談備用金的賬務(wù)處理

孔祥明

一、備用金的概念與分類

備用金是指不設(shè)會(huì)計(jì)的報(bào)賬單位為開(kāi)展日常工作的需要或公司員工以現(xiàn)金、銀行存款方式借用的用作零星開(kāi)支、業(yè)務(wù)采購(gòu)、公務(wù)出差等業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。

備用金分為定額備用金和臨時(shí)備用金。定額備用金指因支出項(xiàng)目固定、支出業(yè)務(wù)頻繁等原因需要周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金，具有時(shí)間長(zhǎng)、固定性強(qiáng)的特點(diǎn)；臨時(shí)備用金指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金，具有時(shí)間短、一次性的特點(diǎn)。

二、備用金的適用范圍

1.采購(gòu)員零星采購(gòu)備用金

單位的業(yè)務(wù)采購(gòu)人員，因工作、業(yè)務(wù)招待等需要而從單位臨時(shí)借用的款項(xiàng)，稱為備用金，對(duì)于這種備用金，有的企業(yè)也以“其他應(yīng)收款”的方式處理，或在“其他應(yīng)收款”總賬科目下，設(shè)置“備用金”二級(jí)科目處理。

2.個(gè)人因公出差零星開(kāi)支備用

單位職工（包括領(lǐng)導(dǎo)）因公參加會(huì)議、培訓(xùn)、出外考察、進(jìn)修等，從單位臨時(shí)借支一部分款項(xiàng)，以備零星開(kāi)支用，也以備用金的形式向單位借支。

3.經(jīng)常性的零星開(kāi)支備用金

這種備用金一般適合不設(shè)會(huì)計(jì)的二級(jí)單位或報(bào)賬單位。單位的二級(jí)單位或報(bào)賬單位，不設(shè)會(huì)計(jì)，沒(méi)有出納，銀行沒(méi)有戶頭。在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為應(yīng)付零星開(kāi)支的需要，需要從單位借用一定數(shù)額的現(xiàn)金，這種情況也稱為備用金。

4.其他備用金

三、備用金的賬務(wù)處理

1.行政單位備用金的賬務(wù)處理

（1）核定、領(lǐng)用備用金的賬務(wù)處理

例1.東營(yíng)市農(nóng)科所系東營(yíng)市農(nóng)業(yè)局的下屬單位，沒(méi)有會(huì)計(jì)。指定周紅星為報(bào)賬人，2011年5月1日，經(jīng)農(nóng)業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，核定農(nóng)科所的備用金為20000元，周紅星到農(nóng)業(yè)局申領(lǐng)備用金，農(nóng)業(yè)局財(cái)務(wù)據(jù)以入賬。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：備用金——農(nóng)科所 20000

貸：銀行存款等 20000

（2）日常業(yè)務(wù)發(fā)生使用備用金的處理

例2.農(nóng)科所從山東農(nóng)業(yè)大學(xué)購(gòu)買試驗(yàn)用優(yōu)良品種1000元，化肥2000元，租用農(nóng)業(yè)機(jī)械3000元，周紅星持有關(guān)單據(jù)到農(nóng)業(yè)局報(bào)賬報(bào)銷。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：其他支出—農(nóng)科所 6000

貸：銀行存款 6000

（3）收回備用金的處理

例3.2012年5月1日，經(jīng)東營(yíng)市人民政府批準(zhǔn)，東營(yíng)市農(nóng)科所劃歸東營(yíng)市職業(yè)學(xué)院，據(jù)此，農(nóng)業(yè)局依法收回備用金20000元。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：銀行存款 20000

