杜秋平,陳融融,吳凱華
(中山大學(xué) 管理學(xué)院,廣東 廣州510275)
績(jī)效是一種行為和結(jié)果的綜合,是指組織、部門(mén)或員工控制下的,與工作目標(biāo)相關(guān)行為及其產(chǎn)出。行為旨在促進(jìn)產(chǎn)出的合理實(shí)現(xiàn),產(chǎn)出旨在形成目標(biāo)導(dǎo)向,二者不可偏廢。
績(jī)效考核是管理者或相關(guān)人員根據(jù)制定的績(jī)效指標(biāo)對(duì)員工的工作行為及其結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)并進(jìn)而確定其行為價(jià)值的過(guò)程。
績(jī)效管理,是一系列充分發(fā)揮每個(gè)員工潛力、提高其績(jī)效,并通過(guò)將員工的個(gè)人目標(biāo)與組織戰(zhàn)略相結(jié)合來(lái)提高組織績(jī)效的過(guò)程???jī)效管理有三個(gè)層次,包括組織績(jī)效、流程績(jī)效和崗位績(jī)效的管理,考慮到學(xué)生組織的扁平性,本文討論的為崗位績(jī)效的管理,即對(duì)學(xué)生組織內(nèi)部成員的績(jī)效管理。
本文以高校中較為規(guī)范的團(tuán)委為例進(jìn)行分析。據(jù)調(diào)查顯示,高校的團(tuán)委一般是由院或校團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo),主要負(fù)責(zé)人為團(tuán)委副書(shū)記,一般由大二或大三學(xué)生擔(dān)任。團(tuán)委下設(shè)若干部門(mén),部長(zhǎng)大部分是由大二學(xué)生擔(dān)任。部門(mén)的干事則是剛?cè)雽W(xué)的大一新生。
文章基于學(xué)生組織領(lǐng)導(dǎo)者角度出發(fā),探討如何在學(xué)生組織中更好應(yīng)用績(jī)效管理的知識(shí)以提高學(xué)生組織績(jī)效。
如今很多高校學(xué)生組織的領(lǐng)導(dǎo)人簡(jiǎn)單地將績(jī)效管理等同于績(jī)效考核或者績(jī)效考核,只對(duì)成員的工作成績(jī)、工作能力和工作態(tài)度進(jìn)行打分評(píng)價(jià)進(jìn)而得出部門(mén)成員績(jī)效優(yōu)劣排序,事實(shí)上,績(jī)效管理是事前計(jì)劃、事中管理和事后考核及反饋所形成的三位一體的系統(tǒng),績(jī)效考核只是績(jī)效管理的一個(gè)重要組成部分。
績(jī)效考核是一種管理的手段,績(jī)效管理是管理的一種理念。
首先,績(jī)效指標(biāo)與組織目標(biāo)不一致。在學(xué)生組織中,績(jī)效指標(biāo)一般是由老師或者部長(zhǎng)級(jí)別的學(xué)生制定,沒(méi)有融入組織的目標(biāo),也沒(méi)有底層干事的參與,底層的干事根本不知道能否實(shí)現(xiàn)這些績(jī)效指標(biāo)。其次,對(duì)不同職位采取相同指標(biāo)。并且通常對(duì)于所有部門(mén)甚至所有的職位都會(huì)采用同一套績(jī)效指標(biāo),但在實(shí)際操作過(guò)程中,每個(gè)部門(mén)和每個(gè)職位扮演的角色和承擔(dān)的責(zé)任不同,對(duì)于具體考核的內(nèi)容也應(yīng)該有明顯的差別。例如學(xué)術(shù)部一般負(fù)責(zé)解決學(xué)生的學(xué)習(xí)問(wèn)題和舉辦學(xué)術(shù)比賽和學(xué)術(shù)講座,宣傳部一般情況要負(fù)責(zé)整個(gè)組織所有活動(dòng)的宣傳品的制作和宣傳活動(dòng),兩個(gè)部門(mén)必然要采取不同的績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行考核。最后,不同級(jí)別崗位采用相同指標(biāo)。在實(shí)際中,即對(duì)部長(zhǎng)和干事采用相同的考核標(biāo)準(zhǔn)。部長(zhǎng)和干事的能力和責(zé)任要求不同,也必然要采取不同的考核辦法,例如作為部長(zhǎng)需要考核對(duì)下屬的指導(dǎo)以及部門(mén)建設(shè)方面所做的努力,但是卻不能用這些指標(biāo)來(lái)考核干事。
