談聲像檔案在高校檔案中的管理規(guī)范

江玲玲

（蚌埠學(xué)院辦公室，安徽 蚌埠 233030）

近年來(lái)，我國(guó)高等教育快速發(fā)展，相應(yīng)的教學(xué)設(shè)備與工具也有了很大程度上的提升，在教學(xué)活動(dòng)中，形成了大量的聲像檔案。但是在聲像檔案的管理上面卻還存在著很多的問(wèn)題，造成了大量的聲像檔案因保存不當(dāng)而毀壞，影響到以后聲像檔案的再利用。為了能夠使高校教育教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的寶貴檔案能夠更好地保存和利用，高校的聲像檔案管理必須要進(jìn)一步提升其工作成效。

1 高校聲像檔案特征分析

凡是在高校各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存、利用價(jià)值的，以底片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲音、影像為主，配套文字說(shuō)明的歷史記錄，均屬聲像檔案材料[1]。高校聲像檔案是指在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中形成的對(duì)教學(xué)有記錄意義、應(yīng)當(dāng)保存的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等材料。是高校檔案的重要組成部分。

與傳統(tǒng)檔案材料相比較，聲像檔案具有以下特點(diǎn)：直觀性。聲像檔案能夠更加直觀生動(dòng)地記錄事物，能夠以畫(huà)面的形式，圖文并茂、動(dòng)靜結(jié)合地記錄和展示所承載的信息；形象性。聲像檔案由于基于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，所以能夠超越時(shí)間和空間，將一瞬即逝的畫(huà)面重新展現(xiàn)在人們面前，比傳統(tǒng)紙張形式的檔案更加生靈活現(xiàn)；易復(fù)制。聲像檔案因?yàn)槿菀妆粡?fù)制，這對(duì)檔案的保密性造成一定難度，但是在使用過(guò)程中也更加方便；易毀性。因?yàn)槁曄駲n案一般是以感光材料、磁性材料為載體，在保存時(shí)對(duì)于環(huán)境的要求要比普通檔案高，所以在保管聲響檔案的時(shí)候要注意這一特性。

高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及教學(xué)管理活動(dòng)當(dāng)中形成信息資料的聲像檔案具有重要的參考、保存價(jià)值。首先，在教學(xué)過(guò)程中，對(duì)具有參考意義的一些經(jīng)典課程教學(xué)進(jìn)行聲像錄制，然后記錄歸檔。這樣，在以后的教學(xué)過(guò)程中教師們可以參考經(jīng)典教學(xué)課程聲像資料進(jìn)行學(xué)習(xí)及改進(jìn)。其次，聲像檔案在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中具有重要的參考價(jià)值，能夠很好的幫助在校職工以及學(xué)生了解學(xué)校的發(fā)展歷程、歷史，在學(xué)校進(jìn)行紀(jì)念會(huì)或者招生的時(shí)候都是很好的宣傳資料。第三，在高校的教學(xué)評(píng)估過(guò)程當(dāng)中，聲像檔案也可以成為重要的參考資料。第四，學(xué)校改體或合并后。很多高校在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中會(huì)有重大轉(zhuǎn)變比如從專科學(xué)校升級(jí)為本科學(xué)校，或者是學(xué)校搬遷、擴(kuò)建，以及學(xué)校合并等，這些聲像檔案對(duì)于研究學(xué)校的歷史以及演變過(guò)程都具有重要的參考價(jià)值。綜上所述，高校的聲像檔案具有不可替代的參考價(jià)值。

2 高校聲像檔案管理工作主要存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)于聲像檔案認(rèn)識(shí)不夠，管理分散，歸檔難

高校對(duì)聲像信息的記錄及收集歸檔不夠重視，沒(méi)有配備專門(mén)的攝錄設(shè)備，即使學(xué)校配備了攝錄設(shè)備，但管理人員對(duì)聲像信息記錄的意識(shí)不夠，不能夠及時(shí)地采集一些寶貴的聲像資料。高校中，聲像資料一般形成于各個(gè)部門(mén)，而這些檔案資料通常保管于本單位或者某個(gè)人手中，而且為了使用方便而不會(huì)轉(zhuǎn)交到檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。很多攝錄人員一般以為只有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或者證件才算是檔案。而在教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的這些聲像資料的檔案性質(zhì)認(rèn)識(shí)不明確，不屬于檔案范圍，有些人以為這些檔案就是錄制人員保管，更有甚者隨意刪除自己認(rèn)為不重要的聲像資料。長(zhǎng)時(shí)間下來(lái)，隨著部門(mén)的變動(dòng)，人員的更換以及職位的調(diào)整，造成很多聲像資料毀壞丟失。因?yàn)闆](méi)有在第一時(shí)間的將聲像檔案歸檔管理，造成很多聲像檔案殘缺不全，或者毀壞嚴(yán)重。嚴(yán)重影響了聲像檔案的保管和再利用。

