企業(yè)備用金法律風險管理思考

張榮芹

備用金是企業(yè)用于內(nèi)部工作人員差旅費、零星采購、零星開支等用的款項，是流動資產(chǎn)的重要組成部分，也是企業(yè)財務管理的重要內(nèi)容。備用金在企業(yè)資金中所占比重越來越大，不僅占用了企業(yè)的生產(chǎn)資金，而且增加了企業(yè)的資金成本。對企業(yè)備用金進行有效管理，成為企業(yè)財務管理的重點。備用金管理是否科學合理，關(guān)系到企業(yè)資金的使用效率、資金運轉(zhuǎn)安全等。如何科學、有效地管理企業(yè)備用金，對于企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。為了提高資金的利用率，有效控制資金的占用，保證資金的安全，加速資金的周轉(zhuǎn)，企業(yè)應強化備用金的管理。但在實際工作中，企業(yè)備用金管理依然暴露出了一些問題和隱患。企業(yè)必須要正確認識和消除備用金管理中存在的風險，保護企業(yè)財產(chǎn)安全完整不受損失。本文對此進行探討。

一、企業(yè)備用金管理法規(guī)

受企業(yè)備用金管理和使用特點的影響，企業(yè)備用金會在一定時期內(nèi)脫離企業(yè)控制，從而產(chǎn)生備用金被備用金借用人侵占、貪污或挪用的風險。企業(yè)備用金業(yè)務主要涉及我國《刑法》。

第二百七十一條對職務侵占罪進行了認定和量刑：公司、企業(yè)或者其他單位的人員，利用職務上的便利，將本單位財物非法占為己有，數(shù)額較大的，處五年以下有期徒刑或者拘役；數(shù)額巨大的，處五年以上有期徒刑，可以并處沒收財產(chǎn)。

第二百七十二條對挪用資金罪進行了認定和量刑：公司、企業(yè)或者其他單位的工作人員，利用職務上的便利，挪用本單位資金歸個人使用或者借貸給他人，數(shù)額較大、超過三個月未還的，或者雖未超過三個月，但數(shù)額較大、進行營利活動的，或者進行非法活動的，處三年以下有期徒刑或者拘役；挪用本單位資金數(shù)額巨大的，或者數(shù)額較大不退還的，處三年以上十年以下有期徒刑。

第三百八十二條對貪污罪認定：國家工作人員利用職務上的便利，侵吞、竊取、騙取或者以其他手段非法占有公共財物。受國家機關(guān)、國有公司、企業(yè)、事業(yè)單位、人民團體委托管理、經(jīng)營國有財產(chǎn)的人員，利用職務上的便利，侵吞、竊取、騙取或者以其他手段非法占有國有財物的，以貪污論。

第三百八十三條對貪污罪進行了量刑。對犯貪污罪的，根據(jù)情節(jié)輕重，分別依照下列規(guī)定處罰：（略）

第三百八十四條對挪用公款罪量刑：國家工作人員利用職務上的便利，挪用公款歸個人使用，進行非法活動的，或者挪用公款數(shù)額較大、進行營利活動的，或者挪用公款數(shù)額較大、超過三個月未還的，是挪用公款罪，處五年以下有期徒刑或者拘役；情節(jié)嚴重的，處五年以上有期徒刑。挪用公款數(shù)額巨大不退還的，處十年以上有期徒刑或者無期徒刑。

從上述法律條款看，企業(yè)備用金業(yè)務與職務侵占罪、貪污罪、挪用資金罪和挪用公款罪密切相關(guān)。但需要指出的是，第二百七十一條、第三百八十二條、第三百八十三條屬于同一類型犯罪行為，第二百七十二條、第三百八十四條屬于同一類型犯罪行為，只是在罪名認定上需要區(qū)分犯罪主體是否具有國家工作人員的身份。

二、企業(yè)備用金法律風險分析

根據(jù)企業(yè)備用金業(yè)務所涉及的法律條款，以及借用備用金人員所具有的不同工作身份，企業(yè)備用金業(yè)務主要存在以下法律風險：

職務侵占罪風險。根據(jù)《刑法》第二百七十一條規(guī)定，如果企業(yè)人員利用職務上的便利，將本單位財物非法占為己有，且犯罪主體不具有國家工作人員身份，以職務侵占罪論處。當借用備用金的企業(yè)人員不具有國家工作人員的身份，且在業(yè)務結(jié)束后，拒不核銷并故意不予償還所借用備用金剩余款項時，將會發(fā)生涉嫌職務侵占罪的風險。

