淺談強化企業(yè)合同管理 預(yù)防法律風(fēng)險

郭江麗　姜紅　高萍　王睦圍

摘 要：合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，堵塞合同管理漏洞，做好合同管理工作，是維護企業(yè)合法權(quán)益的最基本的要求。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同管理：法律風(fēng)險

中圖分類號：D92 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）07-0131-02

合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。市場經(jīng)濟要求企業(yè)必須在遵循市場行為規(guī)則的前提下參與競爭、規(guī)范管理和經(jīng)營。因此，強化企業(yè)內(nèi)部管理，有效預(yù)防和積極消化市場經(jīng)營風(fēng)險，堵塞合同管理漏洞，強化合同管理，樹立“外講信用，依法經(jīng)營。

一、當(dāng)前企業(yè)合同管理工作存在的問題及經(jīng)營風(fēng)險分析

1.機構(gòu)虛設(shè)，職能軟弱。由于體制和觀念上的原因，企業(yè)對法律事務(wù)、合同管理機構(gòu)設(shè)置不夠重視，許多企業(yè)沒有專設(shè)法律事務(wù)、合同管理部門，而是合并于其他職能管理部門，只設(shè)置合同管理崗位（1～2人），且合同管理員往往還兼任其他工作，這樣就造成合同管理人員分身乏數(shù)，疲于應(yīng)對，被動管理。由于企業(yè)管理觀念及法律意識淡薄，使得法律事務(wù)、合同管理人員難以真正介入重大合同的談判、審查及企業(yè)的經(jīng)營決策法律論證、項目評估、工程招投標等重要經(jīng)營活動中，造成各項經(jīng)濟活動缺少法律論證、法律審查環(huán)節(jié)，從而埋下許多經(jīng)濟隱患和經(jīng)營風(fēng)險。

2.專職法律工作人員較少，專業(yè)素養(yǎng)不高。由于法律專業(yè)不是企業(yè)行業(yè)生產(chǎn)活動的主要專業(yè)，企業(yè)重點招募本行業(yè)?？迫瞬牛鴮Ψ蓪I(yè)人員的招聘少之又少。大多數(shù)企業(yè)法律事務(wù)、合同管理人員都是非專業(yè)邊干邊學(xué)人員，并且有的身兼數(shù)職。隨著企業(yè)法律職能范圍涉及到企業(yè)改制、合同管理、欠費清繳、民事糾紛、對外協(xié)調(diào)、土地賠償?shù)鹊戎T多方面，這就更加凸顯職能需求與人員配置不合理、專業(yè)素質(zhì)不強的矛盾，使得在法律服務(wù)、合同管理上存在法律條文理解不透、具體事務(wù)操作出現(xiàn)漏洞的問題，影響了管理工作的廣度和深度。

3.合同法律意識不強，管理不到位。表現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)營管理者法律意識淡薄，沒有把法律事務(wù)、合同管理納入日常經(jīng)營管理之中，對法務(wù)人員參與簽訂合同事先審查、論證、調(diào)研工作重視不夠。有的經(jīng)營人員不走流程，違規(guī)操作，甚至僅憑哥們意氣、人情關(guān)系就先事實履行，事后草率簽約現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致合同權(quán)利、義務(wù)設(shè)定不平衡，責(zé)任追究困難，損害了企業(yè)利益。

4.契約意識淡薄，簽訂行為不規(guī)范、約定不明確。由于經(jīng)營管理人員契約意識淡薄，企業(yè)在合同簽訂前不夠全面深入調(diào)查對方資信，出現(xiàn)合同主體資格模糊，履約能力不足現(xiàn)象，同時在簽訂合同時對合同條款、履行方式、違約責(zé)任、糾紛處理等方面約定不明確、不恰當(dāng)，這就造成合同糾紛隱患，責(zé)任追究無憑可據(jù)，難以保證合同目的實現(xiàn)。

5.企業(yè)的信用管理體系先天不足。一些企業(yè)高級管理者和財務(wù)主管人員信用意識仍然薄弱，對現(xiàn)代企業(yè)必須具備的信用管理特別是如何防止合同詐騙和糾紛缺乏足夠的了解和認識，出現(xiàn)授信不當(dāng)和對合同履行計劃缺乏管理等現(xiàn)象，使企業(yè)在經(jīng)營過程中埋下了一定的信用風(fēng)險。也有一些企業(yè)盡管對企業(yè)信用越來越重視，但具體管理仍不得要領(lǐng)，對合同詐騙和糾紛的預(yù)防束手無策，以報案和訴訟為唯一手段。