2.2 聲像檔案管理不合理

聲像檔案管理體制不健全，管理不合理造成一些重大活動(dòng)失控，聲像檔案流失嚴(yán)重。大部分高校的檔案部門(mén)受多年的傳統(tǒng)觀念影響，多數(shù)檔案管理人員將歸檔進(jìn)來(lái)的聲像檔案編個(gè)名字，放進(jìn)檔案柜就結(jié)束了，而沒(méi)有檢查聲像檔案產(chǎn)生時(shí)間、內(nèi)容以及是否有損毀等信息。定期檢查是否能夠正常播放，定期進(jìn)行復(fù)制就更是難以做到了。有很多寶貴的聲像檔案資料因?yàn)闆](méi)有健全的檔案管理制度而沒(méi)有得到應(yīng)有的管理和保護(hù)，而導(dǎo)致沒(méi)有將重要聲像檔案及時(shí)送交檔案室歸檔，聲像檔案收集不完整，管理不完善，影響了聲像檔案的保管和再利用。另外在聲像檔案的形成前期，攝錄人員的水平是決定聲像檔案質(zhì)量的第一關(guān)?，F(xiàn)實(shí)情況是，有的高校撤銷(xiāo)了專門(mén)的攝錄部門(mén)，將其職能和人員分散到其他部門(mén)，由于缺乏專門(mén)力量，許多攝錄工作都是“臨時(shí)抱佛腳”，誰(shuí)有時(shí)間誰(shuí)做，使聲像檔案質(zhì)量大打折扣。經(jīng)常出現(xiàn)有的聲像資料只是集體合影、會(huì)議場(chǎng)景、人物發(fā)言一套程式化的、新聞導(dǎo)語(yǔ)式的內(nèi)容，缺少有意義的特寫(xiě)鏡頭和事件細(xì)節(jié)，沒(méi)有內(nèi)涵和深度。有的聲像資料攝錄后，沒(méi)有專人及時(shí)輔以必要的文字說(shuō)明(包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和制作者等)，相隔時(shí)間一長(zhǎng)，時(shí)過(guò)境遷，人事變動(dòng)，也就無(wú)法記憶和認(rèn)知了[2]。

2.3 聲像檔案保管條件差

聲像檔案的特殊材質(zhì)，決定了聲像檔案的保管需要特定的環(huán)境。聲像檔案對(duì)溫度、濕度以及灰塵等指標(biāo)的要求都比傳統(tǒng)檔案資料要高得多。但是由于大部分聲像檔案資料分散于一些部門(mén)人手中，這些部門(mén)大都沒(méi)有專門(mén)的聲像檔案管理制度，普遍將聲像資料與傳統(tǒng)文件一同放在普通文件柜中，而這些環(huán)境的溫度、濕度以及磁性達(dá)不到聲像檔案資料存放的條件，使這些聲像檔案資料損壞或者失效，很大程度上妨礙了聲像檔案的保存和利用。例如有很多部門(mén)對(duì)時(shí)間較長(zhǎng)、利用率相對(duì)較低的磁帶或錄像帶，經(jīng)常私自沖洗掉改錄其他內(nèi)容。更令人擔(dān)憂的是，相當(dāng)一部分單位都是“一盤(pán)帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。事后發(fā)現(xiàn)又需用這些聲像檔案時(shí)而再進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄，但已經(jīng)失去了原汁原味的真實(shí)美和凝重的歷史感。另外，許多聲像檔案形成部門(mén)，往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)尚未移交的聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。

2.4 檔案管理人員專業(yè)水平不足

聲像檔案的有效管理需要專業(yè)的檔案管理人員。聲像檔案管理人員除具備檔案管理知識(shí)外，同時(shí)也要了解聲像檔案基礎(chǔ)知識(shí)和刻錄技巧以及基本的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以便于將聲像檔案管理的工作做好。但是現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識(shí)不足的現(xiàn)象，多數(shù)由普通文員擔(dān)任或者有其他職位人員兼任。由于沒(méi)有具備一定的檔案管理知識(shí)，所以很難保障聲像檔案資料的完好保存與再利用。

3 高校聲像檔案管理科學(xué)化路徑

聲像檔案是檔案宗體當(dāng)中的重要組成部分，并且具有重要的參考價(jià)值，聲像檔案的管理對(duì)于高校檔案資料的利用和開(kāi)發(fā)具有非常重要的意義。因?yàn)槁曄駲n案資料涉及到學(xué)校各個(gè)部門(mén)，所以要加強(qiáng)聲像檔案的管理不僅要提升對(duì)檔案管理部門(mén)的宣傳和工作要求，也要將聲像檔案資料管理的重要意義宣傳到學(xué)校的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)人員，這將大大有助于聲像檔案資料工作的提升。所以各高校一定要重視聲像檔案資料管理的宣傳工作，并結(jié)合本校實(shí)際情況，針對(duì)性地普及聲像檔案的一些管理方式以及與聲像檔案相關(guān)的法律法規(guī)，使全體教職工都能夠認(rèn)識(shí)到在自身工作過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的一些聲像資料是屬于學(xué)校的聲像檔案，要及時(shí)送交檔案處統(tǒng)一保管而不能夠私自任意處理。

