淺析我國檔案信息分類

【摘 要】檔案信息分類是人們認識、開發(fā)檔案信息的重要方法，隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展與檔案信息資源的廣泛利用，檔案信息分類的標準化就顯得尤為重要。《中國檔案分類法》作為檔案信息分類的通用標準，它是一種重要的檔案信息檢索語言，一方面它為信息資源的組織提供了科學規(guī)則與方法，另一方面它為人們?yōu)g覽并檢索信息提供了有效的途徑。

【關鍵詞】檔案；信息；分類

信息分類法具有兩種含義。其一是指信息分類的方法和技術，依據(jù)邏輯分類原理和對象的特征對特定文獻進行系統(tǒng)揭示和組織的一種方法和手段，包括通過信息分類建立分類檢索系統(tǒng)和檢索工具；其二是指由許多類目根據(jù)一定的原則組織起來的分類體系，并用標一記符號來代表各級類目和固定其先后次序，主要由分類表及分類規(guī)則兩部分組成。信息分類法的主要表現(xiàn)形式是分類表。此處討論的是信息分類法的第二種含義，強調(diào)它是一種依據(jù)。

一、檔案信息分類

分類是使檔案及其信息條理化、系統(tǒng)化的必由之路。檔案分類在中國有很長的歷史，由簡單到復雜、由直觀到抽象，但是一直以檔案實體分類為核心。隨著社會實踐活動的豐富化、社會分工的細化，檔案數(shù)量越來越多、門類越來越細，對實體的單一分類已經(jīng)不能滿足人們對檔案信息的多角度需求，在這種需求不斷上升的情況下，檔案信息分類孕育而生。

檔案信息分類并不是對檔案的原始載體進行分類，而是對依附在載體上的原始信息進行分類。對檔案原始載體的科學有效分類最大限度的保留了檔案的原始記錄性，使實體有序化和系統(tǒng)化，但是實體分類只是一種管理手段，管理的最終目的是為了滿足人們對檔案的利用需求，即對檔案信息的需求。黝因此，需要針對檔案信息開展信息分類工作。這一過程具體是在編制檔案檢索工具的時候進行的，通過對檔案文件的著錄、標引，然后將形成的條目按一定的分類規(guī)則組織起來，分類目錄即是信息分類的成果。

二、檔案信息分類標準

檢索問題一直是檔案工作現(xiàn)代化的核心問題，而一個好的檢索系統(tǒng)的基礎是存儲庫內(nèi)容的組織，即每一件材料的編碼，庫存的排列。檔案信息檢索并不是直接檢索實體檔案，而是檔案著錄、標引后形成的一個個條目。檔案標引以及這些這些條目的排列都需要規(guī)則、一個通用的標準，即檔案信息分類標準。它的制訂，是為了建立全國統(tǒng)一的檔案檢索體系，有利于實現(xiàn)檔案分類檢索方法的標準化，這不僅是檔案工作標準化的關鍵內(nèi)容，“也是實現(xiàn)檔案管理和檢索利用現(xiàn)代化的必要條件?！?/p>

檔案信息分類標準又可稱為檔案信息分類法，它體現(xiàn)的是一種文獻的分類體系，就是表達一系列概括檔案內(nèi)容與事物的概念及其相互之間關系的概念標識系統(tǒng)，運用概念限定與概念劃分的原理，將概括檔案內(nèi)容與事物的各種類目組成一個縱向?qū)訉与`屬、橫向并列列舉的等級結構，既體現(xiàn)類目的從屬關系，又體現(xiàn)類目的并列關系。傳統(tǒng)的文獻信息分類標準都是采用體系分類法。

三、《中國檔案分類法》的功能分析

《中國檔案分類法》是我國唯一一部全國統(tǒng)一使用的檔案信息分類標準。隨著國家檔案管理現(xiàn)代化設想的實施，檔案工作標準化這一基礎建設成為重點工作?！吨袊鴻n案分類法》編制的主要任務是“探尋我國檔案信息資源內(nèi)在有的有機聯(lián)系，以此建立檔案信息的分類體系，并根據(jù)這一種分類體系確定每一件、卷檔案所記述信息的相對位置。在實際工作中則主要體現(xiàn)為對檔案進行分類標引、組織分類目錄、建立目錄、咨詢中心?！盪這個過程即是使用分類檢索語言編制分類檢索工具，實現(xiàn)檢索目的。具體說來，就是先將檔案信息按內(nèi)容性質(zhì)的不同予以系統(tǒng)化、條理化的處理，并借用《中國檔案分類法》進行描述，使檔案材料獲得分類標識，形成分類目錄，然后通過對集中在分類目錄中的信息的不同類別的辨認、比較，將所需的信息查找出來。

