淺談檔案收集工作中的文件鑒定

摘 要：文件形成速度的快速增長日益要求在檔案收集工作中進(jìn)一步加強(qiáng)文件鑒定，文件的鑒定要依據(jù)檔案的價值標(biāo)準(zhǔn)和檔案特性來開展。檔案收集工作中在文件整理、歸檔的不同階段都可以開展不同層次的文件鑒定工作。文件的鑒定為檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)，有助于提高檔案的價值和檔案管理水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞： 檔案；文件；鑒定

1 文件鑒定的定義與實(shí)質(zhì)

檔案工作者從與文件形成機(jī)關(guān)的組織、職能、政策、決定、程序、日常工作或其它活動有關(guān)的文件中挑選那些在原來形成文件的目的實(shí)現(xiàn)后具有檔案價值或仍有用的文件。在檔案收集中這種挑選文件的過程實(shí)際上就是文件鑒定。

文件鑒定是對文件系列的來源和特性進(jìn)行全面分析，掌握區(qū)分技術(shù)和挑選技術(shù)，考慮文件行政管理價值、研究價值和檔案價值的過程。美國檔案工作者協(xié)會術(shù)語委員會對鑒定的定義為：根據(jù)文件在現(xiàn)行行政管理、法律和財務(wù)等方面的用途，文件的憑證作用及研究和情報作用，依文件的整理情況以及與其它文件的聯(lián)系而確定文件價值，從而確定文件處置辦法的過程。文件鑒定《檔案術(shù)語詞典》的定義為：行政機(jī)關(guān)對文件的挑選，對文件價值的評定、優(yōu)選、銷毀或處置的過程。

文件鑒定所指向的檔案價值指的是檔案客體的利用價值，滿足社會需求（即主體）的程度，是社會需求對檔案屬性的某種肯定。檔案價值并非檔案天然屬性，它是在主體和客體相互作用中形成的，如果檔案不進(jìn)入實(shí)踐領(lǐng)域，檔案的客觀屬性不會轉(zhuǎn)變成檔案價值。因此，檔案工作者依據(jù)社會未來需要而保留文件，但無意銷毀有價值的文件造成損失或過多保留文件都會阻礙研究工作，因而應(yīng)當(dāng)避免。為避免保留無價值文件或丟失有價值文件，檔案工作者需要了解過去，正確進(jìn)行分析與展望，并預(yù)測將來的社會需要，這就是文件鑒定的實(shí)質(zhì)。鑒定文件的標(biāo)準(zhǔn)一般來源于既定目標(biāo)、工作計劃、鑒定準(zhǔn)則及說明。檔案工作者常援引文件取舍決定的檢驗或文獻(xiàn)、保存文件決定的理論說明等進(jìn)行鑒定。

2 我國檔案工作中文件鑒定的必要性

我國目前檔案工作中由于行政機(jī)構(gòu)文件產(chǎn)生能力增長，庫藏檔案壓力越來越大。面對正在形成中的文件洪流，文件的鑒定、挑選過程可留下真正有價值的文件并避免檔案工作淹沒于文件洪流中。

我國檔案鑒定理論滯后，進(jìn)行檔案鑒定的心理和觀念比較落后，因此存在重收藏、輕鑒定的現(xiàn)象。由于怕錯畏難心理作怪，因此難下大的決心推進(jìn)檔案鑒定工作。檔案工作缺少統(tǒng)籌和規(guī)劃，理論與實(shí)踐缺少結(jié)合，等待觀望居多，不愿或不敢動手，檔案鑒定難，銷毀更難。經(jīng)過鑒定需要銷毀的無價值的檔案和過期檔案由于不敢銷毀，多緩期執(zhí)行而造成巨大浪費(fèi)。

檔案鑒定環(huán)節(jié)的落后已經(jīng)影響到整理、著錄、保管、統(tǒng)計、利用等其它環(huán)節(jié)，從而也影響計算機(jī)管理的推行。

然而文件鑒定是檔案工作的首要職能，是檔案工作的基礎(chǔ)。在美國檔案系統(tǒng)中，檔案館的鑒定職能是使檔案領(lǐng)域成為博學(xué)者專業(yè)圣殿的最重要的原因。鑒定成為檔案優(yōu)化的主要措施，可以改變當(dāng)前檔案質(zhì)量不高而數(shù)量增長過快的局面。通過檔案鑒定與處置最終達(dá)到庫藏檔案精而全的目標(biāo)。

由于文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章都不完善，沒有形成成熟的鑒定理論。日益要求鑒別和處置政策性、決策性和職能性文件的立法和機(jī)構(gòu)。目前主要依靠一般性準(zhǔn)則、全面分析或征詢專家意見進(jìn)行文件鑒定?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》要求研究鑒定、銷毀檔案的程序和方法，做好價值鑒定，實(shí)行永久保管檔案分級管理，機(jī)關(guān)文件開展價值鑒定工作，機(jī)關(guān)歸檔文件保管推行期限表審批制。

3 文件鑒定中的價值標(biāo)準(zhǔn)

