探索新形勢(shì)下人口和計(jì)劃生育檔案工作

崔曉芳

【摘 要】隨著人口和計(jì)劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)劃生育檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢(shì)下人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平，不斷強(qiáng)化計(jì)劃生育檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

【關(guān)鍵詞】人口；計(jì)劃生育；檔案工作

一、必須進(jìn)一步提高對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

人口和計(jì)劃生育檔案是人口計(jì)劃生育工作過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實(shí)歷史記錄，是制定人口與計(jì)劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。要提高人口與計(jì)劃生育檔案管理水平，就必須對(duì)人口計(jì)劃生育檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到位了，思想重視了，才能把檔案工作搞好。

1.人口計(jì)劃生育檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)劃生育檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。

2.人口計(jì)劃生育檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口計(jì)劃生育檔案資料，通過(guò)從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息一覽表》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。

3.人口計(jì)劃生育檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口計(jì)劃生育檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)?時(shí)空差"出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。

4.人口計(jì)劃生育檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計(jì)劃生育工作方法進(jìn)一步改進(jìn)讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)、意見(jiàn)及建議，通過(guò)信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。人口計(jì)劃生育部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進(jìn)工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，解決群眾的實(shí)際困難，不斷提高群眾的滿意度。

5.人口計(jì)劃生育檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼實(shí)施，使人口計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來(lái)越重?！缎姓V訟法》《行政處罰法》《行政許可證》的實(shí)施，提高了群眾的維權(quán)意識(shí)，這對(duì)人口計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求，利用人口計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息，為計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。

6.人口計(jì)劃生育檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開和民主管理服務(wù)

目前中央對(duì)人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長(zhǎng)，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，以公開促公正，求公論，樹形象，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育，推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。利用人口計(jì)生檔案提供的育齡婦女信息、流動(dòng)人口信息等及時(shí)進(jìn)行人口計(jì)劃生育政務(wù)公開，提高人口計(jì)劃生育工作的透明度，賦予群眾對(duì)人口計(jì)劃生育工作參與權(quán)、知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

7.人口計(jì)劃生育檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案信息，開辟“現(xiàn)行文件公共閱覽室”和“非保密文件自由借閱”等服務(wù)，使農(nóng)民能夠及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息，幫助農(nóng)民致富奔小康。特別是幫助困難計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn)，提高生活水平，利用人口計(jì)生檔案信息，為他們傳遞國(guó)家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、勵(lì)扶助政策，如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種，推廣先進(jìn)技術(shù)；金融部門對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款等一些優(yōu)惠政策，讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。

二、認(rèn)真抓好人口和計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和管理現(xiàn)代化建設(shè)

1.實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計(jì)生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

（1）要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（2）要全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕挠?jì)生檔案由于多年來(lái)未作全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（3） 要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。

（4）要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準(zhǔn)率。因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

2.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案現(xiàn)代化管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對(duì)于那些時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)生檔案來(lái)講，由于室藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作多、快、好兼而有之的效果。

（1）分輕重緩急，循序漸進(jìn)。計(jì)生檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為計(jì)劃生育工作所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計(jì)生檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

（2）分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

（3）分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如"病歷檔案"、"案件"等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

（4）用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡(jiǎn)化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯——關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后，利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)水平

檔案工作者掌握知識(shí)和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。

1.重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)"通才"。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。

2.重視檔案人員的在職培訓(xùn)

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。

3.重視人口和計(jì)劃生育檔案管理工作

要結(jié)合實(shí)際，嚴(yán)格措施，強(qiáng)化責(zé)任，完善制度， 實(shí)現(xiàn)人口計(jì)劃生育檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化和優(yōu)質(zhì)化， 只有對(duì)人口計(jì)生檔案在思想上真正認(rèn)識(shí)到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施， 才能為提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平打下良好基礎(chǔ)。