提高檔案管理科學(xué)化水平的方法對策

摘 要：在新的形勢下，如何提高檔案管理的科學(xué)水平正在成為各級檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文主要從檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢、目前檔案管理存在的問題及提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑三個(gè)方面來論述檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；提高

檔案管理是一門不斷發(fā)展的系統(tǒng)管理工程，如何檔案管理不能跟隨科技的發(fā)展與社會進(jìn)步的步伐一同發(fā)展的話，就面臨對相關(guān)的工作造成障礙的后果。現(xiàn)階段，我國正處于市場經(jīng)濟(jì)與經(jīng)濟(jì)全球化快速發(fā)展的時(shí)期，我國的檔案管理工作如果不能滿足新時(shí)期的新的要求與挑戰(zhàn)的話，將勢必制約相關(guān)的事業(yè)發(fā)展。在這種新形勢下，需要對我國檔案管理工作進(jìn)行一定的改進(jìn)，具體體現(xiàn)在要根據(jù)全新的管理理念與科學(xué)的管理方法對我國檔案管理工作的整個(gè)工程進(jìn)行系統(tǒng)化地劃分，以保證我國檔案管理工作可以滿足形勢發(fā)展的需要。

一、我國檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已在我國全國各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)的普遍的應(yīng)用。目前我國的很多企事業(yè)單位的檔案管理工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)作為信息載體的檔案管理方式，檔案管理工作也發(fā)生了許多的變革。目前檔案管理工作的無紙化辦公以及自動化辦公已經(jīng)成為了當(dāng)前發(fā)展的最新趨勢，并對我國檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響。檔案管理工作的無紙化辦公以及自動化辦公的實(shí)施的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的最終目的需要一定數(shù)量的檔案館藏資料，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)與不同檔案館的通力合作增加館藏，從而使檔案資料大量豐富。計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)為檔案信息的共享提供了重要的途徑與方法，通過互聯(lián)網(wǎng)，可以將檔案信息的共享范圍大幅度的增加。遠(yuǎn)值大洋彼岸的相關(guān)檔案信息的需求者也可以在極短的時(shí)間內(nèi)獲取資料。這一技術(shù)可以在根本上解決了檔案管理工作中的一大難題，是檔案管理更加便捷，查閱資料也變得非常方便。

二、我國檔案管理工作存在的問題

本文認(rèn)為目前我國檔案管理工作中存在一些問題，這些問題嚴(yán)重制約著我國檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。這些問題主要集中在相關(guān)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作的重視程度不夠，相關(guān)檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低，我國部分單位檔案管理手段比較落后等這幾個(gè)方面。

相關(guān)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作的重視程度不夠，這一個(gè)問題在我國許多的企事業(yè)單位中普遍的存在。由于相關(guān)人員的檔案管理意識的模糊，很多相關(guān)檔案資料上交的拖沓與不及時(shí)，從而造成單位中各個(gè)時(shí)期的立卷歸檔工作不能按時(shí)的完成，而且由于檔案資料的收集的不完整，很多重要的資料都分散在處、組、室以及相關(guān)工作人員個(gè)人手中。這些情況與問題影響了我國很多單位的檔案管理的系統(tǒng)性與完整性的建設(shè)與發(fā)展。

目前在我國很多的企事業(yè)單位中，相關(guān)檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)呈現(xiàn)出比較低的問題。特別是很多檔案管理從業(yè)人員自身并不是來自與檔案管理專業(yè)，并且研究生學(xué)歷的檔案管理從業(yè)人員的比例非常小。很多檔案管理從業(yè)人員對自身工作的認(rèn)識還不到位，其中存在自己處于邊緣崗位，有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”錯(cuò)誤思想。由于這些錯(cuò)誤觀念的影響，這些檔案管理從業(yè)人員缺乏對自己本職工作的熱愛，不愿意進(jìn)行相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，至于工作中的創(chuàng)新更無從談起。這些問題與我國部分單位檔案管理工作仍受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代體制中工作思想的影響密不可分，在這種影響下，我國很多單位的檔案管理工作停滯不前，對我國檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化現(xiàn)代化的目標(biāo)造成了很大的阻礙。

目前在我國很多的企事業(yè)單位中，相關(guān)檔案管理與保管技術(shù)上還比較落后，很多的檔案管理部門不但沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級，而且相關(guān)的分類裝訂、防火、防蛀等基本工作開展的也很不到位。目前依然有部分單位的檔案管理工作采用原始的手工方式完成檔案的裝訂與保管，并沒有實(shí)現(xiàn)電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)施對檔案信息的集中存儲管理。所以，這些單位的檔案管理工作不但花費(fèi)了較多的人力與物力，而且工作效率還不高，不能滿足檔案管理中長期安全保存與方便使用的要求。從這里可以看出，提高檔案管理的科學(xué)化水平是目前檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的方法研究

為了實(shí)現(xiàn)提高檔案管理科學(xué)化水平目標(biāo)，本文認(rèn)為我國的很多企事業(yè)單位需要注意一下方法。第一，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識，妥善確立檔案工作目標(biāo)。第二，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。第三，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容和管理方式。

強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范檔案管理。檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。應(yīng)充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全。同時(shí)，要針對檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使人們增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。提高人們對檔案重要性的認(rèn)識，依然是檔案管理工作努力的重要方向。

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，也是做好檔案工作的關(guān)鍵，其自身的綜合素質(zhì)水平高低對檔案管理的科學(xué)化水平有著決定性的作用。要保持檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。所以說提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，也是提高檔案管理工作科學(xué)化水平的重要途徑之一。其主要的做法是：一方面定期對檔案管理人員進(jìn)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容圍繞著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用技術(shù)以及信息技術(shù)、和現(xiàn)代化管理理念來開展，確保培訓(xùn)能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現(xiàn)代化檔案管理工作能力和技術(shù)水平。另一方面，加強(qiáng)對檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和塑造，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和學(xué)習(xí)創(chuàng)新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續(xù)發(fā)展提供良好的思想動力。

由于檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價(jià)來確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價(jià)不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。應(yīng)利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保存、管理、利用的一體化。

四、總結(jié)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，提高檔案管理科學(xué)化水平已是必然的發(fā)展趨勢，這是檔案管理的一次革命，也是時(shí)代對檔案管理提出的客觀要求因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)形勢的要求，積極推動檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

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作者簡介

戴晶君（1985—）女，福建廈門人，福建省廈門市物價(jià)局，辦公室檔案員。