貪污罪風險。根據(jù)《刑法》第三百八十二條規(guī)定，如果企業(yè)人員利用職務上的便利，侵吞、竊取、騙取或者以其他手段非法占有公共財物，且犯罪主體具有國家工作人員身份的，以貪污罪論處。也就是說，當借用備用金的企業(yè)人員具有國家工作人員的身份，且在業(yè)務結(jié)束后，拒不核銷并故意不予償還所借用備用金剩余款項時，將會發(fā)生涉嫌貪污罪的風險。

挪用資金罪風險。根據(jù)《刑法》第二百七十二條規(guī)定，如果企業(yè)人員利用職務上的便利，挪用本單位資金歸個人使用或者借貸給他人，數(shù)額較大、超過三個月未還的，或者雖未超過三個月，但數(shù)額較大、進行營利活動的，或者進行非法活動，且犯罪主體不具有國家工作人員身份的，以挪用資金罪論處。也就是說，當借用備用金的企業(yè)人員不具有國家工作人員的身份，且擅自改變所借用備用金用途并出現(xiàn)下列行為之一時，將會發(fā)生涉嫌挪用資金罪的風險：將備用金挪作個人使用或者借貸給他人，數(shù)額較大、超過三個月未還的；將備用金挪作個人使用或者借貸給他人，雖未超過三個月，但數(shù)額較大，進行營利活動的；將備用金挪作個人使用或者借貸給他人，進行非法活動的。

挪用公款罪風險。根據(jù)《刑法》第三百八十四條規(guī)定，如果企業(yè)人員利用職務上的便利，挪用公款歸個人使用，進行非法活動的，或者挪用公款數(shù)額較大、進行營利活動的，或者挪用公款數(shù)額較大、超過三個月未還的，且犯罪主體具有國家工作人員身份的，則以挪用公款罪論處。也就是說，當借用備用金的企業(yè)人員具有國家工作人員的身份，且擅自改變所借用備用金用途并出現(xiàn)下列行為之一時，將發(fā)生涉嫌挪用公款罪的風險：將備用金挪作個人使用進行非法活動的；將備用金挪作個人使用且挪用數(shù)額較大、進行營利活動的；將備用金挪作個人使用且挪用數(shù)額較大、超過三個月未還的。

三、企業(yè)備用金法律風險成因

引發(fā)企業(yè)備用金業(yè)務產(chǎn)生法律風險的原因，主要有兩個方面，即主觀故意行為和非主觀故意行為。

主觀故意行為導致的法律風險。這類法律風險通常是由企業(yè)備用金借用人員，在熟知相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)備用金制度的情況下，仍執(zhí)意采取侵占、貪污或擅自改變用途等非法手段，占有或者挪用企業(yè)備用金而引發(fā)的。這種情況的發(fā)生，與企業(yè)內(nèi)部管理秩序混亂、企業(yè)員工法律意識淡薄密切相關(guān)。當一個企業(yè)內(nèi)部管理秩序混亂時，則意味著企業(yè)內(nèi)部管理制度不健全或者即使有制度但也形同虛設，那么這就為企業(yè)中的不法分子乘機鉆空子創(chuàng)造了有利條件，企業(yè)借出的備用金被不法分子非法占有或者挪用也就成為或早或晚的事情；而當企業(yè)員工法律意識淡薄且私心雜念較重時，則又會意味著個別員工即使明知有相關(guān)法律規(guī)定和企業(yè)制度而不可為，但也常常會抱有僥幸心理，認為偶爾為之也不會被發(fā)現(xiàn)，正是在這種復雜心理的驅(qū)使下，企業(yè)備用金借用人員才會利用職務上的便利，作出非法占有或者挪用企業(yè)備用金的不法行為。

