淺談?dòng)行Оl(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的作用

文/蘭州供電公司 程含悅

檔案作為一種信息資源是企業(yè)在生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)、國(guó)家及本企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像等形式不同的真實(shí)歷史記錄，是企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極發(fā)揮著重要作用。然而，很多人對(duì)檔案及檔案管理工作缺乏重要性的認(rèn)識(shí)和理解，忽視了檔案為企業(yè)文化形象、企業(yè)精神等方面的深層次開(kāi)發(fā)。認(rèn)為檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)沒(méi)有那么至關(guān)重要，可是在追溯企業(yè)的歷史、衡量企業(yè)業(yè)績(jī)、為企業(yè)決策提供依據(jù)時(shí)，為得到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和科學(xué)分析人們能想到的只有檔案，因此，檔案對(duì)企業(yè)管理的重要意義是每個(gè)企業(yè)管理者都應(yīng)非常重企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理一般有五大類(lèi)，分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案，每一門(mén)類(lèi)檔案都在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等實(shí)踐活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用，為企業(yè)發(fā)展提供可靠數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供有力依據(jù)，為維護(hù)企業(yè)利益提供真憑實(shí)據(jù)。

（案例一）2012年10月，某公司按照上級(jí)單位專(zhuān)題體系建設(shè)工作要求，檔案管理工作為生產(chǎn)、建設(shè)、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)、行政及企業(yè)文化建設(shè)等方面提供了有效服務(wù)。分別接受了上級(jí)單位財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)檢查回頭看、審計(jì)專(zhuān)項(xiàng)檢查、市地稅局稽查等多項(xiàng)內(nèi)外部檢查。期間，按照各檢查組工作人員要求，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部在檔案館調(diào)閱了大量與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有關(guān)的資料。包括歷年會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及工資表、在建工程概算、結(jié)決算、批復(fù)等。公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量、會(huì)計(jì)核算質(zhì)量從提供的資料中得以體現(xiàn)。這些大量準(zhǔn)確翔實(shí)的會(huì)計(jì)檔案資料，為各類(lèi)檢查及時(shí)提供分類(lèi)清晰、內(nèi)容真實(shí)具體的相關(guān)依據(jù)順利完成迎檢任務(wù)起到了重要保障和憑證作用。

（案例二）某公司建設(shè)企業(yè)文化展室向檔案館借閱復(fù)制了1969年至1975年的企業(yè)沿革歷史檔案。這幾卷歷史檔案在企業(yè)文化展室櫥窗內(nèi)擺放陳列時(shí)，前來(lái)參觀的人均為之震驚，40多年前的檔案存放如此細(xì)致完整，卷內(nèi)目錄、內(nèi)容一目了然，這不僅為查閱企業(yè)過(guò)去的歷史起到了很好的參考作用，提供了詳實(shí)的第一手資料，同時(shí)也為企業(yè)文化展室起到了增光添彩的作用。

以上案例充分印證檔案在企業(yè)管理中起到?jīng)Q策工具的行政作用、真實(shí)記錄的業(yè)務(wù)作用、歷史文化的積累作用、維護(hù)權(quán)益的法律作用和資源共享的教育作用。有效發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的作用應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視和群眾認(rèn)知程度

檔案管理工作具有相對(duì)封閉性，不具備各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政管理人員、社交公眾等人員的管理權(quán)威和社會(huì)榮譽(yù)，處于一種相對(duì)孤立的工作狀態(tài)，服務(wù)性、輔助性是檔案管理工作實(shí)質(zhì)，通過(guò)為其他工作服務(wù)體現(xiàn)自身價(jià)值。在企業(yè)的檔案管理工作中設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)、明確檔案工作的管理領(lǐng)導(dǎo)，建立以檔案部門(mén)為核心各專(zhuān)（兼）職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系，將檔案工作列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，在企業(yè)相關(guān)管理制度中明確檔案管理工作的職責(zé)。

長(zhǎng)期以來(lái)，很多人對(duì)檔案工作的認(rèn)知存在某種誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作不是企業(yè)的主要工作，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，加之對(duì)檔案工作的宣傳不夠，忽視檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用，而這些片面的觀念一直影響著檔案管理順利開(kāi)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，面對(duì)這些問(wèn)題，通過(guò)分析診斷，只有加強(qiáng)檔案工作管理意識(shí)，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，積極做好宣傳工作，提高群眾對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)程度，適時(shí)宣傳，做好咨詢(xún)服務(wù)，利用多渠道向群眾灌輸檔案管理知識(shí)，融匯貫通、以人為本，讓群眾認(rèn)識(shí)到檔案并不是可有可無(wú)，它對(duì)每個(gè)人切身利益、工作有著重要影響起著舉足輕重的作用。

