淺談文書(shū)檔案新的立卷方法

諸春花

摘 要：在科學(xué)技術(shù)日新月異發(fā)展的信息時(shí)代，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論要進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和概括，打破其不合理的內(nèi)容，確立和發(fā)展其科學(xué)的原則、方法。傳統(tǒng)的立卷方式難以適應(yīng)這一形勢(shì)的需要，推行立卷改革將成為一種趨勢(shì)。以“件”為保管單位進(jìn)行檔案整理是切實(shí)可行的，是一種創(chuàng)新的做法，也是一種先進(jìn)的管理方式，能夠節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，大大提高了歸檔工作的效率，符合檔案發(fā)展的趨勢(shì)與國(guó)際接軌。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；立卷；改革

在科學(xué)技術(shù)日新月異發(fā)展的信息時(shí)代，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論要進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)和概括，打破其不合理的內(nèi)容，確立和發(fā)展其科學(xué)的原則、方法。檔案整理理論是檔案管理理論的核心，它直接影響著整理實(shí)踐的發(fā)展及其它管理環(huán)節(jié)理論的確立和實(shí)踐技術(shù)。因此，要對(duì)檔案管理理論進(jìn)行改革。

隨著社會(huì)的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)、掃描儀等一系列現(xiàn)代化設(shè)施進(jìn)入文件形成與管理領(lǐng)域，自動(dòng)化進(jìn)程明顯加快，傳統(tǒng)的立卷方式難以適應(yīng)這一形勢(shì)的需要，推行立卷改革將成為一種趨勢(shì)。

一、文書(shū)檔案立卷改革的必要性

“卷”改“件”是檔案部門面向計(jì)算機(jī)時(shí)代的一種選擇，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化有著重要的意義，使檔案管理能夠跟得上計(jì)算機(jī)發(fā)展的時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號(hào)、檢索以及存儲(chǔ)上具有明顯的優(yōu)勢(shì)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文檔一體化管理的理念正在不斷地為人們所接受。這是因?yàn)榕c傳統(tǒng)的文書(shū)立卷相比，它更具有科學(xué)性和可操性。以“件”為保管單位與“文檔一體化管理”有相同的管理基礎(chǔ)，符合“文檔一體化管理”

要求。

傳統(tǒng)的檔案管理，強(qiáng)調(diào)檔案的立卷管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，由于強(qiáng)調(diào)立卷，使工作流程非常繁瑣。首先要對(duì)文件進(jìn)行實(shí)體分類，然后按問(wèn)題、重要程度、保管期限排列卷內(nèi)文件，編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)，編制卷內(nèi)文件目錄。這些工作環(huán)節(jié)，可是說(shuō)是“費(fèi)力不討好”的工作程序。組卷時(shí)，要對(duì)卷內(nèi)文件編流水頁(yè)號(hào)，文件原始的頁(yè)號(hào)作廢；對(duì)稍大載體的檔案進(jìn)行裁剪，不注意還會(huì)把重要內(nèi)容裁掉；沒(méi)有裝訂線的文件，還要貼邊，這些都破壞了檔案的原始狀態(tài)甚至檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。組卷后，為利用者提供復(fù)制利用時(shí)，有時(shí)必須拆卷復(fù)印，否則復(fù)印內(nèi)容不全，且容易泄密。

立卷難是大家的共識(shí)。由于傳統(tǒng)立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工勞動(dòng)難度大，尤其是案卷組合和案卷提名的擬寫(xiě)。一個(gè)案卷的質(zhì)量高就在于卷內(nèi)文件涉及相關(guān)問(wèn)題要具有一定的聯(lián)系，聯(lián)系越緊密問(wèn)題越集中，案卷就越容易成立，標(biāo)題也比較好擬。反之，卷內(nèi)文件之間聯(lián)系很少，該卷就成了雜卷，任何概括性標(biāo)題都無(wú)法如實(shí)反映案卷的全貌。

傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法已不適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法必須改革，包括立卷不裝訂，按時(shí)間排、隨辦隨歸，采用單份文件歸檔將是我們改革的方向，是適應(yīng)未來(lái)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化和檔案管理現(xiàn)代化需要，符合文檔一體化發(fā)展的趨勢(shì)。我們撫順石化公司也要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行文書(shū)檔案立卷方法。

