醫(yī)院基建檔案管理問題

□文/韓樹青

（大連醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 遼寧·大連）

基建檔案的管理是整個(gè)基本建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，已漸漸成為醫(yī)院工程建設(shè)項(xiàng)目的重要依據(jù)?；n案不僅涉及到建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件及交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝施工過程和結(jié)果的記錄等。為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項(xiàng)目在醫(yī)院工作的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整、長期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基本建設(shè)檔案資料管理工作。

一、基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用

1、基建檔案為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供重要依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動過程中的一項(xiàng)重要組成部分，又是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、擴(kuò)建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，因此為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃提供了重要依據(jù)。

2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫(yī)院要發(fā)展，就必然加大投入力度，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊區(qū)，還有日常的維修管理，經(jīng)常引起縱橫交錯(cuò)復(fù)雜矛盾，要解決好這些問題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，從二部的建設(shè)到一部院內(nèi)住院部的改造裝修到營養(yǎng)部、圖書館樓的改建到急門診的改擴(kuò)建，又到三部的建設(shè)，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要通過查考許多過去的相關(guān)資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設(shè)總體規(guī)劃。這樣不僅可以加快建設(shè)速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映了醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子決策提供依據(jù)，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理人員知識缺乏。從事檔案管理工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對基建檔案管理知識了解得不夠，導(dǎo)致對基建檔案管理重要性的思想認(rèn)識不夠。在工作中發(fā)現(xiàn)相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有填寫，或編號較亂，沒有編號或重復(fù)編號的等問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

2、檔案管理意識不強(qiáng)?；n案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)技術(shù)知識和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊(duì)伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。

3、檔案管理制度不健全?；üこ叹哂泄こ讨芷陂L、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，各部門沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”思想，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料出現(xiàn)分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

三、醫(yī)院基建檔案管理改進(jìn)措施

1、提高基建檔案管理人員素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的意識，加強(qiáng)對基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。正確認(rèn)識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，通過了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識，掌握基建檔案管理知識及整理規(guī)范操作方法，讓每個(gè)工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，做好基建檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平和基建工程建設(shè)水平。

2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，應(yīng)配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，細(xì)化各項(xiàng)制度，真正落實(shí)到部門和人員責(zé)任中。嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3、加強(qiáng)硬件建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動的真實(shí)記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。為此，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。

隨著醫(yī)療事業(yè)改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，基建檔案隨之也越來越體現(xiàn)出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要。

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