試析檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革

康明樂(lè)

【摘 要】檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革是提高檔案信息利用率，形成檔案文化產(chǎn)業(yè)的基礎(chǔ)。本篇文章從檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變談起，對(duì)檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革原因、變革方向以及變革措施作客觀的研究和分析。

【關(guān)鍵詞】檔案信息服務(wù)；檔案信息利用；服務(wù)機(jī)制；檔

眾所周知，服務(wù)社會(huì)是檔案管理的最終目的。然而從其服務(wù)形式上來(lái)說(shuō)，隨著檔案管理信息化的逐步實(shí)現(xiàn)，國(guó)內(nèi)各大檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)程也開(kāi)始不斷加快。當(dāng)檔案管理的管理理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，其服務(wù)形式也不再拘泥于傳統(tǒng)、單一的被動(dòng)服務(wù)形式，而是向多元化方向發(fā)展，變被動(dòng)為主動(dòng)時(shí)，檔案信息的服務(wù)機(jī)制便出現(xiàn)了根本上的變革。下面對(duì)檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革作客觀分析與研究。

1.檔案信息服務(wù)的概念

檔案信息服務(wù)，實(shí)質(zhì)上是指檔案部門(mén)利用檔案信息資料來(lái)開(kāi)展的一系列服務(wù)活動(dòng)。檔案部門(mén)為了最大限度的開(kāi)發(fā)出檔案信息資料的利用價(jià)值，往往會(huì)在信息服務(wù)理念的指導(dǎo)下，通過(guò)采取健全管理制度、規(guī)范管理程序和建立特定管理機(jī)構(gòu)等方式，將檔案信息資料提供給更多的檔案利用者，從而在社會(huì)中創(chuàng)建一個(gè)良性的檔案信息利用環(huán)境，以發(fā)揮出檔案信息資料的最大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，為社會(huì)大眾提供優(yōu)質(zhì)、全面的檔案信息服務(wù)。

2.關(guān)于檔案信息服務(wù)機(jī)制的變革分析

2.1服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變

檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)方式向現(xiàn)代主動(dòng)性服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，其向社會(huì)大眾所提供的檔案信息服務(wù)是一種被動(dòng)性服務(wù)，類(lèi)似于“等客上門(mén)”，即等待檔案利用者找上門(mén)以后，再為其提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)。事實(shí)上，這種信息服務(wù)方式與信息社會(huì)的發(fā)展極不協(xié)調(diào)，甚至還存在著發(fā)展上的沖突，另外，傳統(tǒng)的被動(dòng)性服務(wù)方式與我國(guó)所頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》的基本要求不相符，在實(shí)際實(shí)施中不但不利于檔案信息服務(wù)機(jī)制的體現(xiàn)，而且還容易封閉檔案信息價(jià)值的表現(xiàn)途徑。因此，檔案信息服務(wù)方式向主動(dòng)性轉(zhuǎn)變是具有一定積極意義的，同時(shí)也是符合信息社會(huì)發(fā)展，結(jié)合檔案特性所提出的一種主動(dòng)性服務(wù)方式。

2.2服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變

檔案管理所提供的信息服務(wù)中，其服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)型服務(wù)手段向現(xiàn)代化服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)型服務(wù)手段主要是指，在傳統(tǒng)檔案管理模式中所采用的檔案存儲(chǔ)、檢索和利用手段。傳統(tǒng)的檔案管理手段以人工操作為主，從檔案信息資料的搜集，到檔案信息的提供利用，整個(gè)管理環(huán)節(jié)都由檔案管理人員進(jìn)行手工操作，這樣的管理方式不僅跟不上信息時(shí)代進(jìn)步的步伐，還容易出現(xiàn)工作紕漏，降低檔案信息服務(wù)質(zhì)量。后來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理脫離了傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致其檔案信息的服務(wù)手段也發(fā)生了改變。檔案信息服務(wù)手段由傳統(tǒng)型向現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)借助與數(shù)字化綜合管理信息系統(tǒng)，把分散于不同載體、不同地理位置的檔案信息資源以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，以基于對(duì)象管理的模式管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.3服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

服務(wù)內(nèi)容由單一型向多元化發(fā)展。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)與其他檔案館、信息機(jī)構(gòu)及整個(gè)社會(huì)信息資源建立起健全的聯(lián)系。其信息服務(wù)將增加新的內(nèi)容：諸如檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化組織管理、檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、、檔案用戶的教育培訓(xùn)等。檔案信息組織方式、檢索方式、采集方式，較之其他類(lèi)型的文獻(xiàn)信息來(lái)說(shuō)，具有復(fù)雜多樣、技術(shù)含量高、對(duì)利用者信息能力要求高等特點(diǎn)，而我國(guó)熟練使用檔案信息的人很少，所以對(duì)檔案利用者的信息檢索能力、信息獲取能力、信息識(shí)別能力的培養(yǎng)是一項(xiàng)信息服務(wù)的重要內(nèi)容。

2.4檔案資源性質(zhì)的轉(zhuǎn)變

檔案資源由封閉性向開(kāi)放性轉(zhuǎn)變。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館信息服務(wù)資源已不再僅僅局限于館藏檔案信息量等指標(biāo)，而是著眼于檔案館獲取檔案信息、提供檔案信息的能力。所以檔案館在充分開(kāi)發(fā)利用館內(nèi)館藏檔案信息外，還必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索利用其他檔案館藏信息和完善信息資源。建立檔案信息資源的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，將檔案信息納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，從而達(dá)到最快捷的信息資源利用效果。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化，并最終取得檔案信息服務(wù)于社會(huì)的最佳效果。

2.5檔案資源形式的轉(zhuǎn)變

檔案資源由單一型向多樣性轉(zhuǎn)變。檔案館提供的單一信息服務(wù)的資源是以收藏紙質(zhì)檔案為主要內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館綜合信息服務(wù)模式的服務(wù)資源則要朝著多種載體和聲像載體等，尤其要增加數(shù)字化館藏資源的建設(shè)。我國(guó)檔案館在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面的任務(wù)是：在保留傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)的同時(shí)，應(yīng)通過(guò)協(xié)作與協(xié)調(diào)，在一定程度上對(duì)館藏資源進(jìn)行數(shù)字化，要注意將各館獨(dú)特價(jià)值的館藏文件數(shù)字化，支撐關(guān)盤(pán)或網(wǎng)上傳播，使各館上網(wǎng)信息獨(dú)具特色，并在此基礎(chǔ)上形成一個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

2.6檔案文化產(chǎn)業(yè)的形成與發(fā)展

新時(shí)期文化產(chǎn)業(yè)的形成與發(fā)展已經(jīng)成為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要內(nèi)容。檔案作為網(wǎng)絡(luò)時(shí)代重要的信息資源，在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)型社會(huì)中起著越來(lái)越重要的作用，檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展正在被推向新的工作模式，檔案文化的發(fā)展也被置于一個(gè)全新的市場(chǎng)背景之下。具有深厚文化底蘊(yùn)的檔案，其固有的知識(shí)性、價(jià)值性、信息性、憑證性決定了檔案是全社會(huì)重要的文化資源，具有潛在的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值和市場(chǎng)需求，這是檔案文化產(chǎn)業(yè)能夠形成的先決條件。收集和整理、鑒定和歸檔業(yè)務(wù)是檔案文化產(chǎn)業(yè)鏈的生存基礎(chǔ)。不斷積累和豐富的檔案隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，成為寶貴的社會(huì)資源，它的深挖掘、細(xì)加工和全方位的開(kāi)發(fā)利用是使檔案資源價(jià)值增值的基本手段。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

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