3.1 完善聲像檔案管理制度

俗話說(shuō)的好：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，要想將聲像檔案的管理工作完全正規(guī)化科學(xué)化，全面提升聲像檔案的管理工作效益，必須要建立相適應(yīng)的規(guī)章制度，將聲像檔案的收集、歸檔、保管等統(tǒng)一規(guī)范起來(lái)。聲像檔案從收集到整理歸檔都要建立完整的一套管理制度，并且針對(duì)聲像檔案歸檔后的保管也要對(duì)其借閱、利用等制定明確的管理辦法，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管和要求[3]。對(duì)于各個(gè)部門(mén)也要將聲像檔案的收集、上交列入管理者的崗位職責(zé)當(dāng)中，責(zé)任到人。在建立完善的規(guī)章制度的同時(shí)要注意制度的監(jiān)督及落實(shí)，及時(shí)糾錯(cuò)、處罰。使得管理人員都提升聲像檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)高校聲像檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。例如：上海理工大學(xué)就建立了完善的檔案管理制度，并且明確規(guī)定出：“聲像檔案工作必須納入黨政、教學(xué)、科研、外事等有關(guān)部門(mén)的管理制度中，與各項(xiàng)管理工作緊密結(jié)合，實(shí)行制作工作和建檔工作同步管理，即制作人員接受任務(wù)與接受聲像材料的歸檔要求同步?！?/p>

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的自身素質(zhì)會(huì)直接影響到聲像檔案的管理工作。檔案管理人員需要具備高度的職業(yè)責(zé)任感和一定水平的檔案管理知識(shí)以及科學(xué)技術(shù)知識(shí)。首先，應(yīng)聘檔案管理人員的時(shí)候嚴(yán)格考核其專業(yè)素質(zhì)是否達(dá)標(biāo)。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。通過(guò)多種多樣的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，幫助檔案管理人員掌握一定的聲像檔案管理知識(shí)以及一定的攝錄、編研能力，為高校聲像檔案的管理和開(kāi)發(fā)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

3.3 改善聲像檔案的管理?xiàng)l件

因?yàn)槁曄駲n案特殊材質(zhì)對(duì)環(huán)境有一定的要求，所以聲像檔案的保管環(huán)境會(huì)直接影響到聲像檔案的保存效果。改善聲像檔案管理?xiàng)l件主要從以下幾個(gè)方面入手： 第一，要安排具有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心并懂得拍攝技術(shù)的人來(lái)負(fù)責(zé)聲像檔案的攝錄及初期管理。第二，因?yàn)槁曄駲n案的產(chǎn)生、管理和保養(yǎng)都需要一定的費(fèi)用，所以單位領(lǐng)導(dǎo)要給予一定的經(jīng)費(fèi)保障。減少一盤(pán)帶子反復(fù)使用的現(xiàn)象發(fā)生。第三，改善聲像檔案管理環(huán)境。對(duì)聲像檔案的保管要配備專庫(kù)或?qū)９翊娣牛忻鞔_的溫度、濕度以及磁場(chǎng)范圍等[5]。例如在《上海理工大學(xué)聲像檔案管理辦法》第三部分檔案管理?xiàng)l件中，第5條：“聲像檔案庫(kù)房、應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔、濕度宜18-24℃，相對(duì)濕度宜35-45%，存放照片庫(kù)房保持溫度15-25℃，濕度55-65%；存放底片的適宜溫度為13-15℃，相對(duì)濕度為35-45%；庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不大于±3℃，溫度變化不大于±5%，存放磁帶、磁盤(pán)檔案的須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)。”明確規(guī)定出聲像檔案的管理環(huán)境。

總之，聲像檔案真實(shí)生動(dòng)的記錄了高校的發(fā)展歷程以及重要瞬間，是高校檔案的重要組成部分，是學(xué)校的特殊資源。高校聲像檔案管理的規(guī)范化發(fā)展是高校檔案管理工作的必經(jīng)之路。

[1]黃春燕.小議聲像檔案存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息,2008，（23）.23-25.

[2]金莉麗.高校聲像檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].福建醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào),2006，（6）：21.

[3]楊紅巖.高校聲像檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2008，（7）：15-17.

[4]李正偉.試論聲像檔案管理的職能強(qiáng)化和機(jī)制創(chuàng)新[J].機(jī)電兵船檔案，2009，（6）：21-22.

[5]李暉.對(duì)高校聲像檔案工作的思考[J].機(jī)電兵船檔案，2005，（1）：13-14.