對(duì)外發(fā)展的日新月異以及更多的文化交流需求，高等教育的國(guó)際化已成為當(dāng)下不可或缺的發(fā)展需要。外事管理工作在高校工作中的地位越來(lái)越重要，高校的外事檔案也展現(xiàn)出了載體多樣、內(nèi)容豐富、形式復(fù)雜、數(shù)量增多等新特點(diǎn)，從而伴隨著的很多新的問(wèn)題也逐漸浮現(xiàn)出來(lái)，迫切的需要我們對(duì)此進(jìn)行探討，以便解決問(wèn)題。

一、對(duì)高校外事檔案重要性的再認(rèn)識(shí)

1.高校外事檔案是鏈接學(xué)校與國(guó)外高校的重要樞紐，又是學(xué)?？蒲?、教學(xué)、人才培養(yǎng)和對(duì)外交流的資源庫(kù)。

2.高校外事檔案反映整個(gè)高校外事的工作的面貌，對(duì)于提高外事管理水平和高校的國(guó)際化戰(zhàn)略發(fā)展具有重要的借鑒意義。

3.高校外事檔案對(duì)于高校決策者進(jìn)行中外合作辦學(xué)提供多方面的信息支持。高校外事檔案對(duì)于合作辦學(xué)項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)估以及解決在合作辦學(xué)過(guò)程中的問(wèn)題均具有重要的參考價(jià)值。

二、目前高校外事檔案管理存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀

1.外事檔案的建立及保護(hù)意識(shí)不夠重視

國(guó)家教育部在高校外事工作的基本原則中規(guī)定﹕外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確安全、便于開(kāi)發(fā)利用。而學(xué)校外事管理職能部門(mén)的外事辦公室是學(xué)校外事管理、涉外教學(xué)、科研文件材料的歸口部門(mén)，在來(lái)校、出國(guó)（境）、國(guó)際合作、國(guó)際會(huì)議活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)將于此項(xiàng)工作有關(guān)的各種外事文件材料收集、匯總、整理組卷，按規(guī)定向?qū)W校檔案室移交。但是目前高校普遍對(duì)外事檔案的管理不夠重視，缺乏責(zé)任感，外事部門(mén)與檔案管理部門(mén)間的協(xié)同機(jī)制也不夠完善。導(dǎo)致外事檔案收集不齊全，外事檔案的開(kāi)發(fā)和利用很難得到實(shí)現(xiàn)。

2.歸檔意識(shí)不強(qiáng)

由于對(duì)外事檔案的重視不夠，經(jīng)常是各掃門(mén)前雪，即是誰(shuí)負(fù)責(zé)的外事工作就有誰(shuí)來(lái)管理相應(yīng)的外事檔案，并沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的人負(fù)責(zé)，也沒(méi)有相應(yīng)管理的規(guī)章制度，從而檔案得不到妥善的歸檔與保護(hù)造成外事檔案丟失、損毀的情況嚴(yán)重。且高校各部門(mén)在對(duì)外交流過(guò)程中不從利用需求的角度出發(fā)，而是從本部門(mén)或個(gè)人工作便利出發(fā)，有些甚至以保密為理由，不愿把自己手中的應(yīng)歸檔的外事材料交給外事部門(mén)或者檔案室，從而導(dǎo)致外事檔案得不到完整的收集歸納。

3.外事檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員

高校外事部門(mén)是外事檔案的歸口管理部門(mén)，可有的外事工作人員既不熟悉檔案知識(shí)又沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，也就談不上對(duì)外事檔案進(jìn)行規(guī)范整理、科學(xué)管理。如文件材料紙張不合格，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，沒(méi)有文件目錄，沒(méi)有歸檔號(hào)，沒(méi)有保管期限，沒(méi)有案卷目錄，并且數(shù)量不齊全，不能夠及時(shí)的上交等等問(wèn)題，從而給使用過(guò)程中帶來(lái)了諸多的不便。而且這些外事人員大多是兼職檔案管理人員，他們只是依靠自己的經(jīng)驗(yàn)傳統(tǒng)的管理，重藏輕用，很少能夠意識(shí)到開(kāi)拓進(jìn)取的動(dòng)力，所以外事檔案管理工作往往只停留在收藏過(guò)程中發(fā)揮不了實(shí)用功能。

