論高校教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的重要性

摘 要： 教學(xué)秘書是高校系級教學(xué)管理的主要力量之一，教學(xué)秘書的工作在線教學(xué)管理和高校教學(xué)評估工作中起著十分重要的作用。本文旨在通過論述教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，談?wù)劷虒W(xué)秘書應(yīng)該具備的能力及其在高職院校教學(xué)管理的重要性。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 工作內(nèi)容 高職院校教學(xué)管理

高職院校的教學(xué)管理工作是整個學(xué)校的教學(xué)行政工作的重要組成部分，在學(xué)校實現(xiàn)辦學(xué)目的的過程中起到特殊且十分重要的作用。高職院校的教學(xué)管理隊伍包括各學(xué)院主管教學(xué)的院長、各系主管教學(xué)的副主任、教務(wù)處管理人員和教學(xué)秘書，其中，教學(xué)秘書是高職院校的教學(xué)管理隊伍的重要組成部分。

一、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

（一）教學(xué)檔案的管理

教學(xué)檔案的管理是學(xué)院檔案管理的重要組成部分，主要是負責(zé)對教學(xué)計劃、教師業(yè)務(wù)檔案和考試試卷等文件資料的建檔和保存。在學(xué)期初，收集各門課程的授課計劃、教案和教學(xué)聘任書。在學(xué)期中，對學(xué)生評教意見進行反饋、總結(jié)教師評學(xué)。在學(xué)期末，對教學(xué)大綱、考試試卷、備課筆記、畢業(yè)論文及教師教學(xué)科研成果等教學(xué)資料進行管理。

（二）教學(xué)日常工作的管理

教學(xué)秘書日常的教學(xué)管理工作主要有：下達教學(xué)任務(wù)并對所下達任務(wù)進行合理安排，有效完成教學(xué)任務(wù)的任務(wù)聘任工作；下發(fā)排課的特殊要求通知，收集排課、多媒體教室的使用申請表，順利完成課表的編排工作；提前完成上課所需要使用到的材料（如課表、進程表、教材等材料）的下發(fā)，及時做好教師的調(diào)、停課安排，組織安排學(xué)期考試，以及學(xué)生的學(xué)籍注冊，保證教學(xué)工作的順利進行。積極組織召開教師和學(xué)生座談會，對教師的調(diào)、停課進行統(tǒng)計，申報并統(tǒng)計教師的科研項目，做好教學(xué)會議的記錄，下發(fā)英語、計算機等級考試通知以保證報名繳費工作的順利進行，組織安排學(xué)生的英語計算機等級考試，做好下學(xué)期公選課的申報工作。除了這些日常教學(xué)工作之外，還要組織安排學(xué)生評教、教師評學(xué)、督導(dǎo)評課等評估工作，及時進行教學(xué)情況的通報，做好考試試卷的收集及印刷工作。學(xué)期結(jié)束后，還要完成學(xué)生成績的錄入工作，以及收集和整理教師的教案、授課計劃、備課筆記，整理和歸檔學(xué)生的實驗報告、畢業(yè)論文等工作。

（三）教學(xué)信息傳遞的管理

上情下達、下情上傳的信息傳遞工作是教學(xué)秘書的重要工作之一，即對校領(lǐng)導(dǎo)、教育主管部門所下達的各項方針政策、規(guī)章制度能做到及時、準確且完整地傳達給各院系的各教研室及全體師生，為了能夠快速、有效且準確地傳遞相關(guān)信息，一般都需要教學(xué)秘書建立一個信息傳遞體系并對其進行管理。在傳遞信息時，信息傳遞的方式可以多種多樣，一般都采用教師、學(xué)生QQ群、電子郵件、飛信及紙質(zhì)稿件等形式。教學(xué)秘書作為信息的管理者，必須做好信息的更新工作，并利用信息平臺及時進行溝通和協(xié)調(diào)。