我認(rèn)為以“件”為保管單位的文書(shū)立卷方法是最為科學(xué)、最能從根本上改變文書(shū)立卷工作難、繁、緩現(xiàn)象，是今后檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)。

二、文書(shū)檔案立卷改革的可操作性

與傳統(tǒng)的立卷方法相比，以“件”為保管單位的立卷方法，占有很大優(yōu)勢(shì)。首先，它幾乎消滅了文書(shū)立卷過(guò)程中最落后的手工勞動(dòng)。由于不裁、不訂、不組卷，最大限度地減輕了部門立卷人員和檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度；其次，立卷工序的簡(jiǎn)化，大大降低了檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)難度；第三，由于大量使用計(jì)算機(jī)檢索，簡(jiǎn)化了檢索手段，極大地提高了檢索速度和檔案的查準(zhǔn)率、查全率；第四，采用以“件”為保管單位的立卷方法后，文件目錄和檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，降低了檔案管理軟件的編輯難度；第五，由于不裁不訂不打頁(yè)碼，就不必再購(gòu)置卷皮、線繩、切紙刀、打號(hào)機(jī)等檔案專用品，為企業(yè)節(jié)約了開(kāi)支；第六，由于不裁不訂，保持了檔案的原有面貌，而且單份材料便于復(fù)制和利用，增強(qiáng)了檔案保密性。

三、改革文書(shū)立卷方法，具體操作步驟

第一步，由檔案部門將應(yīng)歸檔材料按黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理分成四大類，稱為一級(jí)類目。在一級(jí)類目下按問(wèn)題設(shè)二級(jí)類目，然后依據(jù)檔案保管期限的劃分原則，以“件”為保管單位劃分保管期限，再將內(nèi)容相關(guān)的檔案材料在同一二級(jí)類目下按永久、長(zhǎng)期、短期排序；

第二步，文件整理必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這也是檔案有別于圖書(shū)、情報(bào)及其它信息的最本質(zhì)屬性。文書(shū)檔案立卷改革是對(duì)檔案工作外在的、具體的方式方法的改變，對(duì)基本的、客觀的檔案工作規(guī)律不能違背。文件正本與定稿為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來(lái)文與復(fù)文作為一件。采用燕尾夾或者包朔回形針固定。固定時(shí)，正文在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。

第三步，歸檔文件應(yīng)逐件填標(biāo)識(shí)符號(hào)，在文件首頁(yè)右上角的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，歸檔章內(nèi)設(shè)中國(guó)石油撫順石化公司洗滌劑化工廠、存檔號(hào)等字樣，存檔號(hào)由全宗號(hào)、類號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)組成。

第四步，歸檔文件應(yīng)件編目。歸檔文件的編目，按照“中油檔案信息管理系統(tǒng)軟件”的格式要求進(jìn)行錄入，歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、保管期限等項(xiàng)目。

第五步，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，件數(shù)要適度，并填寫(xiě)檔案盒盒脊、備考表項(xiàng)目。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，采用單份文件歸檔，歸檔程序的簡(jiǎn)化，使文書(shū)檔案的歸檔工作不再成為一項(xiàng)繁瑣而艱巨的工作。以件為單位存放，意思是將每份文件作為一個(gè)獨(dú)立實(shí)體進(jìn)行歸檔、利用等工作，方便利用、復(fù)制，便于鑒定。以“件”為保管單位進(jìn)行檔案整理是切實(shí)可行的，是一種創(chuàng)新的做法，也是一種先進(jìn)的管理方式，能夠節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，大大提高了歸檔工作的效率，符合檔案發(fā)展的趨勢(shì)與國(guó)際接軌。

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，文書(shū)檔案工作本身和社會(huì)對(duì)檔案信息的需求兩方面都會(huì)促進(jìn)文書(shū)檔案工作的改革和發(fā)展，這就要求我們要堅(jiān)持原則，遵循文書(shū)檔案工作的基本規(guī)律，要用創(chuàng)新思維，在實(shí)際工作中不斷研究和探索，使文書(shū)檔案工作逐步走向完善。

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