淺談城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

宋曉蘭

隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家的標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)也在不斷深入推進(jìn)，《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》中指出“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在建設(shè)中國特色社會主義中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項(xiàng)重要政策，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。”這一論斷闡明了標(biāo)準(zhǔn)化在當(dāng)今社會發(fā)展中的地位和作用。標(biāo)準(zhǔn)化普遍存在于人類社會中，并以滲透到經(jīng)濟(jì)、科技、檔案及城市建設(shè)等各個方面，正是由于標(biāo)準(zhǔn)化的存在，人們才能有秩序、科學(xué)合理地進(jìn)行互相和組織生產(chǎn)，否則將會出現(xiàn)無章可循，重復(fù)繁雜的混亂局面。

近年來，城市建設(shè)檔案工作正在進(jìn)步完善和發(fā)展，城建檔案是科技檔案的組成部分，是城市建設(shè)各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄，它同其他工作一樣，也需制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，作為開展工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。本人通過學(xué)習(xí)和多年的檔案工作實(shí)踐，對城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化問題有了初步的認(rèn)識，在此就城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重大意義及制定城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)需解決的幾個問題做些粗淺的探討。

一、城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義

（一）城建檔案設(shè)備和管理手段的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展迫切需要標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化即：科學(xué)的制定、貫徹修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。城建檔案工作要求城建檔案館各工作環(huán)節(jié)之間即有嚴(yán)密的分工，又有密切的合作，必須保持高度的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)一致，標(biāo)準(zhǔn)化在這里就是不可缺少的紐帶。假如沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化作為依據(jù)，各自為政，各行其是，必然會出現(xiàn)互不協(xié)調(diào)，互不銜接、互不配套的混亂狀況。例如：現(xiàn)代化建設(shè)使城建檔案越積越多，為節(jié)省空間，保護(hù)元件，更好的開展咨詢利用，檔案縮微化已成為發(fā)展方向?？s微化使用的設(shè)備，要求生產(chǎn)者和使用者在技術(shù)、規(guī)格等方面互相銜接和一致。現(xiàn)在我們使用的器材等設(shè)備大都不是一個廠家生產(chǎn)的，如沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，則不能配套成龍，無法工作和交流。另外，現(xiàn)代化技術(shù)已進(jìn)入到檔案管理中，給檔案管理提出了更高的要求。如：當(dāng)前電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，軟件的通用化、標(biāo)準(zhǔn)化也提到了議事日程。所以城建檔案工作現(xiàn)代化程度越高，越需要標(biāo)準(zhǔn)化。而標(biāo)準(zhǔn)化的相應(yīng)發(fā)展，又能促進(jìn)現(xiàn)代化。從這個意義上說，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就無法實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。

（二）城建檔案的科學(xué)管理需要標(biāo)準(zhǔn)化

城建檔案科學(xué)管理要求做到：管理機(jī)構(gòu)高效化、方法科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，建立起符合城建檔案規(guī)律特點(diǎn)的科學(xué)管理制度，制定一系列標(biāo)準(zhǔn)，使城建檔案工作的各個環(huán)節(jié)都按標(biāo)準(zhǔn)化的要求來進(jìn)行。所以科學(xué)管理制度的形成都要以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)。如：制定接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)，以確保進(jìn)館檔案的質(zhì)量；制訂整理、鑒定等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案規(guī)范化。如果我們不搞標(biāo)準(zhǔn)化，不按標(biāo)準(zhǔn)去做，將會出現(xiàn)工作質(zhì)量低劣、返工費(fèi)時等現(xiàn)象。有的單位對檔案工作不重視，由于不懂標(biāo)準(zhǔn)，各種檔案雜亂無章的堆放在一起，誰要誰去拿，有的檔案連管理人員都不知放在哪里，在急需檔案的情況下找不出來，造成了人力物力的浪費(fèi)。自有了標(biāo)準(zhǔn)化條例，檔案工作都按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，制定了各項(xiàng)制度，按檔案標(biāo)準(zhǔn)化的要求逐類管理，現(xiàn)在如有人找檔案，就能在很短的時間內(nèi)，及時準(zhǔn)確的滿足用戶要求。所以，標(biāo)準(zhǔn)化以統(tǒng)一的、科學(xué)的狀況代替了混亂的、不合理的狀況，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理就要求城建檔案工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)

檔案工作中的組卷、分類、劃分期限等工作，在檔案工作中都是周而復(fù)始的進(jìn)行著，雖然在具體對象和工作內(nèi)容上有差異，但在質(zhì)量要求上都是相同的。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作質(zhì)量就能得到可靠地保證，標(biāo)準(zhǔn)化是質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，而質(zhì)量管理又利于標(biāo)準(zhǔn)化的貫徹，標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于質(zhì)量管理全過程。