除了績(jī)效指標(biāo)制定缺少針對(duì)性外,高校學(xué)生組織在組織成立初期一般沒(méi)有將績(jī)效指標(biāo)傳達(dá)給組織內(nèi)部成員,而僅僅是在學(xué)期末或?qū)W年末發(fā)給部門(mén)成員填寫(xiě),根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)一步評(píng)優(yōu)秀學(xué)生干部等的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào),同時(shí)也伴有加分或獎(jiǎng)金的鼓勵(lì)???jī)效指標(biāo)實(shí)質(zhì)是組織對(duì)其成員的期望,干事在初期不知道組織對(duì)自己的期望便也不能很好沿著組織期望的路線(xiàn)前進(jìn),而在最后卻又將這個(gè)考核結(jié)果作為頒發(fā)榮譽(yù)的根據(jù),未免讓落選的干事感到不公平。
由于對(duì)績(jī)效管理本質(zhì)的理解誤差,也直接造成了當(dāng)前學(xué)生組織的領(lǐng)導(dǎo)者忽視績(jī)效管理的過(guò)程輔導(dǎo)和反饋,對(duì)于部門(mén)成員評(píng)價(jià)的依據(jù)只有學(xué)期末或者學(xué)年末的績(jī)效考核結(jié)果。通常情況下,部長(zhǎng)會(huì)將一份完整的任務(wù)交給干事,部長(zhǎng)的任務(wù)只是偶爾跟進(jìn),當(dāng)干事遇到困難時(shí),部長(zhǎng)要么會(huì)以鍛煉、考驗(yàn)等為由繼續(xù)讓干事完成工作,要么自己重新接手任務(wù)。干事在過(guò)程中很少得到部長(zhǎng)關(guān)于“問(wèn)題在哪里”、“應(yīng)該怎么做”等問(wèn)題的輔導(dǎo)和幫助。
部長(zhǎng)的反饋主要集中結(jié)果層面的優(yōu)劣,部長(zhǎng)通常只會(huì)表?yè)P(yáng)干事的出色表現(xiàn),或者指出干事的失誤,較少將干事在工作中存在的問(wèn)題以及改進(jìn)提高的建議反饋給干事。這樣做的最直接的結(jié)果是干事不知道如何改進(jìn)和提高,因此也就喪失了績(jī)效管理最大的意義——成員能力的開(kāi)發(fā)。
學(xué)生組織的績(jī)效考核存在很多評(píng)分誤差,使評(píng)分的結(jié)果參差不齊,有效性大打折扣。學(xué)生組織的考核是學(xué)期末或者學(xué)年末,由于考核結(jié)果主要用于評(píng)先進(jìn),因此伴有一定的時(shí)間壓力。通常情況是直接將考核表發(fā)給部門(mén)成員填寫(xiě),沒(méi)有進(jìn)行評(píng)分的培訓(xùn)甚至沒(méi)有附帶詳細(xì)有關(guān)評(píng)分要求的說(shuō)明。評(píng)價(jià)過(guò)程的誤差主要有以下幾點(diǎn):1.類(lèi)我誤差,評(píng)分者習(xí)慣給與自己相似的人高分;2.分布誤差,評(píng)分者傾向于只使用評(píng)分表中低分、高分或中等部分,會(huì)造成給所有人打高分、打低分或給平均分的誤差;3.暈輪效應(yīng),由于觀(guān)察到某個(gè)方面的高績(jī)效而對(duì)所有方面積極評(píng)價(jià);4.牛角效應(yīng),由于關(guān)注某個(gè)不良績(jī)效而給所有方面消極評(píng)價(jià)。這些誤差都很容易在“粗放式”的考核中直接或間接體現(xiàn)出來(lái)。
