新時(shí)期高校檔案管理問(wèn)題及對(duì)策探究

文/山東女子學(xué)院 劉曉云

高校檔案主要是指在高校科研教育、教學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等一系列的工作形成的需要?dú)w檔保存的文件資料。高校檔案資料作為具有較高參考使用價(jià)值的文獻(xiàn)資料，也是對(duì)高校發(fā)展過(guò)程的準(zhǔn)確、詳實(shí)的記錄，對(duì)于高校總結(jié)發(fā)展建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)科研教育管理以及提高高校教學(xué)管理水平也具有重要的作用。近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)于高校教育工作扶持力度的不斷加大，高校管理?xiàng)l件得到了大幅度的改善，教學(xué)條件、管理?xiàng)l件以及師資力量等硬件設(shè)施得到了改善，但同時(shí)對(duì)于高校各項(xiàng)管理工作也提出了更高的要求。分析當(dāng)前高校檔案管理工作存在的各項(xiàng)問(wèn)題，強(qiáng)化高校檔案管理工作，提高高校檔案管理的服務(wù)水平，已經(jīng)成為新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)于高校檔案管理工作的基本要求。

一、新時(shí)期對(duì)于高校檔案管理的新要求分析

（一）形成集約化的檔案管理體系

在新的形勢(shì)下，高校檔案管理工作更加復(fù)雜繁瑣，這就要求高校檔案管理部門(mén)必須革新管理體制，形成集約化的檔案管理體系，將檔案管理業(yè)務(wù)、管理制度以及管理方法進(jìn)行統(tǒng)一，整合各種有效的管理資源，集中開(kāi)展檔案的收集整理、分類保存以及檢索應(yīng)用等工作。

（二）形成模塊化的檔案管理方式

模塊化的檔案管理方式主要是指借助于有效的分類管理機(jī)制以及相應(yīng)的檔案管理軟件，將檔案管理工作細(xì)化分解，分別分級(jí)管理，各負(fù)其責(zé)，在節(jié)約檔案管理工作人力以及物力資源投入的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化。

（三）信息化程度高

高水平的信息化管理是新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的基本要求，要求高校檔案管理工作部門(mén)必須借助于完善的檔案管理軟件開(kāi)展檔案的收集整理與分類匯總保存工作。此外，隨著圖像、文本、音像、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等各種檔案資料載體形式的廣泛使用，對(duì)于高校檔案管理信息化水平同樣提出了較高的要求。

二、新時(shí)期高校檔案管理工作問(wèn)題分析

（一）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視，經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足

當(dāng)前，部分高校對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，為了降低管理成本，不合理的壓縮檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)論是在辦公條件等硬件設(shè)施，還是在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備等管理?xiàng)l件上，均處于薄弱環(huán)節(jié)，這對(duì)于高校檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。

（二）高校檔案管理工作制度不健全

完善的高校檔案管理規(guī)章制度體系是確保檔案管理工作有條不紊開(kāi)展的基本依據(jù)，但是由于部分高校忽視了高校檔案管理制度建設(shè)，導(dǎo)致高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中缺乏相應(yīng)的約束與指導(dǎo)，也難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。

（三）高校檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)水平有待提高

由于管理經(jīng)費(fèi)投入不足，高校檔案管理工作難以拿出足夠的資金開(kāi)展檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，缺乏最基本的硬件設(shè)施以及檔案管理業(yè)務(wù)軟件，因而導(dǎo)致高校檔案管理工作的信息化程度較低，檔案管理工作的效率以及質(zhì)量不高。

（四）高校檔案資料得不到有效的利用

高校檔案資料在歸檔保存后，由于借閱程序繁瑣或者是未能形成網(wǎng)絡(luò)化的檢索使用機(jī)制，因而導(dǎo)致高校檔案資料得不到有效的利用，師生對(duì)于檔案資料查閱工作的積極性不高，因而導(dǎo)致檔案資料的服務(wù)功能難以發(fā)揮。

三、新時(shí)期高校檔案管理工作完善措施研究

（一）對(duì)高校檔案管理進(jìn)行體系改革，優(yōu)化高校檔案管理體系建設(shè)

