檔案管理模式的理論探索

李巍

摘 要：在信息化時代推動下，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)使社會多個領(lǐng)域隨時面對著更新與換代的局面。在此背景下，國內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式直接受到影響，常規(guī)的應(yīng)用方案逐漸被淘汰，甚至一定程度上影響事業(yè)單位人力資源管理。本文以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式為例，簡單說明其在實踐中具有的優(yōu)勢，并分析了在應(yīng)用中的基本要求，并以此為基礎(chǔ)，對優(yōu)化檔案管理模式的策略，進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：檔案管理；模式；探索

隨著世界經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，并借助于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前社會已經(jīng)邁入信息化時代，人們的日常學(xué)習(xí)、工作生活中充斥著海量的信息，給各個行業(yè)都帶來的巨大的變化。由于檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、整理歸納以及保管信息，導(dǎo)致信息時代給檔案管理模式帶來重要沖擊改變。對于每個單位而言，檔案管理直接關(guān)系到單位內(nèi)部人員調(diào)動和自身的穩(wěn)定性，并進(jìn)一步關(guān)系著社會服務(wù)功能的發(fā)揮。對此，僅以當(dāng)前基于知識服務(wù)的檔案管理模式為例進(jìn)行理論探索，以期能夠幫助事業(yè)單位提升工作效率，節(jié)約辦公成本的投入，創(chuàng)造應(yīng)有的價值。

1 以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式的優(yōu)勢

現(xiàn)階段，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)持續(xù)蓬勃發(fā)展，在這樣的新形勢下，事業(yè)單位同樣接受著考驗，且人性化服務(wù)的理念逐漸推廣并深入人心，對事業(yè)單位而言，不僅要面向社會各界提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同樣要單位內(nèi)部進(jìn)行整合，加強(qiáng)對檔案管理的優(yōu)化力度[1]。而在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系中，知識經(jīng)濟(jì)成為人們關(guān)注的熱門，即對知識和信息進(jìn)行包裝和加工，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理也由此出現(xiàn)，更加重視對知識的創(chuàng)造性利用。因此可以說以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式，是時代發(fā)展的產(chǎn)物。本單位在實踐中應(yīng)用以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式，能夠為單位注入新鮮的活力，節(jié)約人力、物力資源成本，使管理工作的質(zhì)量得到提升。

2 基于知識服務(wù)的檔案管理模式要求

（一）運用知識模型

以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式中，最基本的要求是應(yīng)用知識模型，使管理具有人性化特點。本單位在具體實施中，不僅僅是對信息的簡單收集和保管，更加重要的是，在知識信息累積的過程中，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析和評定，明確檔案的內(nèi)在價值，構(gòu)建全新的知識模型[2]。在此基礎(chǔ)上，初步建立健全信息數(shù)據(jù)庫，成為人員調(diào)動和建立人力資源管理方案的參考依據(jù)。因此事業(yè)單位要引起重視，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)有信息資源為基礎(chǔ)，構(gòu)建全新模式，確立培訓(xùn)計劃，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新系統(tǒng)的人才考核標(biāo)準(zhǔn)和激勵機(jī)制。

（二）樹立檔案管理意識

以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式雖然具有顯著優(yōu)勢，但是為了能夠?qū)⑵渥饔冒l(fā)揮至最大化，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員必須樹立正確的檔案管理意識。為達(dá)到這一目標(biāo)，應(yīng)從單位的最基層入手，使檔案管理觀念深入人心，并逐漸將這一意識融入單位的文化中。同時，以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式必須要保證收集信息檔案的完整無缺。對此可在具體實踐中對現(xiàn)存檔案進(jìn)行整理歸納，在豐富的知識累積下，進(jìn)行分類，可以依照檔案的功能、用途等性質(zhì)，以備查詢。由此，檔案管理工作才能保證其綜合與完整，并推動知識模型應(yīng)用的發(fā)展。