文件鑒定中的檔案價值因素一般包括三個方面：1.年代因素，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以文件年代而異，文件的檔案價值、歷史價值、研究價值會隨年代的不同而變化，因此古代、現(xiàn)代和近期不同種類的文件中永久保存的定義就會發(fā)生變化。2.數(shù)量因素，這是文件鑒定中的決定因素，數(shù)量常常決定了文件行政管理的級別和鑒定處理程度，從而對文件組合、系列、匯集級別進(jìn)行評價。3.形式因素，文件形式有個人文稿、公務(wù)文件、出版物、印刷品檔案、照片、錄音、電子文件等，不同的文件形式其鑒定的方法和價值取向也各自不同。

文件鑒定后形成的檔案應(yīng)當(dāng)具有檔案的特性，即職能特性、憑證特性和情報特性，因此檔案工作者在文件鑒定時特別關(guān)注的是文件是否具有憑證價值或情報價值；職能價值屬于文件來源機(jī)關(guān)的原始價值。謝倫博格認(rèn)為文件的第一價值即原始價值，是文件對文件形成機(jī)關(guān)的價值，包括行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和執(zhí)行價值。文件第二價值是其對于其它機(jī)關(guān)或個人利用者的價值，又稱從屬價值或檔案價值，包括證據(jù)價值和情報價值。

檔案收集過程中應(yīng)根據(jù)檔案價值標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行鑒定、評價、挑選、裁定。對文件進(jìn)行鑒定，評價文件的檔案價值大小，優(yōu)先收集檔案價值較大者，實(shí)行抽樣和優(yōu)選。按照檔案價值進(jìn)行級別分類，為建立檔案分級管理奠定基礎(chǔ)。

4 文件鑒定的工作層次

對文件的鑒定需要及早安排，如果檔案工作者未例行鑒定前既移交檔案館只會導(dǎo)致消極的鑒定。因此需要在進(jìn)館前進(jìn)行鑒定，只接收需要保存的文件。文件鑒定一般分三個層次：

（一）立卷歸檔時的鑒定。由文書或業(yè)務(wù)部門開展，這是整個檔案鑒定最重要的部分，是鑒定工作的基礎(chǔ)。在文件來源機(jī)關(guān)進(jìn)行鑒定，由文件形成者挑選擬歸檔的文件，由文件管理者和文件形成者鑒別大部分應(yīng)按期銷毀的文件，從而可以使檔案工作者擺脫例行的重復(fù)的鑒定工作。

美國立卷系統(tǒng)設(shè)計形式較為成熟，這有助于識別和籌劃文件材料，文件按立卷計劃整理，其立卷系統(tǒng)內(nèi)案卷單元做到易于識別和鑒定。機(jī)關(guān)依據(jù)文件保存計劃和指定類別編制文件系列和清冊，文件區(qū)分程序和鑒定規(guī)章由檔案管理者和機(jī)關(guān)行政管理者共同制定和執(zhí)行。

（二）案卷保存期滿移交檔案館之間的文件鑒定。這一階段的文件鑒定中，挑選文件一般根據(jù)文件的來源出處、文件主題事由兩大標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。文件接收登記和著錄不但是文件材料的整理過程，也是文件鑒定的重要依據(jù)。系列文件的著錄可反映文件來源、文獻(xiàn)類型、主題內(nèi)容、數(shù)量、案卷的形成者或捐獻(xiàn)者等重要信息，這成為文件鑒定的重要依據(jù)。系列文件在編制綜合表冊時按照政策性、執(zhí)行性和內(nèi)務(wù)管理性來劃分類型，依照文件期限分出需要銷毀或移交的文件目錄。這些是文件鑒定的基礎(chǔ)工作，便于在接收登記時進(jìn)行文件鑒定以識別關(guān)鍵的系列文件，輔助性文件和不同機(jī)關(guān)的重復(fù)文件則被淘汰。

對文件清理不能破壞系列文件的完整性和統(tǒng)一性。按照文件保管期限表管理文件會增加那些最終入館的檔案的價值。通過標(biāo)明盒號、架號、一覽表改進(jìn)了文件控制方法。為滿足公共需要，挑選文件時應(yīng)當(dāng)參考文件利用的統(tǒng)計報告。

（三）對入館檔案定期審查。首先，這種鑒定的主要對象集中在短期檔案，由于短期檔案大多在入館前缺少價值鑒定，因此成為入館檔案定期審查的重點(diǎn)。其次是對照保管期限表對原價值鑒定不當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)整，這是因為在短期檔案中會有明顯應(yīng)劃歸永久或長期的，而永久或長期檔案中也存在一些價值不大的普發(fā)文件或重復(fù)文件。因此應(yīng)按照規(guī)定對原價值劃分不當(dāng)?shù)闹匦妈b定從而做出上升保管期限或剔除銷毀的決定。

5 結(jié)語

檔案收集過程中的文件鑒定是一個易于忽視的領(lǐng)域，其重要性和必要性沒有得到應(yīng)有的重視。然而檔案幾何級數(shù)的增長速度既為檔案工作提供了機(jī)遇，也提出了挑戰(zhàn)。文件鑒定的地位會越來越突出，文件鑒定的功能如鑒定、評價、挑選、裁定等會發(fā)揮越來越大的作用。這對檔案鑒定的理論提出更高的要求，并要求檔案鑒定的實(shí)踐不斷改進(jìn)，最終走上科學(xué)化、規(guī)范化、層級管理化。

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作者簡介

董紅霞，女（1980-），碩士，西北民族大學(xué)檔案館館員。