在新時(shí)期完善我國(guó)檔案管理工作的首要措施便是革新檔案管理制度，通過(guò)建立與時(shí)代特征相適應(yīng)的管理體系為高校檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。首先，在高校檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該將高校檔案管理部門(mén)從高校辦公室中脫離出來(lái)，單獨(dú)成立具有相應(yīng)職責(zé)權(quán)限的機(jī)構(gòu)部門(mén)，并對(duì)其機(jī)構(gòu)職能、人員編制、崗位職責(zé)以及考核方式進(jìn)行細(xì)化規(guī)定。其次，應(yīng)該完善高校檔案管理工作制度，重點(diǎn)對(duì)于高校檔案管理的檔案資料收集整理、歸檔保存、檔案室信息化技術(shù)設(shè)備的維護(hù)、檔案資料的安全狀態(tài)、檔案部門(mén)的服務(wù)、人員的培訓(xùn)考核等幾方面細(xì)化規(guī)定，確保高校檔案管理工作有秩序的順利開(kāi)展。

（二）提高對(duì)于高校檔案資料管理的重視程度，增加對(duì)檔案管理工作的資金投入

高校相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案資料管理工作的重要性，增加對(duì)于高校檔案管理部門(mén)的投入。確保計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印掃描設(shè)備以及存儲(chǔ)設(shè)備等基本辦公設(shè)施的齊全，同時(shí)積極引進(jìn)功能多樣、安全性高的檔案管理軟件，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。此外，還為了確保檔案資料室的安全，還應(yīng)該配備齊全的消防設(shè)備、防火防盜設(shè)施以及安全設(shè)備，通過(guò)完善提高高校檔案管理工作的基礎(chǔ)條件，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于高校檔案管理工作的新要求。

（三）規(guī)范高校檔案資料的形成，優(yōu)化檔案管理工作流程

高校檔案資料的整理形成作為高校檔案管理的首要工作，也是各項(xiàng)管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，因此管理部門(mén)應(yīng)該按照《檔案法》以及高校科研教學(xué)活動(dòng)的實(shí)際需要，完善檔案資料的收集、整理、鑒別、歸檔工作。此外，在高校檔案管理工作流程上，應(yīng)該按照細(xì)化分解、量化控制的方式開(kāi)展檔案管理工作，盡可能的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化以及規(guī)范化。

（四）提高高校檔案的數(shù)字化建設(shè)水平

由于現(xiàn)階段圖像、文本、音像、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等檔案資料日益增多，這些檔案資料的保存管理離不開(kāi)數(shù)字化的檔案管理體系，而且完善高校檔案資料的數(shù)字化建設(shè)也有助于方便高效檔案資料的借閱查詢。在具體的執(zhí)行措施上，首先應(yīng)該做好檔案資料的歸集整理工作，將各類信息資料及時(shí)歸檔并錄入到計(jì)算機(jī)之中，并通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)上傳于安全的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，進(jìn)而結(jié)合檔案資料的校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，形成網(wǎng)絡(luò)化可查閱的檔案管理制度。此外，對(duì)于高校檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該重點(diǎn)強(qiáng)化維護(hù)，確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全可靠，避免有保密要求資料的外泄。

（五）提高高校檔案資料管理部門(mén)的服務(wù)水平

高校檔案管理工作的職能之一便是為高效的其他管理部門(mén)或者是師生提供便利的借閱查詢服務(wù)，因此在新時(shí)期革新檔案管理工作必須提高檔案管理工作的服務(wù)水平。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的定位，在管理工作中樹(shù)立服務(wù)理念，通過(guò)拓展檔案資料的信息量，擴(kuò)大高校檔案資料的館藏規(guī)模，優(yōu)化高校檔案資料結(jié)構(gòu)，為高校師生提供豐富的檔案資料資源。此外，高校檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，為高校師生網(wǎng)上訪問(wèn)查閱檔案資料提供便利的渠道，通過(guò)這種方式來(lái)強(qiáng)化檔案資料管理的服務(wù)功能。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)的管理內(nèi)容，對(duì)于高校教育科研工作的順利開(kāi)展也具有重要的影響作用。在新的時(shí)期，高校檔案管理工作部門(mén)必須充分認(rèn)識(shí)到自身在檔案管理工作中存在的一系列問(wèn)題，并通過(guò)革新管理理念，完善管理體系，并積極引進(jìn)各種全新的管理思路與管理技術(shù)，提高高校檔案管理工作水平，推動(dòng)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與科學(xué)化。

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