《中國檔案分類法》主要用于檔案分類標引，編制分類目錄，實現(xiàn)檔案信息的分類與檢索。分類目錄是檢索型目錄的主要形式，它的特點是系統(tǒng)性和嚴密性。它打破了全宗、案卷等館藏結構的限制，提供了一個更為廣泛的檢索范圍，而且分類目錄按類目的邏輯次序，從總到分，形成嚴密地號碼標識體系。一般情況下，采用卡片的格式來編排分類目錄，將分類號相同的卡片條目集中在一起，依照分類號碼的順序排列，構成分類目錄體系，檢索的時候按類目逐級查找。

四、《中國檔案分類法》存在的問題

1.類目體系不夠清晰，應變性不好

《中國檔案分類法》是一種檔案檢索語言，由語匯和語法組成，即一個個的分類類目及其之間的相同、相關、等級關系組成。這些類目按固定的順序組織排成一個樹型結構，較好地反映了類目之間的縱向關系，但是類目之間相互交叉滲透的橫向關系卻得不到完善的表達，事物本身所存在的多方面聯(lián)系與體系分類法的單線排列之間產(chǎn)生了矛盾。成千上萬的類目，有些相互關聯(lián)，有些彼此相似，有些名異實同，人們在使用分類表時，很難清楚的分辨這些類目具體在什么位置，它們之間又存在著怎樣的關系，甚至根本就不知道它們的存在，這將花費分類人員大量的時間去查找、分析和研究，刁一能做出確切的判斷。

2.類目設置固定，缺乏彈性

分類體系是一個具有內(nèi)在聯(lián)系的邏輯系統(tǒng)，這個系統(tǒng)包容的是現(xiàn)有的及將要產(chǎn)生的一切檔案文獻。它必須充分考慮檔案信息分類的特點、檔案信息集中的程度以及檔案分類檢索效率。這就要求分類法的類目設置既要保持相對的穩(wěn)定性，斃夠容納歷史文獻；又必須充分體現(xiàn)一定的動態(tài)性，能及時地反映新事物，與檔案文獻的發(fā)展相協(xié)調(diào)。

3.分類體系的瀏覽、檢索入口單一

體系分類法是層層隸屬的樹形結構，具有很好的導航功能，但是也存在缺陷。分類表是由10萬個類目組成的龐大系統(tǒng)，這種分類體系的熟悉需要時間，如果要檢索較低級位的類目，必須要從一級類目入口，按等級順序查找所要類目，這種線性結構雖有較高的檢準率，卻降低了使用效率和便捷度，影響用戶對分類檢索的忠誠度。分類表較為單純，只提供一個檢索入口，用戶只能從按照職能劃分的基本大類入手，抽絲剝繭，找到檔案信息所包含的主題概念，而且這種單程線性的關系不能一次性檢索到所有相關主題概念，從而在查找過程中加大分析了主題與類目匹配分析的工作量。

五、《中國檔案分類法》的發(fā)展趨勢

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術與存儲技術的高速發(fā)展及其廣泛應用，檔案信息的處理、組織、存儲過程將走向自動化。檔案信息的表達與研究同現(xiàn)代信息技術的應用相結合，使得整個信息系統(tǒng)越發(fā)智能化，概念、詞語、事物這些因子連接起來形成一個多維、網(wǎng)狀的信息組織結構，完成對浩繁蕪雜的檔案信息的過濾與尋航。分類法的設計是整個信息服務的一個重要環(huán)節(jié)，它的未來發(fā)展方向決定了檔案信息的組織與利用。

由于《中國檔案分類法》按時期編制了四個分類表，為了減小一體化詞表的編制困難，可以采取分而治之的辦法，仍然按不同時期分別編制四個一體化詞表，供不同時期的檔案信息分類使用。隨著電子版的研究與開發(fā)，這種一體化詞表的研究將更深入，功能也更完善。

檔案信息分類標準的制訂不僅將有助于規(guī)范和完善檔案信息分類，使檔案界面對海量信息的增長有更好的交流與共享的工具，還將對促進檔案信息利用產(chǎn)生巨大影響。檔案分類體系的設計或規(guī)劃，必須同己有的老的設施以及現(xiàn)有的世界的標準銜接起來。一套完善的并被認可的分類體系，可以為人們檢索浩如煙海的檔案文獻乃至茫無頭緒的信息，建立一條既便捷又可靠的時光通道。那些被記錄下來的人類社會實踐中創(chuàng)造的、以及還在不斷創(chuàng)造著的精神財富，借助這樣的分類體系形成了一套獨特的知識結構，人類千百年累積的記憶，在不同的層面不同的視角下被組織、挖掘與描述，在歷史中尋找知識的人們就不會在光陰與信息的交錯中迷失。