（四）教學(xué)考務(wù)工作的管理

所謂的考務(wù)工作是指學(xué)期初的補考、英語及計算機的等級考試、學(xué)期末的結(jié)課考試等考試的安排工作。在考試前，教學(xué)秘書要做好考試科目的精確統(tǒng)計，將通知下發(fā)到各個相應(yīng)的班級，制定考試時間、地點的安排表，根據(jù)各個班級的具體人數(shù)確定考試的教室及監(jiān)考人員，組織學(xué)生進行考風(fēng)考紀的教育，審核學(xué)生的考試資格，為暫時不能參加考試的學(xué)生辦理好緩考手續(xù)，隨機編制學(xué)生的考試號，讓每個學(xué)生在參加考試時按照考試號就座。在考試進行過程中，進行考場的巡視工作，加強考場的紀律，按要求解決考試過程中所發(fā)生的突發(fā)事件。在考試結(jié)束之后，通知各任課教師及時完成試卷的批閱、學(xué)生成績的錄入工作。

（五）教學(xué)質(zhì)量的管理

教學(xué)秘書在平時，就要廣泛地收集來自學(xué)生、教師及督導(dǎo)組專家等的信息，及時傳達督導(dǎo)組專家的聽課意見，及時反饋學(xué)生評教的意見給任課教師，對教師的教學(xué)質(zhì)量進行全面的評議和科學(xué)的分析，并對評教評學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)及時進行反饋，對教學(xué)運行的全過程實施全程的質(zhì)量監(jiān)控。[1]

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

（一）信息處理的能力

學(xué)校的教學(xué)事務(wù)繁重而瑣碎，教學(xué)秘書面對著這大量的信息、資料和文件要及時理出頭緒，分清輕重緩急。雖然工作繁雜，卻是有章可循的。教學(xué)秘書可以按照“急事急辦、特事特辦、獨立完成工作協(xié)調(diào)”的原則，做到事前有計劃有余地對手頭上的工作進行分門別類的整理，還應(yīng)當(dāng)考慮到各院系與學(xué)校整體的關(guān)系，根據(jù)實事情的緊急性、實效性的不同，對不同的材料進行分類和存檔，做出合理安排，并及時上報領(lǐng)導(dǎo)批準。

（二）管理能力

教學(xué)秘書可以說是教學(xué)工作最基礎(chǔ)的管理者和執(zhí)行者，在日常教學(xué)的管理工作中一定要認真且果斷，制定一定的工作流程，簡化事情，做到更好地服務(wù)學(xué)生和教師。教學(xué)秘書在繁雜的教學(xué)管理工作中，還應(yīng)時刻保持頭腦清醒，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決，本著客觀、公正的態(tài)度處理事情，加強各個環(huán)節(jié)的督促與檢查，充分發(fā)揮自己的管理才能，以保證教學(xué)工作能夠有序地進行。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書的重要工作之一就是信息的傳遞，在這過程中，教學(xué)秘書就該做好溝通協(xié)調(diào)工作。教學(xué)秘書于各個部門、各個方面的人員交流信息，既要聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)又要聯(lián)系各個部門，同時還要聯(lián)系全體教職工和學(xué)生，肩負著教學(xué)安排的重任，由于不同的教學(xué)秘書有著不同的個性，其工作的內(nèi)容也不盡相同，所形成的文化氛圍也是不同的，要根據(jù)各個目標(biāo)全體的具體情況，本著“靈活性和原則性相結(jié)合”的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方法。[2]

（四）現(xiàn)代化辦公能力

隨著信息化時代的到來，計算機被普遍應(yīng)用在工作中，使得工作變得更加快速、有效。能夠熟練使用現(xiàn)代辦公軟件是作為教學(xué)秘書所必須具備的能力之一，在繁瑣的教學(xué)工作中，計算機的應(yīng)用能有效簡化管理工作。教學(xué)秘書要熟練地使用現(xiàn)代化辦公軟件，教務(wù)管理系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)庫，快速有效地處理相關(guān)事務(wù)，節(jié)省工作時間，提高工作效率，更好地服務(wù)于學(xué)生與教師。