二、檔案收集工作協(xié)調(diào)與考核并重

檔案收集工作一直是檔案管理工作一個(gè)難題，檔案管理力量薄弱、水平不高、手段落后，檔案移交部門(mén)對(duì)檔案的重要性、移交要求意識(shí)淡薄，不及時(shí)移交，資料缺失造成歸檔工作滯后，嚴(yán)重影響了檔案管理水平，要做好檔案收集工作首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作重要性的宣傳教育工作，使各檔案資料提供部門(mén)，特別是新聞、宣傳、文化等業(yè)務(wù)部門(mén)深入了解自己在檔案業(yè)務(wù)中的權(quán)利和義務(wù)，樹(shù)立檔案法規(guī)意識(shí)、熟悉檔案資料移交流程，自覺(jué)支持、積極參與檔案的收集整理工作。其次，要提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，拓寬檔案收集渠道，改變以往在辦公室等檔案觀念，要主動(dòng)出擊、提前計(jì)劃，根據(jù)企業(yè)年度計(jì)劃制定相應(yīng)檔案收集計(jì)劃，并與資料移交部門(mén)及時(shí)溝通確定資料移交時(shí)限，積極參與設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收、科研成果研討等重要檔案資料的收集指導(dǎo)工作，主動(dòng)催交檔案資料，嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范每份資料的完整確保檔案歸檔工作順利開(kāi)展。最后，要將考核機(jī)制貫穿檔案管理工作中，針對(duì)檔案管理工作是難點(diǎn)重點(diǎn)進(jìn)行分析診斷，找出問(wèn)題根源，制定相關(guān)制約措施、管理辦法、考核細(xì)則等規(guī)范檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容的細(xì)節(jié)管理，對(duì)與檔案管理部門(mén)有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位、部門(mén)進(jìn)行細(xì)化管理，提出指標(biāo)要求，通過(guò)考核措施使業(yè)務(wù)配合部門(mén)積極主動(dòng)、及時(shí)、完整、規(guī)范移交檔案資料，同時(shí)，用考核制約手段達(dá)到各業(yè)務(wù)部門(mén)重視檔案管理工作的目的。

采用適時(shí)培訓(xùn)、工作檢查、交流考察學(xué)習(xí)等手段進(jìn)行檔案管理工作的宣傳，可以達(dá)到從領(lǐng)導(dǎo)層到執(zhí)行層對(duì)檔案管理工作的重視程度和正確認(rèn)識(shí)，并積極配合檔案部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)管理工作。搭配適當(dāng)?shù)目己藱C(jī)制，可以加強(qiáng)檔案管理工作實(shí)施力度，使各個(gè)與檔案業(yè)務(wù)有往來(lái)的部門(mén)或個(gè)人熟悉檔案工作管理流程，對(duì)檔案移交相關(guān)要求及時(shí)掌握，也為檔案管理部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)工作提供有力制度保障。

三、提高技術(shù)裝備及管理水平

技術(shù)裝備是檔案管理人員對(duì)檔案采取科學(xué)管理的有效工具，檔案管理用是根本，管是手段、收是基礎(chǔ)，把檔案收好、管好、用好是提高檔案管理服務(wù)水平的基本措施，但是怎樣才能收好、管好、用好檔案？除了有配套的管理制度和專(zhuān)業(yè)的管理人員，也需要借助相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備將檔案有效管理。如利用高端存儲(chǔ)設(shè)備將重要檔案進(jìn)行存儲(chǔ)備份，妥善保存檔案原件，將復(fù)制件提供利用，這樣不僅有效保存好了檔案原件，也能提高檔案利用價(jià)值，以免檔案原件經(jīng)多次多人借閱利用損壞檔案造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

檔案技術(shù)裝備還包括攝錄設(shè)備、刻錄設(shè)備、庫(kù)房監(jiān)測(cè)設(shè)備等等，這些設(shè)施設(shè)備對(duì)檔案管理工作和檔案庫(kù)房監(jiān)控來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，在檔案管理人員參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)，利用攝錄、刻錄設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采集聲像檔案資料，可以取得第一手影像資料，不但工程檔案資料進(jìn)行移交指導(dǎo)，而且對(duì)有重大意義的工程竣工過(guò)程聲像資料及時(shí)收集，對(duì)工程檔案和聲像檔案的基礎(chǔ)材料起到可控、在控的作用，為今后整理歸檔提供完整、一手的真實(shí)資料。

檔案庫(kù)房是保管檔案的必備設(shè)施，而一此必要的設(shè)施、設(shè)備對(duì)庫(kù)房的監(jiān)控顯得尤其重要。因此，庫(kù)房溫濕度監(jiān)測(cè)、防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防磁等設(shè)備也要對(duì)檔案庫(kù)房檔案的保護(hù)起到至關(guān)重要的作用。檔案管理工作要求每日應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行監(jiān)測(cè)，檔案庫(kù)房配備相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備可以有效提高檔案管理人員對(duì)檔案庫(kù)房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)有效保管各類(lèi)檔案，利用相關(guān)的溫濕度控制等設(shè)施強(qiáng)化檔案庫(kù)房的監(jiān)控管理。