3 優(yōu)化檔案管理模式的策略

（一）創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理就其性質(zhì)和用途而言，可以說是事業(yè)單位人力資源管理體系的環(huán)節(jié)之一，同時也是一項服務(wù)性質(zhì)的工作，但是無論從哪一方面來看，檔案管理最終要投入到單位運轉(zhuǎn)和功能服務(wù)?？梢哉f檔案管理理念應(yīng)當(dāng)是跟隨事業(yè)單位需求而不斷進(jìn)行變化的，因此，隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能符合標(biāo)準(zhǔn)，甚至?xí)绊懙轿磥淼倪M(jìn)一步發(fā)展[3]。對此，單位的領(lǐng)導(dǎo)者必須要與時俱進(jìn)，認(rèn)識到檔案管理的重要意義，不斷打破常規(guī)看法，更新自身理念，并吸收國內(nèi)外先進(jìn)的經(jīng)驗，結(jié)合自身特色，打造出具有自身特色的創(chuàng)新檔案管理理念。而以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的模式正符合這一要求，滿足人們對檔案管理模式的期待。

（二）引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，改變工作方法

目前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益成熟，給社會各方面都帶來了創(chuàng)造的機(jī)遇，許多在以往看似不切實際的想法得以成為現(xiàn)實，同樣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位引入現(xiàn)代化技術(shù)也是必然趨勢。首先要將編碼理論運用到檔案管理工作中去，借助高效快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來提升單位進(jìn)行檔案管理的速度，節(jié)省信息整理和分類的時間，使工作模式更加靈活，工作時間和地點不再受場地所限制。其次要建立單位內(nèi)部的檔案管理中心，構(gòu)建出一個信息共享和交流的平臺，且服務(wù)對象不僅僅面向領(lǐng)導(dǎo)管理層，同樣也為普通職工提供服務(wù)，讓信息發(fā)揮出更大的價值。最后，改變工作方法，增加對檔案分析的投入精力，鼓勵職工進(jìn)行單獨溝通，密切聯(lián)系信息提供者和檔案管理者之間的聯(lián)系，使檔案信息的傳遞和使用范圍擴(kuò)大，保證提供給單位各個部門機(jī)構(gòu)的信息具有時效性。

（三）重視對知識價值的追求

國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理具有巨大的潛在價值等待挖據(jù)，經(jīng)由長期積累過程的檔案信息，可以看作為一項隱形財富，如何將信息發(fā)揮出作用，則需要加大對知識價值的追求力度。在對檔案信息中的精華進(jìn)行提煉后，有助于將全新發(fā)展理念深入到工作人員內(nèi)心，同時也促進(jìn)以知識為基準(zhǔn)的檔案管理模式真正落到實處。可以說，每個單位想要走上長久發(fā)展的道路，就必須要完檔案管理的初級任務(wù)，探尋先進(jìn)的檔案管理模式，吸收優(yōu)秀發(fā)展經(jīng)驗，從而加強(qiáng)對檔案管理的控制力度，幫助單位制定發(fā)展規(guī)劃，提升服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

4 結(jié)論

綜上所述，在信息爆炸的當(dāng)前社會，國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何在不斷變化的形勢下，緊握核心信息，把握發(fā)展趨勢，是十分重要的問題，而檔案管理模式之間關(guān)系到事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展基礎(chǔ)，影響著辦公效率，同樣需要引起人們的重視。對此，首先要了解以知識服務(wù)為基準(zhǔn)的檔案管理模式的優(yōu)勢和基本要求，并在此基礎(chǔ)上，熟知優(yōu)化本單位檔案管理模式的策略，通過不斷引入現(xiàn)代化科技，更新檔案管理理念，重視對知識價值的追求等手段，促進(jìn)檔案管理模式發(fā)揮更大作用，提升自身服務(wù)力。

參考文獻(xiàn)

[1]于洋.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探究[J].民營科技，2016，01（06）：115.

[2]田潔.基于知識服務(wù)的檔案管理模式理論研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，02（09）：116.

[3]張喆.基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論淺議[J].才智，2014，11（23）：338.