檔案數(shù)字化建設(shè)中注意的幾點問題探討

張弛

摘 要：由于信息技術(shù)的發(fā)展逐漸的加快，在對檔案進(jìn)行管理的過程中，也逐漸的溶入了數(shù)字化的技術(shù)。對檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)是目前對檔案進(jìn)行管理的必要手段，也是適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的一種方式。本文對目前檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，對檔案的數(shù)字化建設(shè)提出相應(yīng)的意見，以此，來促進(jìn)檔案的有效管理與數(shù)字化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè)；問題；建議

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對檔案進(jìn)行管理融入先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式是通過紙張的方式，這種方式已經(jīng)不適用與現(xiàn)代的生活與社會發(fā)展的趨勢，這就要求加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的建設(shè)。檔案的數(shù)字化簡單的說就是通過對數(shù)據(jù)庫、掃描等技術(shù)的有效運用，對傳統(tǒng)的紙張式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加入多媒體的方式來對檔案進(jìn)行儲存，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來對計算機(jī)進(jìn)行管理。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

由于檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案發(fā)展的主要方式，也是未來檔案管理的主要手段。雖然數(shù)字化技術(shù)在檔案的管理中還存在一定的不完善之處，但在不斷的實踐中也將數(shù)字化檔案建設(shè)的實踐原則充分的體現(xiàn)出來。以下對其進(jìn)行具體分析：

1.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則

檔案數(shù)字化的建設(shè)要遵循的首要原則就是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，由此，在進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)的過程中應(yīng)從以下幾個方面開始：首先是制定相對較為規(guī)范化的制度與標(biāo)準(zhǔn)，來對檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)行約束；其次是將進(jìn)行存檔的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行規(guī)范化處理，例如對數(shù)據(jù)開放性的保護(hù)；在對檔案資源進(jìn)行整合的過程中，按照標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行規(guī)范化。

1.2 機(jī)制保障原則

在對檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)建立相應(yīng)的保障機(jī)制。在數(shù)字化的檔案建設(shè)過程中應(yīng)注意對人才的培養(yǎng)，是相關(guān)的工作人員對工作進(jìn)行正確的認(rèn)識，對數(shù)字化建設(shè)的各個方面進(jìn)行強(qiáng)化與整合，加強(qiáng)人才機(jī)制的建設(shè)，提高相應(yīng)工作人員的操作能力；同時，在技術(shù)方面也應(yīng)進(jìn)行重視，檔案的數(shù)字化建設(shè)對信息系統(tǒng)的管理有著較為嚴(yán)格的要求，尤其是對數(shù)據(jù)庫的技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用等方面應(yīng)加強(qiáng)，對研究新成果進(jìn)行重視。

1.3 安全性原則

安全性原則是數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展前提，檔案的數(shù)字化建設(shè)在一定的程度上為人們帶來了便利，但由于檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)還存在一定的不完善，也就為人們的生活留下諸多的安全隱患。在檔案中加入數(shù)字化的技術(shù)主要是對檔案的信息進(jìn)行保密，尤其是一些絕密、機(jī)密、保密級別的檔案，這就要求對檔案數(shù)字化建設(shè)的安全進(jìn)行重視，做好安全防范措施。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)注意的幾點問題

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，對檔案的數(shù)字化建設(shè)與利用逐漸受到相關(guān)部門的重視，這也是現(xiàn)代信息交流的主要問題，以下對檔案數(shù)字化建設(shè)中的幾點問題進(jìn)行分析：

2.1 數(shù)字化的建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案管理難以同步

檔案管理的內(nèi)容相對較為廣泛，不僅僅是紙質(zhì)類的文件，還有多媒體資料的文件，所以在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，很容易出現(xiàn)資源不足、網(wǎng)上的信息資源相對較為匱乏以及內(nèi)容不全面的現(xiàn)象等等。有部分的檔案在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中都是將傳統(tǒng)的檔案管理與數(shù)字化的檔案管理共同投入使用，但由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理之間存在較大的差異，也就難以同步進(jìn)行。

2.2 管理系統(tǒng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)是一項相對較為復(fù)雜的、長期的、系統(tǒng)的工程，其自身具有一定程度的復(fù)雜性與多樣性，也正是由于這一特點，就對技術(shù)有著一定的依賴性。尤其是對電子的文件、電子目錄以及相關(guān)的多媒體資料進(jìn)行讀取的過程中，由于數(shù)據(jù)庫之間存在差異、交換的格式也有不同，這也就難以進(jìn)行有效地信息交流。