貸：備用金—農(nóng)科所 20000

2.事業(yè)單位備用金的處理

（1）核定、領(lǐng)用備用金的賬務(wù)處理

例4.東營(yíng)市職業(yè)學(xué)院中專部，系東營(yíng)市職業(yè)學(xué)院的下屬單位，兩地辦學(xué)，距離較遠(yuǎn)。中專部系無(wú)會(huì)計(jì)的報(bào)賬單位，為方便中專部的業(yè)務(wù)開(kāi)展，東營(yíng)市職業(yè)學(xué)院決定對(duì)中專部實(shí)行定額備用金制度，2003年3月，撥付中專部備用金15000元，由中專部趙洪新同志負(fù)責(zé)。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：備用金—中專部 15000

貸：銀行存款 15000

（2）日常業(yè)務(wù)發(fā)生使用備用金的處理

例5.2003年3月7日，中專部購(gòu)買辦公用品3000元，支付水電費(fèi)9000元，趙洪新持有關(guān)單據(jù)到職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)科報(bào)賬。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：事業(yè)支出—辦公費(fèi) 12000

貸：銀行存款 12000

（3）年終備用金的清查

工作人員辦理定額備用金的，最長(zhǎng)借款時(shí)間為一年（不跨年度），每年末清理一次。年度內(nèi)可周轉(zhuǎn)使用所借資金，無(wú)需辦理沖賬及還款業(yè)務(wù)。

3.企業(yè)單位備用金的處理

（1）工業(yè)企業(yè)

①核定、領(lǐng)用備用金的賬務(wù)處理

例6.某工業(yè)企業(yè)實(shí)行前店后廠的營(yíng)銷模式，工廠前面設(shè)一營(yíng)銷部。5月3日，營(yíng)銷部申領(lǐng)備用金3000元。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：備用金—營(yíng)銷部 3000

貸：銀行存款 3000

②日常業(yè)務(wù)發(fā)生使用備用金的處理

例7.5月5日，根據(jù)營(yíng)業(yè)需要，營(yíng)銷部需購(gòu)買貨架2000元，營(yíng)銷部持購(gòu)買發(fā)票和有關(guān)手續(xù)向工廠財(cái)務(wù)科報(bào)銷。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：其他業(yè)務(wù)支出—營(yíng)銷部費(fèi)用 2000

貸：銀行存款 2000

③月末備用金的清查

例8.5月底，工廠財(cái)務(wù)結(jié)清備用金200元，并重新辦理備用金申領(lǐng)手續(xù)5000元。其會(huì)計(jì)分錄為：

a.借：銀行存款 200

貸：備用金200

b.借：備用金—營(yíng)銷部 5000

貸：銀行存款 5000

（2）商業(yè)企業(yè)

①核定、領(lǐng)用備用金的賬務(wù)處理

例9.糧食局下屬一糧油小賣部，向糧食局財(cái)務(wù)科申領(lǐng)定額備用金5000元。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：備用金—糧油小賣部 5000

貸：銀行存款等 5000

②日常業(yè)務(wù)發(fā)生使用備用金的處理

例10.5月3日，小賣部交來(lái)銷售收入30000元，結(jié)清前領(lǐng)5000元備用金。

其會(huì)計(jì)分錄為：

借：銀行存款 30000

貸：備用金—糧油小賣部 5000

其他收入—小賣部收入 25000

（3）建筑企業(yè)備用金的處理

例11.2011年12月20日，根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定，建筑公司財(cái)務(wù)科結(jié)清項(xiàng)目部備用金2000元，重新核定項(xiàng)目部備用金50000元。其會(huì)計(jì)分錄為：

①借：銀行存款 2000

貸：備用金 2000

②借：備用金—項(xiàng)目部 50000

貸：銀行存款等 50000

除上述之外，還包括餐旅企業(yè)和個(gè)人備用金的處理，都需要用商業(yè)企業(yè)的備用金處理法。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬素華.建筑企業(yè)會(huì)計(jì)[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2011.

[2]葛家澍，耿金嶺.企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)[M].高等教育出版社，2010.

[3]戴德明.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)學(xué)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009.

（作者單位 山東東營(yíng)技師學(xué)院）