學(xué)生組織中的績(jī)效考核結(jié)果通常只用作評(píng)選先進(jìn)個(gè)人,但這只是績(jī)效管理的一個(gè)目的。學(xué)生組織績(jī)效管理的目標(biāo)主要有三個(gè):1.戰(zhàn)略目的,即提高學(xué)生組織整體績(jī)效和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo);2.管理目的,即提供有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)、工作分配等管理決策的依據(jù),評(píng)選先進(jìn)正是管理的目的;3.開(kāi)發(fā)目的,作為開(kāi)發(fā)組織成員知識(shí)和技能的基礎(chǔ),并以此為依據(jù)提供反饋和培訓(xùn)。將工作過(guò)程、結(jié)果和建議反饋給成員,有利于成員認(rèn)識(shí)自身優(yōu)點(diǎn)和不足,有利于成員不斷改進(jìn),也有利于促進(jìn)成員對(duì)榮譽(yù)評(píng)選的認(rèn)可,進(jìn)而促使組織績(jī)效的提高。這也就實(shí)現(xiàn)了組織成員個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的統(tǒng)一。但也有個(gè)前提,部長(zhǎng)要用心關(guān)注績(jī)效管理這個(gè)過(guò)程,細(xì)心發(fā)現(xiàn)組織成員的優(yōu)缺點(diǎn)并且有能力提出合理建議。
績(jī)效管理源于企業(yè)的人力資源管理,但企業(yè)是以盈利為目的的組織,在實(shí)踐中學(xué)生組織更應(yīng)該借鑒非營(yíng)利性組織的管理。非營(yíng)利性組織三個(gè)基本屬性是非營(yíng)利性、非政府性、互惠性或公益性,因此學(xué)生組織和非營(yíng)利性組織有很多相似之處。學(xué)生組織的特殊性具體在于:(1)學(xué)生組織是非營(yíng)利性的,這是與企業(yè)最大的區(qū)別。其活動(dòng)不以利潤(rùn)為目標(biāo),活動(dòng)也很少涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng),且不能通過(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)如工資等來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)高績(jī)效的成員;(2)學(xué)生組織也是互惠性的,學(xué)生組織舉辦各種活動(dòng),服務(wù)廣大學(xué)生,同時(shí)學(xué)生干部也希望獲得自我價(jià)值的提升。比如精神思想層面的獎(jiǎng)勵(lì),如授予榮譽(yù)稱(chēng)號(hào),自身組織領(lǐng)導(dǎo)能力提升,結(jié)交更多的朋友等;(3)學(xué)生組織是高校管理體系中的重要一環(huán),其價(jià)值取向必須符合學(xué)校的要求并且受到學(xué)校管理體系的約束,不能實(shí)現(xiàn)完全自由發(fā)展;(4)學(xué)生組織的負(fù)責(zé)人除了要完成繁重的學(xué)業(yè)外還要兼顧大量的部門(mén)工作,學(xué)生干部不能像企業(yè)中的管理者一樣花大量時(shí)間和精力來(lái)處理部門(mén)事務(wù);(5)學(xué)生組織與成員沒(méi)有簽訂合同,缺少外部約束制度體系,通常是通過(guò)組織文化和人文關(guān)懷來(lái)吸引人,約束人。因此,從人力資源管理的角度看,我們要借鑒非營(yíng)利性組織的管理的方法和理念,探求提升組織績(jī)效的方法,強(qiáng)調(diào)過(guò)程的重要性,提高學(xué)生干部管理效率和靈活性,以一套更具激勵(lì)性、積極性和活力性的績(jī)效管理方法,以創(chuàng)造一個(gè)環(huán)境讓所有成員都可以盡全力貢獻(xiàn)他們的力量。
那么,如何進(jìn)行學(xué)生組織績(jī)效管理呢?
