加強(qiáng)檔案信息化管理，促進(jìn)高速公路事業(yè)發(fā)展

于立彥　李鷗

摘要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與高速公路體制改革對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，需要我們不斷加強(qiáng)檔案信息化管理，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案信息化管理的意義，提高認(rèn)識(shí)，建立完善的檔案信息化管理體系，轉(zhuǎn)變檔案管理手段，加強(qiáng)檔案信息資源的有效利用，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，促進(jìn)高速公路事業(yè)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理高速公路；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）20-0113-02

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與高速公路體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代高速公路檔案管理的需要。它對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，要求我們將檔案信息從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向“信息高速公路”，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加速檔案管理的信息化進(jìn)程，加強(qiáng)檔案信息化管理，所謂檔案信息化，即指在檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。使檔案管理在新形勢(shì)下更好地適應(yīng)高速公路發(fā)展的需要，促進(jìn)高速公路事業(yè)的穩(wěn)定、快速發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案信息化管理的意義

1.1 有效提升檔案管理人員的工作效率

檔案信息化建設(shè)可以有效地節(jié)約管理人員的時(shí)間，提升其工作效率。傳統(tǒng)檔案管理人員由于采用手工收集、管理、整編等，工作往往量大低效。加強(qiáng)檔案管理信息化后，檔案管理實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案數(shù)據(jù)一次錄入可無(wú)數(shù)次利用，還可有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享。檔案信息化將為信息社會(huì)提供必要的、可靠的、大量的基礎(chǔ)性公共原生信息，滿足人們共享信息的需求，為社會(huì)公眾信息的開(kāi)發(fā)利用提供基礎(chǔ)條件，為信息化起到支撐作用。檔案庫(kù)中的信息統(tǒng)計(jì)由于采用計(jì)算機(jī)處理，可以有效提高管理人員的效率，檢索查詢也更加方便，檔案查詢與檢索通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可實(shí)現(xiàn)異地即時(shí)查詢；查詢手段也越來(lái)越豐富，檔案查詢可提供模糊查詢、分類(lèi)查詢、組合查詢等多種查詢方式，檔案查借閱可控性也進(jìn)一步得到增強(qiáng)。

1.2 有效提升高速公路部門(mén)效率

高速公路建設(shè)部門(mén)每年都要產(chǎn)生大量檔案資料，內(nèi)容涉及科技、文檔、合同等重要信息，對(duì)部門(mén)的長(zhǎng)期發(fā)展提供借鑒。加強(qiáng)檔案信息化管理后，將有效提升部門(mén)收集與管理信息資源的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源部門(mén)內(nèi)部的網(wǎng)上共享，有控制地加以利用；有效解決紙質(zhì)檔案丟失與損壞等問(wèn)題，避免重要檔案資源的損壞及丟失；檔案管理信息化也有助于幫助立檔單位形成完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，形成部門(mén)電子信息資源中心，有效提升高速公路部門(mén)的工作效率，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

2 提升全員檔案信息化管理認(rèn)識(shí)

我們要徹底改變高速公路落后的檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)高速公路部門(mén)目前現(xiàn)狀，積極創(chuàng)造條件，把檔案管理列入高速公路部門(mén)發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)中。我們要不斷加大宣傳力度，利用多種渠道、各種形式來(lái)提高領(lǐng)導(dǎo)與員工對(duì)加強(qiáng)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，使領(lǐng)導(dǎo)和員工徹底轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案信息化管理對(duì)高速公路部門(mén)發(fā)展的重要意義，使相關(guān)職能部門(mén)積極主動(dòng)地參與到檔案信息化管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及建設(shè)中，以適應(yīng)現(xiàn)代高速公路事業(yè)發(fā)展的需要，促進(jìn)高速公路事業(yè)發(fā)展。

3 建立完善的檔案信息化管理體系

為了把檔案管理工作滲透到高速公路建設(shè)的各項(xiàng)工作中去，高速公路部門(mén)要在相關(guān)職能部室與基層單位聘請(qǐng)專(zhuān)職或兼職檔案員，使企業(yè)檔案管理工作形成制度，檔案管理要實(shí)現(xiàn)正常化與規(guī)范化。檔案信息化管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性與技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，它從檔案資源的形成到信息資源的歸檔，中間有許多環(huán)節(jié)，要確保檔案資源的正確、完整、齊全，高速公路部門(mén)要建立層層負(fù)責(zé)的檔案信息化管理服務(wù)體系。對(duì)各種施工圖、竣工圖、文件材料、財(cái)務(wù)、人力資源等檔案材料，要及時(shí)移交檔案管理部門(mén)建立信息檔案；我們要建立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖陨隙碌臋n案信息化管理體系，檔案形成部門(mén)、管理部門(mén)、使用部門(mén)要互相監(jiān)督、互相制約，確保各種檔案準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的歸檔，并且確保檔案資源的質(zhì)量，提高檔案資源的真實(shí)性與可利用性，從而促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

