檔案統(tǒng)計的意義和任務

徐輝

摘 要：檔案統(tǒng)計是以檔案工作中大量的現象為對象，在平時積累的登記數字的基礎上，通過從質量、數量聯系中對數量進行觀察、研究和分析，以指數數字來揭示檔案和檔案工作中諸現象的發(fā)展過程、現狀及其—般規(guī)律性。簡單地說，檔案統(tǒng)計就是以表格和數字的形式揭示檔案和檔案工作有關情況的工作。

關鍵詞：檔案統(tǒng)計；意義；任務

檔案統(tǒng)計是檔案工作具休業(yè)務之一，屬于基礎工作的一部分。它具有十分重要的意義。

首先，檔案統(tǒng)計是檔案家業(yè)的一項重要基礎工作。它是了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。

統(tǒng)計是從數量方面綜合認識事物規(guī)律性的一種工具。事物的規(guī)律性屬于質的范疇，統(tǒng)計是通過對事物的目的研究來認識其質的一種方法。對檔案和檔案工作各個業(yè)務環(huán)節(jié)，都應該進行統(tǒng)計，做到胸中有數，而且檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)，也需要檔案統(tǒng)計長期地、系統(tǒng)地積累檔案統(tǒng)計資料，開展檔案管理研究和綜合分析，以進一步認識和掌握檔案工作的基本規(guī)律。檔案提供利用情況的統(tǒng)計資料，可以幫助我們健全和完善立卷歸檔制度，使收集的檔案更加完整齊全，防止丟失；可以促使我們改進案卷的質量，并打開思路，編制更符合需要的檢索工具，以滿足利用者的多方面的需要；可以幫助我們做好檔案館（室）的設備購愛、安全保管的計劃安排等等?？傊?，可以為提高檔案的科學管理水平打下基礎。

其次，檔案統(tǒng)計是制訂有關檔案工作的方針、政策和計劃并檢查其執(zhí)行情況的重要依據。檔案統(tǒng)計資料例形成，能夠比較準確地反映檔案部門的真實情況和檔案管理活勸的規(guī)律。檔案事業(yè)管理機關根據下級壓報送的檔案統(tǒng)計資料，可以了解列各檔案館保存的檔案數量多少，對某些不能適應四化建設需要的檔案館就會提出豐富儲藏的要求。上級業(yè)務主管部門可以通過上述方法，了解下級各機關檔案室確定的檔案保管期限是否正確，如發(fā)現永久保管的比重失調，就會決定深入調查了解，檢查工作，并對如何正確地確定檔案保管期限進行必要的指導、幫助。檔案事業(yè)管理機關根據各單位報送的統(tǒng)計資料和反映可決定開放歷史檔案的方針、辦法，進一步滿足各方面內愿望。所以說，檔案統(tǒng)計為保證上級決策的正確性和對所屬部門進行指導、監(jiān)督和檢查，提供可以參考與借鑒的依據。、

最后，檔案統(tǒng)計還是對檔案事業(yè)發(fā)展實行監(jiān)督的有效工具。檔案統(tǒng)計除了上述的服務作用之外，還具有監(jiān)督作用。發(fā)揮檔案統(tǒng)計的監(jiān)督作用，可以了解和檢查檔案工作的方針、政策、規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況，以保證國家的整體利益。發(fā)揮檔案統(tǒng)計的監(jiān)督作用，還可以了解和掌握檔案工作中的新情況、新問題，及時給予指導，并發(fā)現和培養(yǎng)典型，表揚先進，推動檔案事業(yè)健康地發(fā)展。

檔案統(tǒng)計工作的任務是：以一個機關來說，要對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作基本情況。從全國來說，要對檔案事業(yè)的水平、規(guī)模、布局、結構、速度、比例關系等進行統(tǒng)計調查、統(tǒng)計整理、統(tǒng)計分析，為制定檔案工作方針，宏觀決策提供數據。它也可以為檢查工作，總結經驗教訓，預測未來發(fā)展趨勢，提供豐富而又準確的統(tǒng)計資料。

檔案統(tǒng)計工作可以分為四個步驟：選定檔案統(tǒng)計指標、進行檔案統(tǒng)計調查、檔案統(tǒng)計資料的整理和統(tǒng)計分析。

檔案統(tǒng)計表現檔案工作現象的數量方面，它是通過檔案統(tǒng)計指標來表現的。統(tǒng)計指標的確定是進行檔案統(tǒng)計的基礎。統(tǒng)計指標指的是要統(tǒng)計哪些項目，如檔案機構數、檔案工作人員數、保存檔案數、利用檔案人次、卷次等；還有這些項目的具體數量表現。應當指出，并不是檔案工作中的任何數量表現都必須制訂相應的統(tǒng)計指標，要有計劃、有目的地進行選擇，要根據工作需要與任務來確定。

確定檔案統(tǒng)計指標之后，就要進行統(tǒng)計調查。統(tǒng)計調查是按照預定的要求與確立的統(tǒng)計指標，采用科學的調查方法，有組織、有計劃地收集資料的過程。它的基本任務是取得大量的、原始的真實材料。統(tǒng)計調查是統(tǒng)計分析的前提。統(tǒng)計調查按進行調查的組織形式來看，有統(tǒng)計報表制度和專門調查兩種。

以原始記錄為依據，運用表格形式自下而上地系統(tǒng)地向各級領導部門提供基本的統(tǒng)計資料，形成制度，通常稱為統(tǒng)計報表制度。它的特點是：（1）有國家規(guī)定的統(tǒng)—的表格形式；（2）有全國統(tǒng)一的計算方法和計量單位；（3）規(guī)定統(tǒng)一的報送時間和程序。

檔案統(tǒng)計資料收集上來以后，還要進行整理。統(tǒng)計資料的整理，就是根據已經確定的檔案統(tǒng)計的任務、目的和要求，對統(tǒng)計調查所取得的各項統(tǒng)計資料進行加工與匯總，使之系統(tǒng)化，得出能反映現象總體特征的綜合資料；或對已加過工的統(tǒng)計資料（包括歷史資料）進行再加工。對統(tǒng)計資料進行整理后，將結果制成統(tǒng)計表。統(tǒng)計表是統(tǒng)計資料的重要表現形式。

檔案統(tǒng)計分析，是對大量的經過整理的資料進行分析研究，從而發(fā)現和總結出帶有典型性的經驗教訓，以便進—步提高檔案工作的科學管理水平。從檔案工作發(fā)展需要來看，在統(tǒng)計分析方面，不僅要總結過去，還要兼顧預測未來，使檔案統(tǒng)計在服務與監(jiān)督兩方面發(fā)揮更大的作用。

第一，不斷提高對檔案統(tǒng)計工作的認識，加強對檔案統(tǒng)計工作的領導，努力改革和完善檔案統(tǒng)計的制度和方法，逐步實現檔案統(tǒng)計制度化、標準化。

第二，不斷充實檔案統(tǒng)計的內容，逐步完善檔案統(tǒng)計指標體系。當前，要認真填寫年報，保證統(tǒng)計資料的準確性、及時性和科學性；堅持實事求是、認真負責的原則，防止虛報浮夸、敷衍草率的惡劣作風，高度重視統(tǒng)計質量。

第三，在做好平時原始登記的基礎上，科學地制訂統(tǒng)計表；努力學會對統(tǒng)計資料進行綜合、分析和研究，從中探索檔案工作的發(fā)展規(guī)律及趨向。

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