三、教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用

教學(xué)秘書的作用顯而易見，在高職院校教學(xué)的開展和實施過程中，處處都離不開教學(xué)秘書的身影。其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）教學(xué)秘書是連接上下級及各部門的橋梁

教學(xué)秘書在各院系的教學(xué)管理過程中，應(yīng)當(dāng)在主管領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生之間起到橋梁的作用，因為教學(xué)秘書既是學(xué)校教學(xué)管理制度的執(zhí)行者，又是各院系教學(xué)活動的安排、落實和檢查的承擔(dān)者。一個優(yōu)秀的教學(xué)秘書，應(yīng)始終保持著與主管領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生之間的密切聯(lián)系，將單位的相關(guān)決策和專管領(lǐng)導(dǎo)的指示及時的傳達給任課教師和學(xué)生，已得到及時落實。同時還要將任課教師和學(xué)生的意見、建議和要求及時地向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，真正地起到一個溝通上下級的橋梁的作用，以保證教學(xué)工作的順利進行。[3]

（二）教學(xué)秘書是教學(xué)各個環(huán)節(jié)正常進行的重要保障

教學(xué)環(huán)節(jié)主要包括教學(xué)任務(wù)的下達，授課教師的確定，上課教室的分配，以及學(xué)生課表的制定等。教學(xué)任務(wù)是由教務(wù)處下達的，授課教師是由各個專業(yè)確定的，上課教室由教學(xué)秘書根據(jù)教務(wù)處統(tǒng)籌安排的教室進行分配的，學(xué)生的課表也是由教學(xué)秘書制定的。在這些環(huán)節(jié)中，每一個小環(huán)節(jié)都是不容忽視的，都必須經(jīng)過教學(xué)秘書的認真核實，如果其中一個環(huán)節(jié)出錯，將會影響到真?zhèn)€教學(xué)過程的正常開展。[4]所以，這就要求教學(xué)秘書認真地做好各個環(huán)節(jié)的把關(guān)工作。

（三）教學(xué)秘書是教學(xué)信息管理工作的落實者

教學(xué)秘書要做好教學(xué)管理中統(tǒng)計報表、基本數(shù)據(jù)的整理工作、收發(fā)教學(xué)管理文件、資料的歸檔和保存工作、制訂各個專業(yè)的教學(xué)計劃、記載重要的科研活動、記錄并統(tǒng)計教學(xué)研究項目和成果、總結(jié)教學(xué)工作及各項教學(xué)經(jīng)驗材料的整理和歸納。

（四）教學(xué)秘書是主管領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀

教學(xué)秘書直接管理教學(xué)事務(wù)，所獲取的信息快捷且可靠，可以及時地糾正教學(xué)過程中任務(wù)執(zhí)行的偏差，還能夠及時地向院系領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)部門反饋相關(guān)計劃的實施狀況及在實施過程中所出現(xiàn)的問題，使教學(xué)部門的領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門能夠迅速準確地做出相應(yīng)的調(diào)整。

四、結(jié)語

高校教學(xué)秘書的工作所涉及的內(nèi)容十分廣泛且瑣碎、綜合性較強。在高職院校的教學(xué)管理過程中起到聯(lián)系上下級和各院系部門的橋梁作用，保障了教學(xué)各個環(huán)節(jié)的正常進行，是教學(xué)信息管理工作的落實者，同時還是主管領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀?？梢?，教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理工作中的作用十分重要。

參考文獻：

[1]楊娟.淺談高職院校教學(xué)秘書工作[J].北方經(jīng)貿(mào)，2010.

[2]盛蕾.論教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2011，（12）.

[3]遲俊.輪高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，（12）.

[4]李茗芬.淺析教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實施中的作用及任務(wù)[J].工作實務(wù)交流，2012：236.