工作分析是人力資源管理實(shí)踐的重要內(nèi)容,也是包括績(jī)效管理在內(nèi)的其他人力資源管理模塊的基礎(chǔ)。工作分析是對(duì)某特定的工作作出明確規(guī)定,并確定勝任這一工作所需要的知識(shí)技能等資格條件的過(guò)程。但是學(xué)生組織的工作分析不可能像企業(yè)那樣精確,一來(lái)學(xué)生組織一般只有部門(mén)和部門(mén)內(nèi)部等級(jí)劃分,沒(méi)有具體崗位的設(shè)立;二來(lái)學(xué)生組織需要承擔(dān)的工作或者需要舉辦的活動(dòng)變動(dòng)性較大,甚至相同的活動(dòng)內(nèi)容或流程都會(huì)變動(dòng),資料較為零散,很難標(biāo)準(zhǔn)化,很難有一個(gè)可以一勞永逸的工作分析過(guò)程。因此,學(xué)生組織可以通過(guò)上屆的部長(zhǎng)們根據(jù)工作的經(jīng)歷和一個(gè)預(yù)先設(shè)定好的行文框架 (可包括部門(mén)簡(jiǎn)介,部門(mén)活動(dòng)介紹和能力要求,部門(mén)建設(shè)和工作心得)來(lái)撰寫(xiě)一份經(jīng)驗(yàn)式的工作說(shuō)明書(shū),作為績(jī)效管理的一個(gè)重要依據(jù)。
工作分析明確了該做的事情以及所需要的能力,而績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明其必須達(dá)到的程度。明確的績(jī)效指標(biāo)表明了組織對(duì)成員的期望,只有組織成員知道組織或部門(mén)對(duì)他們的期望是什么的時(shí)候,他們才有可能通過(guò)努力達(dá)到期望的結(jié)果。具體要考慮以下幾個(gè)方面:
1.績(jī)效信息來(lái)源???jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)的確立應(yīng)是個(gè)共同制定、彼此認(rèn)可、共同遵守的過(guò)程。同時(shí)學(xué)生組織每一屆都是一個(gè)新的組織,成員一般只有升職,很少人留任或者降級(jí),因此,學(xué)生組織中制定績(jī)效指標(biāo)的部門(mén),應(yīng)該通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、訪(fǎng)談等方式向上屆學(xué)生組織成員收集歷史信息來(lái)制定合理有效的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。
2.處理好特殊與一般的關(guān)系。在一個(gè)學(xué)生會(huì)和或者其他學(xué)生社團(tuán)中,各個(gè)部門(mén)的績(jī)效指標(biāo)既要有能體現(xiàn)整個(gè)組織目標(biāo)的相同的一般性指標(biāo),同時(shí)也要有符合各個(gè)部門(mén)實(shí)際情況的特殊性指標(biāo)。例如各部門(mén)在考核“思想”這部分內(nèi)容時(shí)可以使用相同指標(biāo),但是在考核技能這部分可能就需要根據(jù)各部門(mén)實(shí)際情況制定了,比如學(xué)術(shù)部可能更注重策劃和執(zhí)行能力,宣傳部可能更注重宣傳方案設(shè)計(jì)和海報(bào)視頻制作技術(shù)能力。
3.注重關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)??己藢W(xué)生組織成員不需要面面俱到,羅列出所有的績(jī)效指標(biāo),這樣他們反而不能很好顧及每個(gè)指標(biāo),在各項(xiàng)指標(biāo)上都取得好的成績(jī)。依據(jù)管理的20/80原則,對(duì)重要的、少量的指標(biāo)進(jìn)行考核才是實(shí)現(xiàn)真正的對(duì)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的考核。一般情況下5~6個(gè)大的指標(biāo),組織側(cè)重部分的績(jī)效指標(biāo)權(quán)重應(yīng)該大一些,每個(gè)大指標(biāo)下可以有一些細(xì)分的指標(biāo),這樣分可能效果更好。
