淺談信息時代的外貿(mào)企業(yè)管理

【摘要】人類已經(jīng)進(jìn)入了“信息本位制”時代，各國外貿(mào)企業(yè)的管理也步入了先進(jìn)的信息化軌道。我國外貿(mào)企業(yè)必須緊隨時代的要求，才不會被淘汰，而各方面業(yè)務(wù)的提升必須輔以相應(yīng)的企業(yè)管理手段的改進(jìn)。本文探討了信息時代和外貿(mào)企業(yè)管理的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，分析信息時代中我國外貿(mào)企業(yè)管理的不足之處，并進(jìn)一步提出改進(jìn)的建議，希望對于信息時代外貿(mào)企業(yè)管理體系的構(gòu)建有所幫助。

【關(guān)鍵詞】信息時代；外貿(mào)企業(yè)；企業(yè)管理；信息化管理

外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)的地域范圍非常特殊，是在國際和國內(nèi)之間進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，因此必須時刻調(diào)整自己的各方面能力，適應(yīng)國際和時代的需求，才能夠?qū)I(yè)務(wù)順利的開展下去。

一、信息時代和外貿(mào)企業(yè)管理概述

（一）信息時代及其特點(diǎn)

信息時代是當(dāng)前時代的一個代名詞，在這個時代中，在一定范圍內(nèi)摒棄了原始手工作業(yè)和傳遞，優(yōu)化了簡單的機(jī)器作業(yè)和溝通。計(jì)算機(jī)硬件以及各種軟件逐步普及，成為這個時代的工具，信息量、信息傳播和處理的速度以及信息應(yīng)用的程度成為這個時代的主要勞動對象之一，并且均以幾何級數(shù)的方式在增長。在這個時代，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，且伴隨著新科技的涌現(xiàn)和經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)。

（二）外貿(mào)企業(yè)管理的特點(diǎn)

外貿(mào)企業(yè)是從事對外貿(mào)易（進(jìn)出口）的企業(yè)。具體說來，它是按照合同或者契約的要求，如期提供給貿(mào)易關(guān)系人合格商品的中介服務(wù)組織。該類型企業(yè)的顧客距離較遠(yuǎn)，甚至不曾謀面，因此對顧客要求的識別和滿足過程主要體現(xiàn)在保證單、證、貨一致的基礎(chǔ)上。根據(jù)此經(jīng)營特點(diǎn)，在管理方面一般按照過程方法的管理思路，對每個業(yè)務(wù)部門以合同履約的服務(wù)過程為主線進(jìn)行質(zhì)量以及配套設(shè)施、人員方面的管理。管理的內(nèi)容主要包括資源管理、實(shí)施受控情況分析、通過監(jiān)測分析內(nèi)部及外部顧客的滿意度等，經(jīng)過管理進(jìn)一步找到改進(jìn)的途徑和方法，以實(shí)現(xiàn)業(yè)績的不斷提升。

二、信息時代下我國外貿(mào)企業(yè)管理的現(xiàn)狀

目前，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息時代。在這個信息高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時代中，業(yè)務(wù)往來的先進(jìn)性、信息系統(tǒng)的技術(shù)性等問題對于外貿(mào)企業(yè)的管理有著很大的沖擊。目前國外的外貿(mào)企業(yè)在信息化方面已經(jīng)非常先進(jìn)，其進(jìn)步主要體現(xiàn)在“信息高速公路”的發(fā)展上，體現(xiàn)在具體的信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)上，而我國在此方面還較弱。

（一）行政管理機(jī)構(gòu)臃腫

對于外貿(mào)企業(yè)來說，行政管理機(jī)構(gòu)永遠(yuǎn)是一個服務(wù)體系。他的業(yè)務(wù)本質(zhì)上就是為了外貿(mào)企業(yè)獲得利潤最大化而對于日常經(jīng)營進(jìn)行相應(yīng)的配合工作。對于這種服務(wù)機(jī)構(gòu)，雖然在一定程度上類似于大腦的指揮地位，但是也不易過于龐大，違反成本-效益原則。在信息化的今天，很多工作都是通過信息系統(tǒng)和軟件操作一蹴而就的，這就更不需要大量的繁瑣的人工性操作。因此目前我國外貿(mào)企業(yè)普遍存在的行政管理機(jī)構(gòu)龐大的問題有待于解決。

（二）信息化管理不到位

目前，我國很多外貿(mào)企業(yè)在信息化管理方面起步較晚，軟件技術(shù)相對落后，問題頻出，主要集中在以下幾個方面：企業(yè)商品和樣品等這些內(nèi)部資源沒有得到充分的共享，使得外貿(mào)企業(yè)與采購商下訂單或者給客戶發(fā)樣品時因一些小的問題而發(fā)生丟單現(xiàn)象；歷史信息存檔不完善或丟失，導(dǎo)致以往業(yè)務(wù)無跡可尋，老客戶流失或者無法適時地總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)；業(yè)務(wù)員報價、合同、單證、郵件開發(fā)客戶中的開發(fā)模板等外貿(mào)業(yè)務(wù)流程及企業(yè)形象不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)不夠規(guī)范；在無監(jiān)控管理系統(tǒng)的前提下管理者無法掌控每單外貿(mào)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況和問題；中小型外貿(mào)企業(yè)人員流動較大，辭職的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員的客戶資源未能得到有效的利用及回收。