2.3 檔案資源數(shù)字化建設(shè)中的優(yōu)化問題

數(shù)字化的檔案建設(shè)過程中在對文件進(jìn)行檢索、文件保護(hù)以及資源利用的方面又有很大的改善。由于館（室）藏的檔案資料相對較為豐富，如果完全開展數(shù)字化建設(shè)會造成一定程度上的浪費，對人力與財力上也是一種浪費。這就要求相關(guān)工作人員按照檔案的性質(zhì)等方面來對其進(jìn)行分類，有針對地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。同時要注意的是，應(yīng)該對利用價值較高、用戶點擊率相對較高或者是關(guān)注度較高的文件進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)。從客觀的角度來對這一問題進(jìn)行分析，降低不必要的損失，節(jié)約成本，是數(shù)字化的建設(shè)發(fā)揮最大的作用與效果。

2.4 還原原件的問題

對檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)主要有兩個目的，首先是對檔案進(jìn)行長久的管理，用數(shù)字化來對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改善與代替，例如多媒體存儲設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)等等，在對紙質(zhì)的原件進(jìn)行管理的過程中，再以數(shù)字化的方式對其進(jìn)行復(fù)本；其次就是方便用戶的使用，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)化的方式來對檔案進(jìn)行檢索與閱讀，為用戶提供了一定的便利，但這種方式有一定的局限性，其利用的范圍相對較少，同時也是由于檔案資源的數(shù)字化建設(shè)對檔案有一定的要求，要求檔案保持原有的價值，這就要求在對檔案的數(shù)字化管理過程中對檔案資料做好管理的工作，避免降低檔案的使用價值。

2.5 檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的技術(shù)應(yīng)用

由于我國的電子信息技術(shù)不斷地發(fā)展，對檔案的數(shù)字化與信息化管理都抓緊的開展。就目前來看，館（室）藏資料中的多媒體檔案逐漸增多，并多以光盤或者硬盤的方式來進(jìn)行存儲，這種方式的存儲的時間相對較長，容量也比較大，使用也比較便利。但在進(jìn)行存儲的過程中也存在一定的問題。例如在對檔案進(jìn)行管理的過程中沒有統(tǒng)一的指標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)對進(jìn)行約束與規(guī)范，這也就導(dǎo)致在對檔案進(jìn)行存儲的時候，沒有固定的格式與刻錄方式；數(shù)據(jù)信息存儲之后的光盤如何進(jìn)行有效地保存與維護(hù)；怎樣保障存儲的信息長時間之后仍然可以使用與讀取等等，這一系列的問題都直接影響這檔案的數(shù)字化建設(shè)。為了加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的存儲，在國際上通用的是OAIS。因此，我們在檔案的數(shù)字化建設(shè)方面可以對這一模型進(jìn)行參考。

3 提高檔案的數(shù)字化建設(shè)

3.1 充分利用數(shù)字化檔案的特點

對實體的文件以及虛擬的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，以此來加強(qiáng)工作的效率。對檔案進(jìn)行管理主要有兩方面，分別是紙質(zhì)的檔案與數(shù)字化的檔案管理，這兩點的主要不同就是載體的差異，但其主要記錄的信息是沒有本質(zhì)上的差別的，多以對這兩種形式的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式相對較為復(fù)雜，直接應(yīng)用到了管理人員的工作，加大了工作的壓力，這也就造成檔案的管理人員沒有起到實際的作用。在加入數(shù)字化的檔案建設(shè)中，建立相應(yīng)的資料庫，將檔案輸入到資料庫中，這也就可以通過計算機(jī)進(jìn)行檢索來對檔案進(jìn)行查找，這可以在一定程度上方便對檔案的查找，加強(qiáng)工作的效率。

3.2 加強(qiáng)資源整合與人才的培養(yǎng)

在對檔案進(jìn)行管理的過程中應(yīng)加強(qiáng)對檔案的信息資源進(jìn)行整合，就目前我國對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)還不完善，將紙質(zhì)的檔案與數(shù)字化的檔案進(jìn)行共同管理，還沒有完全的實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。這就要求建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案的檢索功能與效果，在這一基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化。由于檔案工作不斷的提出了新的要求，這就對檔案的工作人員與相關(guān)的管理人員提出了新的要求，知識型的人才與管理型的人才培養(yǎng)成為檔案數(shù)字化建設(shè)中的必要力量，這就要求我們對檔案工作人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，使其符合檔案管理的發(fā)展要求。

4 結(jié)語

對檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)也就是對現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行利用，但由于技術(shù)的發(fā)展還存在一定的不完善性，這就要求我們在檔案數(shù)字化建設(shè)中不斷的去實踐去研究和探索，對遇到的問題進(jìn)行分析，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，相信一定能加快對檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

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