非主觀故意的潛意識行為導致的法律風險。這類法律風險與主觀故意行為導致的法律風險具有本質(zhì)上的區(qū)別，通常是由企業(yè)備用金借用人員在不了解和不掌握相關(guān)法律法規(guī)與企業(yè)備用金制度的情況下，臨時占用或者因疏忽超過期限未予及時歸還企業(yè)備用金而引發(fā)的。即企業(yè)備用金借用人員由于法律常識缺失，致使?jié)撘庾R認為這樣做不會犯大的錯誤，且其在主觀意識上并不想占為己有或進行非法活動，而只是用來臨時救急使用或者因一時疏忽大意而忘記了按期及時歸還，并且在思想意識上不存在主觀惡意。但即便如此，也仍涉嫌因違反相關(guān)法律規(guī)定而帶來法律風險。這種情況的發(fā)生更多的是與企業(yè)備用金借用人員自身掌握相關(guān)政策不夠、企業(yè)備用金制度執(zhí)行不力、財務監(jiān)管不到位等因素所致。如果企業(yè)財務部門能夠定期組織和開展企業(yè)備用金清理活動，及時提醒和督促企業(yè)備用金借用人員在業(yè)務結(jié)束后按時核銷，則完全可以避免類似問題的發(fā)生。

在企業(yè)備用金業(yè)務的日常管理過程中，不管是主觀故意行為還是非主觀故意的潛意識行為，只要是違反了企業(yè)制度，觸犯了國家法律，當事者都必須承擔相應的責任和后果。

四、企業(yè)備用金法律風險防范與控制

建立常態(tài)化法律法規(guī)培訓機制，培養(yǎng)企業(yè)員工法治思維。法治思維的培養(yǎng)和運用是依法治企的基礎，也是提升企業(yè)員工內(nèi)在素質(zhì)的要求。針對企業(yè)員工對法律法規(guī)知識掌握不足、法治思維習慣尚未形成等諸多問題，必須采取有效措施徹底整治企業(yè)中的這一薄弱環(huán)節(jié)。首要途徑是要在企業(yè)中建立完善法律法規(guī)培訓機制，使法律法規(guī)培訓工作逐步走向常態(tài)化。在培訓內(nèi)容上，可以結(jié)合企業(yè)經(jīng)營實際，選取與企業(yè)業(yè)務以及員工職業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)，如公司法、稅法、合同法、安全生產(chǎn)法以及刑法有關(guān)條款等進行有針對性的培訓；在培訓方式上，可以采取從高校聘請法律專業(yè)教師與從律師事務所聘請具有豐富實踐經(jīng)驗的律師相結(jié)合的方式，聘請高校教師為企業(yè)員工講解法律法規(guī)理論知識，聘請律師事務所律師講解法律法規(guī)條款并輔以案例分析；在培訓計劃上，必須系統(tǒng)制定年度法律法規(guī)培訓方案，確定企業(yè)當年法律法規(guī)培訓項目，擬定培訓教師人選，簽訂年度培訓合同，做好年度培訓總結(jié)。

建立嚴密的備用金管理制度，規(guī)范備用金管理行為。無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)要實現(xiàn)備用金的規(guī)范管理必須建立健全備用金管理制度。一是在制度設計上，必須要充分考慮企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點，能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常需要，確?？梢蕴岣咂髽I(yè)資金使用效率，能有效降低企業(yè)資金管控風險，全面保障企業(yè)備用金的安全與完整；二是在制度內(nèi)容上，必須要明確企業(yè)備用金的基本概念、備用金使用范圍、備用金管理部門及其職責、備用金管理責任及其劃分、備用金借款原則、備用金借款額度、備用金借款方式、備用金借款及核銷流程、備用金風險管理要求、相關(guān)責任及處罰等有關(guān)條款。尤其需要著重強調(diào)的是，備用金借款與核銷必須堅持“前款不清，后款不借”、“誰借款，誰核銷”的原則，這應作為企業(yè)備用金管理中一項鐵的紀律來執(zhí)行；三是在制度的貫徹落實上，必須要依據(jù)企業(yè)備用金的業(yè)務發(fā)生規(guī)模和發(fā)生頻次，指定專職或兼職人員具體負責備用金制度的落實和執(zhí)行。此外，針對企業(yè)備用金制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的各種問題，要及時制定解決方案并報告財務部門負責人，最大限度確保企業(yè)備用金制度能夠貫徹落實到位。