（三）管理人員素質(zhì)有待于提高

信息時代的要求就是速度、高端技術(shù)與業(yè)務(wù)的有效結(jié)合，以形成先進(jìn)的工作效率。這個過程所需要的工具主要是計(jì)算機(jī)軟件。但是我國外貿(mào)企業(yè)中管理人員對于此方面認(rèn)識不足，他們認(rèn)為當(dāng)前的軟件已經(jīng)夠用，甚至擔(dān)心接受新的軟件會使自己還要進(jìn)行學(xué)習(xí)，比較麻煩。這些都將使管理人員的信息化管理的工作能力受到影響，越是不愿意接受新的軟件，管理工作素質(zhì)就越差；而越是管理工作水平有限，就越不愛接受新的技術(shù)，如此往復(fù)，惡性循環(huán)。

三、信息時代外貿(mào)企業(yè)管理對策

（一）國家和政府加強(qiáng)對外貿(mào)企業(yè)信息化管理的支持與督促

外貿(mào)企業(yè)信息化管理程度的提高不但可以使得企業(yè)自身利潤增加，從而提升政府的利稅創(chuàng)收和外匯收益，而且外貿(mào)企業(yè)時常會代表一個國家的形象，在與國際接軌的今天，其業(yè)務(wù)能力是否跟得上世界經(jīng)濟(jì)的步伐，體現(xiàn)了我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的強(qiáng)弱和科技進(jìn)步的現(xiàn)狀。

1.鼓勵外貿(mào)企業(yè)管理軟件的開發(fā)

大力支持外貿(mào)企業(yè)管理軟件的開發(fā)工作，甚至可以以國家的身份進(jìn)行投資開發(fā)項(xiàng)目，為信息化時代的外貿(mào)企業(yè)管理工作搭建技術(shù)平臺。

2.從制度上引導(dǎo)外貿(mào)企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理

國家政府部門除了在相關(guān)文件中明確規(guī)定外貿(mào)企業(yè)必須實(shí)行信息化管理和其信息化管理的等級層次以外，也可以在與其接洽的業(yè)務(wù)中，要求外貿(mào)企業(yè)必須采取某些信息化方面的工作流程，才能完成對接。這樣在一定程度上可以督促其加速管理的信息化進(jìn)程。

（二）外貿(mào)企業(yè)自身的努力

信息時代要求外貿(mào)企業(yè)用現(xiàn)代信息技術(shù)全面的改革公司管理體制，提高其工作效率、市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。

1.精簡管理機(jī)構(gòu)，優(yōu)化管理隊(duì)伍

外貿(mào)企業(yè)的員工數(shù)量一般較少，在信息時代的要求下，應(yīng)該盡可能的將人工成本轉(zhuǎn)移到軟件技術(shù)成本中去。這樣不但可以減少工作量，也可以提高工作效率和業(yè)務(wù)準(zhǔn)確度，摒棄當(dāng)前外貿(mào)企業(yè)的各種失誤。因此實(shí)現(xiàn)信息時代的外貿(mào)企業(yè)管理，首先要建立起一支信息業(yè)務(wù)熟練、高精尖的管理人員隊(duì)伍。

2.增強(qiáng)與時俱進(jìn)的意識，及時采用先進(jìn)的管理軟件和技術(shù)

當(dāng)前業(yè)務(wù)的要求使外貿(mào)企業(yè)的管理，必須從最開始的純粹的郵件管理擴(kuò)展到報價、訂單、單證等業(yè)務(wù)層面，并逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)獒槍φ麄€企業(yè)的信息化管理，最終實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)管理效果、增強(qiáng)競爭力的目標(biāo)。這就要求企業(yè)在購買外貿(mào)軟件時，已經(jīng)不可以單純的考慮“價格”這個因素，因?yàn)閮r格較低帶來的軟件落后現(xiàn)象會使外貿(mào)企業(yè)的工作得不償失。多功能、多種外貿(mào)解決方案的外貿(mào)管理軟件（例如：艾諾科RichMax）迎合了外貿(mào)企業(yè)管理的特點(diǎn)，以企業(yè)主要業(yè)務(wù)管理為主線，融入業(yè)務(wù)流，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理以及客戶關(guān)系管理、OA、智能綜合分析等業(yè)務(wù)協(xié)同化管理的整合，可以不斷促進(jìn)企業(yè)的管理創(chuàng)新，提高其核心競爭力。

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息高速公路遍布國際貿(mào)易市場的各個角落，這些都帶領(lǐng)著我國外貿(mào)企業(yè)進(jìn)入了信息管理的時代。構(gòu)建外貿(mào)企業(yè)信息化管理模式，提高其管理能力，可以優(yōu)化交易流程、整合企業(yè)資源、加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)控、規(guī)避貿(mào)易風(fēng)險，進(jìn)一步創(chuàng)造更為廣闊的貿(mào)易空間，具有深遠(yuǎn)的意義

參考文獻(xiàn)

[1]百科名片.外貿(mào)企業(yè)http：//baike.baidu.com/view/961871.htm.

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[3]孫思模.淺析我國外貿(mào)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的信息化[J].中國商貿(mào)，2012（10）.

作者簡介：王東升（1976—），男，山東龍口人，大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)供職于山東省龍口市商務(wù)局，研究方向：外經(jīng)貿(mào)研究及企業(yè)工商管理。