（四）搞好標(biāo)準(zhǔn)化對節(jié)約人力物力有重要作用

以我們系統(tǒng)各單位整理檔案為例：過去由于案卷質(zhì)量沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個檔案管理人員按照自己的認(rèn)識和理解去組卷，在案卷的鑒定、裝訂、整理及規(guī)格尺寸沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可遵循，以致造成案卷質(zhì)量低，每次檢查驗(yàn)收檔案進(jìn)館時，都有相當(dāng)不符合規(guī)定要求，必須進(jìn)行返工重新整理，即浪費(fèi)了人力財(cái)力，有不利于檔案的保護(hù)。再如：檔案裝具是管理檔案的基本設(shè)備，也是一筆較大的開支。長期以來我們箱、柜、廚等，品種規(guī)格及式樣即不統(tǒng)一，而且價(jià)格較貴，如能對裝具進(jìn)行統(tǒng)一，制定出科學(xué)先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)合理的標(biāo)準(zhǔn)，組織專業(yè)廠家按標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)，將會降低造價(jià)，節(jié)約人力物力，并能加速裝具現(xiàn)代化。

（五）標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案管理效率的關(guān)鍵

目前，查找檔案的效率是根據(jù)工作人員對檔案的熟悉程度而定，但隨著檔案的增多，時間的延長，人員的更替，單靠熟悉是滿足不了現(xiàn)代建設(shè)要求的，必須靠科學(xué)的分類和檢索才能永久而可靠。另外，案卷的規(guī)格尺寸、目錄的格式如沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)館后的檔案就會雜亂而影響排列和利用。在立卷中也經(jīng)常碰到有人用非標(biāo)準(zhǔn)重要紙條批寫文件，在裝訂線以外修改文件，用鉛筆批改文件等現(xiàn)象，我們不得不進(jìn)行裱糊等技術(shù)處理，這樣既費(fèi)時又影響質(zhì)量。所以，要提高工作效率，必須使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

檔案管理工作具有較強(qiáng)的實(shí)踐性，在制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中，要以檔案管理的理論和實(shí)踐為基礎(chǔ)，把成功的肯定下來，失敗的加以否定，最后形成準(zhǔn)則，這樣的標(biāo)準(zhǔn)才具有先進(jìn)性，科學(xué)合理性?？梢灶A(yù)料，隨著檔案標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行，將會推動城建檔案管理的理論研究，促使城建檔案事業(yè)獲得新發(fā)展。

二、城市檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中要解決的幾個問題

（一）建立一支專門的標(biāo)準(zhǔn)化研究隊(duì)伍

長期以來，由于標(biāo)準(zhǔn)化的重要性沒能引起普遍重視，因此城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化尚無全面的規(guī)劃，只限于應(yīng)付工作的需要，所以必須建立一支專門的研究隊(duì)伍，根據(jù)城建檔案的特點(diǎn)，有計(jì)劃有步驟的開展

工作。

（二）及時制定出科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)

制定標(biāo)準(zhǔn)必須深入檔案工作中調(diào)查研究，摸準(zhǔn)情況。如不下一番功夫，盲目制訂出來，勢必脫離客觀實(shí)際，不便于貫徹實(shí)施，但拖拖拉拉制訂過晚，也會使檔案工作無章可循，必然給工作造成損失，趕不上城鄉(xiāng)建設(shè)的新步伐。城建檔案是城鄉(xiāng)建設(shè)中形成的原始記錄，不是事后另行編寫的，其來源和形成有其自己的特點(diǎn)，管理方法獨(dú)具特色。因此在制定標(biāo)準(zhǔn)時，對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行協(xié)調(diào)，使其內(nèi)部之間既適應(yīng)又

銜接。

（三）加強(qiáng)宣傳

使城建系統(tǒng)的干部職工了解標(biāo)準(zhǔn)化及其標(biāo)準(zhǔn)化對城鄉(xiāng)建設(shè)的重要作用，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是大家的事情，不只是檔案工作人員才能做好的。只要城建干部職工人人重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，城建檔案管理一定會更適應(yīng)新形勢的發(fā)展和需用。

總之，城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作是為歷史負(fù)責(zé) ，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為未來著想。全社會應(yīng)該理解支持城建檔案工作重視標(biāo)準(zhǔn)化工作，讓城市建設(shè)有底可查，讓城市的血管清晰明了。