建立動態(tài)的備用金清理機制，確保備用金健康流動。企業(yè)備用金清理機制缺失是導致備用金業(yè)務產(chǎn)生法律風險的關(guān)鍵因素之一，因此，在企業(yè)中建立動態(tài)的備用金清理機制，是確保備用金健康流入流出、降低備用金法律風險的重要手段。動態(tài)的備用金清理機制應主要包括定期清理與適時清理相結(jié)合、全面清理與專項清理相結(jié)合、主動清理與上級要求清理相結(jié)合等各方面內(nèi)容。在備用金清理的頻度上，企業(yè)應按月度、季度或年度開展定期清理，做好備用金業(yè)務的日常監(jiān)控；對于尚未到清理周期但確實需立即清理的事項應開展適時清理，如企業(yè)某員工因工作調(diào)動、辭職或其他原因而離開原工作單位時，必須啟動適時清理。在備用金清理的范圍上，企業(yè)既要對已發(fā)生但尚未核銷的所有備用金業(yè)務進行逐項分析清理，即全面清理；更要針對因歷史原因形成的備用金呆壞賬，以及無正當理由但又長期拒不還款的“老賴”行為，分別制定清理方案，開展專項清理。在備用金清理的能動性上，不僅要按照企業(yè)備用金管理制度和備用金年度清理計劃進行主動清理，而且還要嚴格落實上級業(yè)務部門部署的備用金清理工作要求，不折不扣地完成上級業(yè)務部門下達的備用金清理任務。

建立嚴厲的備用金管理考核機制，實行備用金管理與經(jīng)營業(yè)績考核相掛鉤。企業(yè)應加大備用金管理責任考核力度，建立和推行備用金管理考核機制，層層傳遞備用金管理壓力，在年初將確定的備用金管理考核目標，細化分解到備用金管理責任單位和責任人，實行備用金管理與備用金管理責任單位和責任人經(jīng)營業(yè)績掛鉤考核的辦法：一是要與財務部門的經(jīng)營業(yè)績掛鉤考核，二是要與備用金借用單位的經(jīng)營業(yè)績掛鉤考核，三是要與備用金審批人員的經(jīng)營業(yè)績掛鉤考核，四是要與備用金借用人員的經(jīng)營業(yè)績掛鉤考核。通過在企業(yè)建立和推行備用金管理考核機制，將備用金管理與備用金管理責任單位與責任人的經(jīng)濟利益直接捆綁在一起，可以大大提高備用金管理責任單位和責任人承擔各自的備用金管理責任的主動性，為更加有效地將企業(yè)備用金管理制度落到實處起到非常好的推動作用。

建立科學的企業(yè)員工信用評估機制，實行備用金管理與員工職務晉升相掛鉤。每個人都有實現(xiàn)個人理想、抱負，發(fā)揮個人潛能的欲望和需求，企業(yè)可以將員工職務晉升與企業(yè)備用金管理考核結(jié)果有機結(jié)合在一起，作為激勵措施以鼓勵員工為實現(xiàn)自我而主動做好企業(yè)備用金管理工作。另一方面，企業(yè)可以以強化企業(yè)備用金業(yè)務管理為依托，建立健全企業(yè)員工信用考評機制，將企業(yè)員工執(zhí)行企業(yè)備用金管理制度的具體表現(xiàn)以及其他信用考評因素，全部納入到企業(yè)員工信用考評體系中，將其作為企業(yè)選人用人決策和企業(yè)員工職務晉升的重要參考因素。

建立企業(yè)紀檢監(jiān)察部門介入機制，正確處理備用金業(yè)務中的違紀違法行為。企業(yè)備用金必須?？顚Ｓ?。對于編造借款理由套取現(xiàn)金、未按規(guī)定借用備用金等違反企業(yè)備用金管理制度的行為，由企業(yè)紀檢監(jiān)察部門依照企業(yè)有關(guān)職工違紀違規(guī)行為處分規(guī)定等進行處罰；對觸犯國家法律構(gòu)成違法犯罪的行為，移交司法機關(guān)依法追究刑事責任。

綜上所述，在當前依法治國、依法治企、依法理財?shù)拇蟓h(huán)境下，企業(yè)備用金管理業(yè)務雖小，但其折射出的潛在的法律風險卻不容小覷，企業(yè)負責人必須高度重視企業(yè)備用金管理工作，在法律思維培養(yǎng)、制度建設、財務監(jiān)管以及管理措施等各個環(huán)節(jié)上，制定最合理、最切實可行的運行方案，努力引導和保障企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。