4.行為的量化與錨定。對(duì)于考核的細(xì)則,能夠量化的行為應(yīng)該盡量量化,比如考勤率、拉得贊助的數(shù)額、宣傳部的海報(bào)或者視頻的制作數(shù)量與采用數(shù)量,不能量化的應(yīng)該進(jìn)行行為錨定(即對(duì)行為的描述),比如對(duì)“責(zé)任心”進(jìn)行描述,怎樣的行為屬于責(zé)任心很高、好、一般、較差、很差的表現(xiàn),減少評(píng)分的主觀(guān)性。
5.制定績(jī)效指標(biāo)后,要將績(jī)效指標(biāo)和績(jī)效管理的意義達(dá)給組織的成員。學(xué)生組織成立之初的全員大會(huì)或者部門(mén)例會(huì),都可讓全體成員對(duì)績(jī)效管理產(chǎn)生正確而清醒的認(rèn)識(shí),為績(jī)效管理取得好的效果打下基礎(chǔ)。
績(jī)效輔導(dǎo)過(guò)程即是績(jī)效實(shí)施和管理的過(guò)程,在整個(gè)績(jī)效管理過(guò)程中處于中間環(huán)節(jié),所耗時(shí)間最長(zhǎng),也最為關(guān)鍵。首先,要保證信息的流通,績(jī)效管理過(guò)程中最關(guān)鍵的是持續(xù)有效的溝通,即在共同工作的過(guò)程中分享各類(lèi)與績(jī)效有關(guān)的信息的過(guò)程,這些信息包括工作進(jìn)展的情況、在工作中遇到的問(wèn)題或新的情況、以及需要得到上級(jí)或同級(jí)的哪些支持。部長(zhǎng)除了要看到問(wèn)題,更要看到成績(jī),要對(duì)組織成員的突出表現(xiàn)和工作成績(jī)給予表?yè)P(yáng)和祝賀。其次,是溝通方式的多樣化和生活化。正式的渠道包括部門(mén)例會(huì)和全員大會(huì)等,非正式渠道則有聚餐,單獨(dú)私下面談,工作中的交流,生活中閑聊等,另外QQ、微博和人人等網(wǎng)絡(luò)社交聊天工具等方式都是在學(xué)生組織中可行有效的績(jī)效溝通方式。進(jìn)行持續(xù)有效的溝通具有重要意義。一是控制進(jìn)度,部長(zhǎng)能更好把握活動(dòng)或工作進(jìn)展情況,以做出下一步工作計(jì)劃或者調(diào)整;二是輔導(dǎo)干事,部長(zhǎng)可以對(duì)干事工作的進(jìn)展情況、遇到的問(wèn)題或者做得不足的地方進(jìn)行指導(dǎo)或幫助,提高組織成員處理問(wèn)題能力同時(shí)更好提升組織績(jī)效;三是進(jìn)行激勵(lì),部長(zhǎng)對(duì)來(lái)自任務(wù)本身的報(bào)酬例如更多的責(zé)任、個(gè)人能力提升、任務(wù)的多樣化等的耐心解釋?zhuān)瑢?duì)干事工作進(jìn)行指導(dǎo)以及根據(jù)成員的出色表現(xiàn)進(jìn)行表?yè)P(yáng),對(duì)大家的付出表示感謝,都會(huì)對(duì)組織成員有激勵(lì)作用;四是增進(jìn)友情,溝通中除了工作,還涉及一些其他生活和學(xué)習(xí)的問(wèn)題,相互交流可以增進(jìn)部門(mén)成員之間的友情,這也是組織成員希望從組織中收獲的東西。
收集績(jī)效信息可以參考360績(jī)效考核,從上級(jí)、同級(jí)、下屬和服務(wù)對(duì)象中收集績(jī)效信息。對(duì)組織成員績(jī)效考核一般可從工作成績(jī)、工作態(tài)度、工作能力或技能、創(chuàng)新、考勤等方面入手。在將績(jī)效考核表下發(fā)前要對(duì)評(píng)分人員進(jìn)行培訓(xùn),即解釋評(píng)分規(guī)則以及如何避免上面提到的誤差,或者對(duì)于評(píng)分的分布進(jìn)行強(qiáng)制要求(如評(píng)為“優(yōu)秀”的指標(biāo)不能多于總數(shù)的40%),再或者提供一個(gè)評(píng)估的案例以供參考。從當(dāng)前學(xué)生組織的時(shí)間和精力看,考核周期一年一次是不夠的,一個(gè)月一次則花費(fèi)精力太大,一學(xué)期一次還是比較合適的。考核的重點(diǎn)是在引導(dǎo)成員完成目標(biāo),彌補(bǔ)缺點(diǎn),不能因此而磨滅了他們的工作熱情,尤其要減少考核過(guò)程中的不公平不公正的問(wèn)題,這樣才能提高學(xué)生組織中的績(jī)效管理質(zhì)量。