6.合同履行監(jiān)控管理不到位。合同簽訂后，由于合同承辦部門與各業(yè)務(wù)職能部門配合不協(xié)調(diào)及合同履行監(jiān)控管理不到位，致使合同在履行過程中未能按約定條款全面執(zhí)行的行為不能及時發(fā)現(xiàn)和協(xié)商解決，從而產(chǎn)生糾紛且不能有效地實現(xiàn)合同目的。

二、建立企業(yè)法律風(fēng)險防范機制，提高企業(yè)抗風(fēng)險能力

1.健全機構(gòu)，強化職能。 企業(yè)負責(zé)人要高度重視法制建設(shè)、合同管理工作，并將其納入企業(yè)日常經(jīng)營管理之中，常抓不懈。建立健全法律事務(wù)、合同管理機構(gòu)，設(shè)置專職法律顧問、合同管理員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，謹防人微言輕而削弱了職能效力。制定嚴格的合同管理制度、工作流程，完善合同審查機制，實行合同簽約人負責(zé)制和重大合同履行報告制度等，強化職能，努力構(gòu)筑法律事務(wù)、合同管理的立體化工作網(wǎng)絡(luò)，外靠法律中介機構(gòu)，內(nèi)靠法制機構(gòu)，把企業(yè)經(jīng)營活動置于法律的監(jiān)督和保護之下。

2.優(yōu)化人力資源組合，提高法律業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。企業(yè)法律事務(wù)、合同管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著法律服務(wù)的質(zhì)量。因此，在建立、健全法制工作機構(gòu)的同時，要不拘一格，把精通法律、熟悉經(jīng)營的人員充實進來，配備必要的辦公設(shè)施，落實應(yīng)有的職級待遇（人微言輕），明確權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。建立有效的激勵與約束機制，定期為法律工作人員提供外出培訓(xùn)和進修的機會，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和工作水平，參與企業(yè)經(jīng)營，防范、降低市場經(jīng)營風(fēng)險。同時還要加強對各級管理人員合同法規(guī)的宣傳教育。

鑒于一些企業(yè)經(jīng)營人員合同法律意識淡薄、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，結(jié)合崗位實際需要，對企管部門、供應(yīng)部門、財務(wù)部門、市場管理部門等重點崗位的工作人員，加大合同法、企業(yè)公司法、財稅法、擔(dān)保法、金融法等法律知識的培訓(xùn)力度，提高其法律業(yè)務(wù)水平，強化依法營銷和市場契約意識。建設(shè)一支精通法律、熟悉業(yè)務(wù)的專業(yè)化經(jīng)營隊伍，從而保障企業(yè)更好地適應(yīng)市場，參與競爭，實現(xiàn)合同目的，化解合同風(fēng)險，維護企業(yè)權(quán)益。

3.建立健全規(guī)章制度，使合同管理有章可循，有法可依。合同管理首先要從完善制度入手，制定切實可行的管理制度，使管理工作有章可循，有法可依。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括合同的歸口管理、職責(zé)范圍、合同相對人資信調(diào)查、簽訂、審查審批、登記、備案、法人授權(quán)委托管理、合同文本及資料歸檔管理、合同專用章管理、合同履行與糾分處理、合同定期統(tǒng)計與考核檢查、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

4.做好“事前防控”，預(yù)防法律風(fēng)險。合同當(dāng)事人的身份和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效，是否能真正履行的先決條件。所以在合同簽約前應(yīng)首先對對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)辦人的授權(quán)委托書及身份證、企業(yè)的生產(chǎn)資格、經(jīng)營許可等資信材料進行嚴格審查，必要時（重大合同）應(yīng)組織主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)、法律、財務(wù)等相關(guān)人員進行實地考察。同時因合同的內(nèi)容側(cè)重不同，還應(yīng)去法院調(diào)查核實該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調(diào)查核實該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門和房屋管理部門調(diào)查核實該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔(dān)保，去稅務(wù)局調(diào)查核實該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況，去環(huán)保局調(diào)查核實是否存在嚴重污染環(huán)境的行為等。簽約前的嚴格把控，是預(yù)防合同糾紛的前提。