4 轉(zhuǎn)變檔案管理手段

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，高速公路檔案工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，積極轉(zhuǎn)變管理手段。

我們要借助先進(jìn)檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)或引進(jìn)，運(yùn)用簡(jiǎn)捷實(shí)用的檔案管理軟件來(lái)加強(qiáng)檔案信息化管理。它對(duì)檔案立卷與整理能夠起到重要的輔助作用，有效減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。它有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)分類(lèi)、組卷、調(diào)序、編制與打印卷內(nèi)目錄等；我們也可以嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖紙掃描等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化。檔案自動(dòng)化管理是當(dāng)今高速公路部門(mén)發(fā)展的必然要求，高速公路事業(yè)的發(fā)展不僅需要檔案部門(mén)能夠第一時(shí)間提供豐富的檔案資料，而且還要為高速公路建設(shè)與管理決策提供幫助與參考，為高速公路技術(shù)改造與革新傳遞信息。另外檔案管理工作還要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的編研能力，不斷加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)，積極創(chuàng)造條件，定期將國(guó)內(nèi)外高速公路建設(shè)等方面的資源援引過(guò)來(lái)，使高速公路建設(shè)與管理部門(mén)及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外現(xiàn)狀，給相關(guān)人員提供參考，促進(jìn)我國(guó)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

5 加強(qiáng)檔案信息資源的有效利用

檔案信息資源開(kāi)發(fā)的最終目是使檔案資源得到充分利用，檔案利用效果如何是對(duì)整個(gè)檔案工作的評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)。由此可見(jiàn)，檔案管理的最終目的在于能夠積極發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，我們要將加強(qiáng)檔案資源的有效利用作為加強(qiáng)檔案信息化管理的一項(xiàng)重要任務(wù)，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

如高速公路有時(shí)因自然或人為因素會(huì)發(fā)生一些問(wèn)題，在排除與施工過(guò)程中需要查閱圖紙與相關(guān)的技術(shù)參數(shù)資料，如果能夠在第一時(shí)間準(zhǔn)確地提供圖紙與技術(shù)參數(shù)資料，往往可以在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)高速公路的運(yùn)行，使之將不便降低到最小程度，有效降低高速公路的經(jīng)濟(jì)損失，節(jié)約大量人力、財(cái)力、物力等，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的功能，幫助高速公路行業(yè)建立起為民服務(wù)的優(yōu)良形象。

6 提高檔案管理人員素養(yǎng)

高速公路檔案信息化管理最終還需要高素質(zhì)的檔案管理人員，我們要切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，這樣才能做到檔案科學(xué)分類(lèi)與管理，為檔案使用者提供方便快捷的利用。

檔案管理人員的責(zé)任心與職業(yè)道德素質(zhì)是其做好檔案信息化管理的前提。檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求檔案管理人員具有高度的工作責(zé)任感與良好的職業(yè)道德，要有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神；嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案信息化管理工作的關(guān)鍵。新形勢(shì)下的檔案管理工作迫切需要我們加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔。我們要不斷完善檔案制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度、統(tǒng)計(jì)制度等，要切實(shí)做到有章可循、按章辦事。檔案管理人員要樹(shù)立“服務(wù)”觀念，并將之作為加強(qiáng)檔案信息化管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿；檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響檔案信息化管理工作的質(zhì)量，我們要切實(shí)提高認(rèn)識(shí)水平，不斷加強(qiáng)工作人員的繼續(xù)教育，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)水平，學(xué)習(xí)新方法、新理論，使檔案管理人員的素質(zhì)能夠滿足檔案信息化管理的需要，促進(jìn)高速公路事業(yè)的發(fā)展。

檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的要求，作為高速公路部門(mén)的檔案管理人員，必須要付出辛勤的勞動(dòng)，不斷地在檔案管理實(shí)踐中探索新形勢(shì)下檔案信息化管理的新思路、新方法，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理，使檔案管理工作為我國(guó)高速公路事業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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