淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

【摘 要】信息技術(shù)的高速發(fā)展，給高校檔案工作者帶來(lái)了壓力和挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，使得檔案管理功能發(fā)生了巨大變化。高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理模式的重大轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；管理；信息化；建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。采取什么樣的推進(jìn)策略，進(jìn)而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達(dá)到更好地為高校提供服務(wù)，這已成為高校檔案工作者當(dāng)前思考的重要問(wèn)題。

一、高校檔案信息化管理的必要性和緊迫性

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。作為檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案工作，信息化建設(shè)已經(jīng)成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。高等學(xué)校要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，加快檔案信息化管理步伐。

（一）高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要

作為傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，高等學(xué)校的文化積淀和文化理念是學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的重要內(nèi)涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，在學(xué)校文化底蘊(yùn)與文化積累的形成與挖掘中，有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進(jìn)一步深入，對(duì)外交往活動(dòng)急劇增加，檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的個(gè)人業(yè)績(jī)檔案、信用檔案、職稱檔案等，內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長(zhǎng)；另一方面，電子政務(wù)的實(shí)施使辦公自動(dòng)化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。

（二）檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要

隨著社會(huì)的發(fā)展，高校及社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，從而對(duì)管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對(duì)這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化。

（三）檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的需要

隨著社會(huì)信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度越來(lái)越高，而且更需要提供一些加工過(guò)的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，信息化是一項(xiàng)全新的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對(duì)人類文明的迅速發(fā)展起到強(qiáng)有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的生命力。一個(gè)虛擬的世界將極大地改變?nèi)祟惿钌姝h(huán)境，對(duì)人類文明產(chǎn)生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無(wú)紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，“鳳凰涅槃”，其對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。

二、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)遇到的困難

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，對(duì)于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的高校檔案部門，面臨的困難是前所未有的。

（一）資金投入規(guī)模大，籌集資金難

加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等設(shè)備，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用有多大可想而知。

（二）建設(shè)任務(wù)繁重，工作見(jiàn)效難

在檔案信息化進(jìn)程中，一是要對(duì)現(xiàn)存檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描縮微等手段，將文書(shū)、音像、照片、書(shū)籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用。三是要對(duì)客戶提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。四是要采取內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。五是要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。六是要雙管齊下，在檔案信息化完成之前，實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求數(shù)據(jù)化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實(shí)現(xiàn)全部意義的檔案信息化，建成數(shù)字檔案工作運(yùn)行體制，在財(cái)政投入沒(méi)有一個(gè)大的突破和復(fù)制技術(shù)沒(méi)有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年或者更長(zhǎng)的時(shí)間。

（三）隊(duì)伍建設(shè)要求高，求人才難

檔案信息化對(duì)檔案人員人的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、獲取判斷運(yùn)用信息的能力、精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，是既會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才競(jìng)爭(zhēng)難以順利展開(kāi)，加上檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。

（四）應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難

檔案部門向來(lái)處在一種封閉的環(huán)境下運(yùn)作，至今仍存在思想觀念陳舊，墨守陳規(guī)，飽食終日，不思進(jìn)取，無(wú)所作為，應(yīng)變能力不強(qiáng)，競(jìng)爭(zhēng)力不高等現(xiàn)象。而檔案信息化面對(duì)的是看不見(jiàn)的顧客，是背靠背的服務(wù)，服務(wù)方式是公開(kāi)的透明的全方位的，這就要求我們要更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。

三、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對(duì)策

高校檔案信息化建設(shè)促使檔案部門開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對(duì)于檔案部門和利用者來(lái)說(shuō)都是一種革命性的變革，這不僅表現(xiàn)在利用的方式上，更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。

（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)運(yùn)用微機(jī)管理檔案進(jìn)程，提高校檔案館（室）和各單位檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮檔案館（室）的各項(xiàng)功能和作用。加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公網(wǎng)絡(luò)的接口，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，完成各單位向校檔案館（室）的遠(yuǎn)程歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化。

（二）檔案信息資源建設(shè)

充分利用信息化檔案管理軟件，有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化。該項(xiàng)工作可以通過(guò)以下兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：一是由學(xué)校各個(gè)基層單位將本年度產(chǎn)生的歸檔文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，這樣可以減輕檔案部門日常歸檔的工作壓力，又使得學(xué)校各個(gè)部門的文件材料信息能及時(shí)、完整地進(jìn)入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便本單位的有關(guān)人員了解工作情況，同時(shí)加快檔案信息資源網(wǎng)上共享的發(fā)展進(jìn)程。二是檔案部門組織大量人力，通過(guò)人工輸入的方式，將現(xiàn)存檔案案卷目錄轉(zhuǎn)化為機(jī)檢數(shù)據(jù)。根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，保證有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。按照電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件歸檔雙軌制，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)本單位的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理。

（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

要遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)。進(jìn)一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。加強(qiáng)檔案信息建庫(kù)入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為學(xué)校重要信息資源，納入學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公的總體格局中，逐步構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。在校園網(wǎng)信息平臺(tái)上，建立檔案網(wǎng)站，有計(jì)劃地上載開(kāi)放檔案目錄和現(xiàn)行文件目錄，并積極創(chuàng)造條件上載已公開(kāi)的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)。