5.做好“事中控制”，降低法律風(fēng)險。企業(yè)對合同管理要實施從簽訂—履行—驗收—結(jié)算—售后（保質(zhì)期）服務(wù)等全過程跟蹤管理。首先要規(guī)范合同簽訂行為，包括簽訂書面合同，使用用國家標準合同示范文本（無標準的也需經(jīng)企業(yè)法律事務(wù)人員擬定），條款完善，責(zé)權(quán)利約定明確，意思表達清楚，審查審批程序嚴格等。其次是密切跟蹤合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)，搜索相關(guān)資料，在對方違約包括預(yù)期違約時及時采取有效法律手段，避免和減少自身損失的發(fā)生，以維護自身合法權(quán)益。目前合同法賦予當(dāng)事人在對方有違約或其他侵犯當(dāng)事人權(quán)益的行為時可行使抗辯權(quán)，追究對方締約過失責(zé)任和違約責(zé)任，進行合同保全。（1）行使抗辯權(quán)?？罐q權(quán)是指在發(fā)現(xiàn)對方有違約或預(yù)期違約的行為時，合同一方擁有不履行或中止履行相應(yīng)義務(wù)的權(quán)利。目的是在對方違約時當(dāng)事人可采取相應(yīng)措施，防止損失的發(fā)生和擴大，以維護守約人的合法權(quán)益。根據(jù)當(dāng)事人在合同中的角色不同，抗辯權(quán)包括同時履行抗辯權(quán)、后履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)。如賣方在同時履行的日期根本無法供貨，則買方在同時履行的日期可行使同時履行抗辯權(quán)，有權(quán)不支付貨款。乘客未購票，航空公司可行使后履行抗辯權(quán)，有權(quán)拒絕其登機。賣方如得知買方正瀕臨破產(chǎn)，可要求買方提供擔(dān)保并在買方不提供擔(dān)保時行使不安抗辯權(quán)，不履行與買方簽訂的供貨合同。（2）及時追究對方締約過失責(zé)任和違約責(zé)任。締約過失責(zé)任是指在合同訂立過程中，因當(dāng)事人一方的過失致合同不能成立時，有過失的一方應(yīng)就他方當(dāng)事人因合同成立遭受的損失承擔(dān)的民事責(zé)任。締約過失責(zé)任包括違背誠信原則的締約過失責(zé)任和泄露商業(yè)秘密的締約過失責(zé)任。違約責(zé)任是合同成立后當(dāng)事人的一種責(zé)任。是指當(dāng)事人因違反合同約定依法所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。（3）合同保全。合同保全也稱合同的對外效力，是指為確保債權(quán)人無特別擔(dān)保的一般債權(quán)得以清償，防止債務(wù)人的責(zé)任財產(chǎn)不當(dāng)減少，債權(quán)人在債務(wù)人怠于行使權(quán)利時代債務(wù)人行使權(quán)利或請求法院撤銷債務(wù)人不當(dāng)決定的一種制度。目的是保持債務(wù)人的償債能力，維護債權(quán)人的利益。合同的保全包括代位權(quán)和撤銷權(quán)。

6.做好“事后補救”，減少經(jīng)濟損失。違約糾紛的及時處理，決定企業(yè)經(jīng)濟損失的大小。要綜合運用各種法律救濟手段，追究對方的違約經(jīng)濟責(zé)任。協(xié)商不成，可請主管部門或權(quán)威第三人調(diào)解；調(diào)解未果，可依約進行合同仲裁，仲裁決定具有法律強制力。企業(yè)也可依法直接向人民法院提起訴訟，通過訴訟程序追究相對方的違約經(jīng)濟責(zé)任。

7.重視合同后評估，借鑒經(jīng)驗吸取教訓(xùn)。合同后評估是合同管理的總結(jié)階段，它是對合同簽訂、履行等全過程管理的好壞、得失的評估，它可為下一合同項目管理提供可借鑒的經(jīng)驗。合同后評估工作主要是總結(jié)合同簽訂、執(zhí)行情況，對合同管理好的經(jīng)驗加以總結(jié)推廣，對過時、不符合現(xiàn)行法律法規(guī)，以及不嚴謹、容易被對方索賠的條款要加以改正。影響合同履行的不確定因素可分為可預(yù)見和不可預(yù)見因素，可預(yù)見不確定因素應(yīng)作為普遍性問題，不可預(yù)見不確定因素作為可追溯事件加以標識，通過合同后評估加以鑒別，并在以后合同管理中加強重視或制定相應(yīng)的預(yù)防措施。所以合同后評估對合同管理工作具有重要意義。

三、結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)合同管理不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。

[責(zé)任編輯 吳明宇]