4.在檔案實(shí)體保管方面存在爭(zhēng)議

目前高校外事檔案載體不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，更是出現(xiàn)了獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物檔案，在檔案實(shí)體分類中，與外事檔案存在相互交叉的情況，各個(gè)高校做法不統(tǒng)一。即使同一高校在此類問(wèn)題上也會(huì)出現(xiàn)前后不統(tǒng)一不一致的問(wèn)題，給外事檔案的保管及今后的查找利用都帶來(lái)諸多不便之處。

5.外事檔案管理技術(shù)手段落后

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)階段高校外事檔案的管理需要。目前，因?yàn)榇蟛糠指咝５耐馐聶n案主要還是以紙質(zhì)文件材料為主，在實(shí)體管理上還是參照文書(shū)檔案的管理方式，以年度-事項(xiàng)為組卷單位，進(jìn)行裝盒上架。在檢索利用上還是按照案卷級(jí)檢索方式進(jìn)行查找，查檔的精確率很低，使用起來(lái)相當(dāng)繁瑣，對(duì)提高外事檔案的使用效率非常不利，同時(shí)也不利于提高外事工作人員歸檔的積極性和主動(dòng)性。

三、管理好高校外事檔案的對(duì)策探討

1.提高歸檔意識(shí)，加強(qiáng)外事檔案的制度建設(shè)

隨著高校各項(xiàng)體制改革的不斷推進(jìn)，各高校應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職工都培養(yǎng)并加強(qiáng)對(duì)外事檔案管理的意識(shí)，能夠從根本處了解到外事檔案管理工作的重要性。與此同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)外事管理有重要意義的宣傳工作，可以更好的實(shí)現(xiàn)外事檔案工作從收集、整理到利用的一體化管理，推動(dòng)外事檔案管理工作與對(duì)外交流共同發(fā)展，從而能夠有效的促進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)能夠更穩(wěn)定的發(fā)展。

2.注重日常積累，規(guī)范日常管理

在建立外事檔案的工作中，首先要做好包括存放地點(diǎn)、檔案裝具等方面的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，同時(shí)還要在案卷封面上標(biāo)注能夠表明案卷內(nèi)容的標(biāo)題；其次要將已收集好的文件材料按照類別放入事先準(zhǔn)備好的案卷盒內(nèi)；此外還要對(duì)各階段緊密相關(guān)的文件素材按一定的順序進(jìn)行擺放，從而保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，為日后查檔利用提供便利。

3.加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)與管理

學(xué)校檔案館應(yīng)該定期對(duì)外事工作人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使外事工作人員掌握全面的、系統(tǒng)的檔案理論和技術(shù)。想要做好外事檔案管理工作，外事檔案管理人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案學(xué)，文獻(xiàn)學(xué)，統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)，具有現(xiàn)代化的管理思想、自動(dòng)化的管理手段、專業(yè)化的知識(shí)水平和職業(yè)化的職業(yè)素養(yǎng)。在掌握情報(bào)收集、檔案管理專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)和外語(yǔ)技能，能夠有效的改善外事檔案管理的質(zhì)量與效率。

4.統(tǒng)一實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)，明確保管對(duì)象

對(duì)于實(shí)體分類存在爭(zhēng)議的外事檔案，各高?？梢愿鶕?jù)本校的實(shí)際情況，制定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，筆者建議所有實(shí)物類載體統(tǒng)一歸口在實(shí)物類檔案，錄音錄像等音頻視頻材料統(tǒng)一歸口到新型載體檔案中去。但在該類實(shí)體檔案的二級(jí)類目編制過(guò)程必須體現(xiàn)出外事檔案的特性。

5.積極推進(jìn)外事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

外事檔案本身在構(gòu)成方式上不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，還有大量的照片、光盤(pán)等新型載體材料。在內(nèi)容表現(xiàn)形式上，不僅有文字圖表，還有一部分的音頻、視頻材料等材料。因此傳統(tǒng)的管理方式已不適應(yīng)當(dāng)今高校的外事檔案管理，必須通過(guò)掃描、攝像等方式對(duì)科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，在管理利用方式上大膽嘗試探索，與高校虛擬檔案館（圖書(shū)館）進(jìn)程同步實(shí)現(xiàn)。

總之，合理有效、有秩序的完成外事檔案的管理工作，不僅可以提高外事工作的水平、提升學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度，而且可以創(chuàng)造更高的社會(huì)價(jià)值。所以，對(duì)外事檔案工作有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)與態(tài)度，能夠?qū)Υ@份工作毫不懈怠，使外事檔案的工作能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展與開(kāi)拓提供重要的戰(zhàn)略借鑒。

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