績(jī)效考核的結(jié)果除了用于評(píng)選榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)外,部長(zhǎng)要根據(jù)績(jī)效的結(jié)果與下屬探討問(wèn)題原因,以便明確改進(jìn)的方向,因能力和動(dòng)力的高低可以簡(jiǎn)單將組織成員分為四類(lèi),識(shí)別不同類(lèi)別成員后應(yīng)該采取有針對(duì)性的措施來(lái)幫助他們改善。學(xué)生組織的培訓(xùn)計(jì)劃也應(yīng)該根據(jù)績(jī)效的結(jié)果來(lái)制定。
績(jī)效管理的一個(gè)重要目的是提升個(gè)人的績(jī)效從而促進(jìn)組織組織整體的提升???jī)效管理通過(guò)將學(xué)生組織整體的使命轉(zhuǎn)化對(duì)組織成員的要求,進(jìn)而轉(zhuǎn)化為個(gè)人的實(shí)際行動(dòng)計(jì)劃、并且通過(guò)過(guò)程輔導(dǎo)和激勵(lì),不斷將個(gè)人計(jì)劃推進(jìn),以促使組織整體績(jī)效的提升。
關(guān)于雇員工作動(dòng)機(jī)的研究揭示:如果關(guān)于工作目標(biāo)和工作績(jī)效的信息能夠有規(guī)律傳達(dá)給員工時(shí),其工作能力及工作狀況會(huì)隨之改善,會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生激勵(lì)作用,避免員工因得不到主管的反饋而缺乏動(dòng)力的現(xiàn)象。同時(shí)績(jī)效指標(biāo)也使組織成員更有方向感和責(zé)任感,讓他們更有效控制自己的行為。
當(dāng)績(jī)效信息明確傳達(dá)給了組織成員,并且在過(guò)程中有較多的績(jī)效反饋,組織成員便也較能接受績(jī)效考核的結(jié)果,有利于增強(qiáng)成員的公平感和避免不滿(mǎn)情緒。
當(dāng)績(jī)效管理實(shí)現(xiàn)了組織目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)一致的時(shí)候,組織成員便會(huì)對(duì)組織產(chǎn)生認(rèn)同感。當(dāng)部長(zhǎng)積極參與到績(jī)效管理的過(guò)程后,組織中信息的流通量增大,速度加快,組織成員也能在過(guò)程中獲得有關(guān)自身的績(jī)效反饋,感受到組織的關(guān)懷,因此會(huì)增強(qiáng)對(duì)組織的認(rèn)同感和歸屬感。同時(shí)大量的溝通拉近了部長(zhǎng)和干事的距離,有利于構(gòu)建一種和諧平等的組織文化。
作為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的一個(gè)核心內(nèi)容,績(jī)效管理同樣應(yīng)該發(fā)揮其在在學(xué)生組織建設(shè)中的重要作用。但現(xiàn)在大部分學(xué)生組織的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到績(jī)效管理的重要性,沒(méi)有樹(shù)立績(jī)效管理的意識(shí),更沒(méi)有應(yīng)用績(jī)效管理的一些具體技術(shù),極大降低了學(xué)生組織應(yīng)該有的活力。將績(jī)效管理理念引入學(xué)生組織,可以發(fā)揮績(jī)效管理在激勵(lì)學(xué)生干部,提高學(xué)生干部的滿(mǎn)意度,提升組織整體績(jī)效中的巨大作用。
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湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)·人文社科版2013年8期