煤炭物資供應(yīng)企業(yè)創(chuàng)新成本費(fèi)用管理探討

○ 孫 洲

（中國平煤神馬集團(tuán)物資供應(yīng)分公司 河南 平頂山 467000）

中國平煤神馬能源化工集團(tuán)有限責(zé)任公司物資供應(yīng)分公司（以下簡稱物資公司）為適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，成本費(fèi)用管理模式歷經(jīng)變化，逐步建立了適應(yīng)公司需要的成本費(fèi)用管理，于2011年建立了基于全過程控制的費(fèi)用項(xiàng)目管控模式。本文從該管控模式產(chǎn)生的背景談起，詳細(xì)論述了該模式內(nèi)涵及特點(diǎn)、主要做法、實(shí)施效果，希望對(duì)煤炭企業(yè)成本費(fèi)用管理有所幫助。

一、產(chǎn)生背景

1、適應(yīng)公司發(fā)展壯大的需要

近幾年，中國平煤神馬集團(tuán)（以下簡稱集團(tuán)）加快了快速擴(kuò)張和企業(yè)并購的步伐,相繼整合了禹州、汝州兩塊煤田資源,同時(shí)，重組了香山、梨園、新峰、白廟等一批地方煤炭企業(yè)，整合了平頂山、許昌等周邊小煤礦125個(gè)，物資供應(yīng)的種類和數(shù)量在大幅增加，物資公司的運(yùn)營成本也隨之增加。作為經(jīng)費(fèi)單位的物資公司如何控制成本費(fèi)用管理也就成為公司重要工作。

集團(tuán)對(duì)于經(jīng)費(fèi)單位的成本費(fèi)用管理是根據(jù)職工人數(shù)和工作性質(zhì)核定經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，每月平均拔付以維持經(jīng)費(fèi)單位的日常辦公所需。物資公司在材料供應(yīng)上按照集團(tuán)要求實(shí)行原價(jià)供應(yīng)，不產(chǎn)生利潤，生產(chǎn)經(jīng)營所需費(fèi)用一部分由集團(tuán)以經(jīng)費(fèi)補(bǔ)貼形式拔付，另一部分靠自身創(chuàng)收來完成。由于集團(tuán)在費(fèi)用管控上力度的加大，每年下達(dá)物資公司的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)遠(yuǎn)不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營所需，因此物資公司一方面要開源，積極拓展創(chuàng)收渠道，利用現(xiàn)有供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，大力開展對(duì)外經(jīng)營，形成的利潤可彌補(bǔ)一些經(jīng)費(fèi)缺口；另一方面要節(jié)流，苦練內(nèi)功，在成本費(fèi)用管理上下功夫，通過成本費(fèi)用的節(jié)約彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足。

2、公司財(cái)務(wù)管理和成本控制的需要

為確保集團(tuán)安全生產(chǎn)物資的正常供應(yīng)，物資公司在經(jīng)費(fèi)支出的管理和控制方面進(jìn)行有益的探索，如2004年至2005年實(shí)行戰(zhàn)線切塊管理，每年財(cái)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)費(fèi)來源和創(chuàng)收來源測算費(fèi)用支出總額，再根據(jù)各戰(zhàn)線的實(shí)際分解費(fèi)用指標(biāo)，各戰(zhàn)線在指標(biāo)范圍內(nèi)可自行調(diào)整基層單位的費(fèi)用指標(biāo)。這樣做有利戰(zhàn)線領(lǐng)導(dǎo)合理安排本戰(zhàn)線的工作，但不利于公司的統(tǒng)一調(diào)度，對(duì)于某些不可預(yù)計(jì)的費(fèi)用支出無法協(xié)調(diào)辦理。2006年至2009年初步建立了以費(fèi)用支出項(xiàng)目為控制點(diǎn)的部門費(fèi)用控制的指標(biāo)體系，每年對(duì)基層單位的可控費(fèi)用核定的指標(biāo)，在指標(biāo)之內(nèi)自由掌握，其余費(fèi)用指標(biāo)由公司本部統(tǒng)籌掌握，按費(fèi)用支出項(xiàng)目分解到各戰(zhàn)線，如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、材料費(fèi)的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)為戰(zhàn)線領(lǐng)導(dǎo)，但沒有具體控制部門；而一些公司本部承擔(dān)的費(fèi)用（如工資、工資附加、稅金、租賃費(fèi)、大修理費(fèi)、慰問金）等雖然有責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門，但缺乏考核機(jī)制，控制的意義不大。通過幾年運(yùn)行來看，往往是基層單位可控費(fèi)用略有節(jié)余，但本部的費(fèi)用無法控制，缺乏有效的控制和監(jiān)督。

為此，2011年對(duì)費(fèi)用指標(biāo)控制體系進(jìn)行了修訂，出臺(tái)了《費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），《管理辦法》將公司所有費(fèi)用分為統(tǒng)管費(fèi)用和基層經(jīng)費(fèi)兩部分，統(tǒng)管費(fèi)用由管理部門控制和使用，基層單位需要發(fā)生時(shí)報(bào)管理部門審核后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷；基層經(jīng)費(fèi)由各單位自行掌握和使用，但要按計(jì)劃指標(biāo)均衡發(fā)生，且明確有使用范圍。

二、內(nèi)涵及特點(diǎn)

公司通過《管理辦法》的實(shí)施要傳遞的信號(hào)是人人都是成本費(fèi)用的管理者，不再局限過去的費(fèi)用報(bào)銷的經(jīng)辦人。要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是：通過降低辦公成本，明確各項(xiàng)支出項(xiàng)目的責(zé)任部門和經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)事中控制，建立與管理辦法相配套的考核辦法，來控制費(fèi)用支出。

1、全面性

按照部門的職責(zé)和費(fèi)用支出的用途，將以前難以界定責(zé)任的費(fèi)用支出項(xiàng)目（如慰問金、救濟(jì)款等），重新核定了責(zé)任，使所有費(fèi)用支出項(xiàng)目的控制都有責(zé)任部門和責(zé)任人，做到了成本費(fèi)用項(xiàng)目全部細(xì)化分解、全面覆蓋、消除盲點(diǎn)。

2、可控制性

通過責(zé)任的落實(shí)和指標(biāo)的考核，強(qiáng)化了費(fèi)用項(xiàng)目管理的節(jié)點(diǎn)控制。一是關(guān)口前移，各項(xiàng)費(fèi)用年初有預(yù)算，對(duì)于統(tǒng)管費(fèi)用各管理部門要有預(yù)見性，要摸著口袋花錢，有多少錢辦多少事，不該花的錢一分也不能花，該花的錢要按流程辦事，改變以往費(fèi)用發(fā)生后財(cái)務(wù)部門想方設(shè)法處理遺留事項(xiàng)的問題。二是強(qiáng)化了事中控中，管理部門根據(jù)管理需要，可隨時(shí)檢查基層單位對(duì)統(tǒng)籌費(fèi)用的使用情況；監(jiān)察審計(jì)部門也可隨時(shí)檢查管理部門職責(zé)落實(shí)情況，費(fèi)用項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況；而財(cái)務(wù)部門對(duì)于各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生及時(shí)登記，強(qiáng)化月度費(fèi)用支出管理控制力度，提高了經(jīng)費(fèi)支出的事中控制力。三是加強(qiáng)了事后監(jiān)督，月末財(cái)務(wù)部門根據(jù)賬面數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況，結(jié)合月度預(yù)算指標(biāo)認(rèn)真分析，大的變動(dòng)一定要查明原因，同時(shí)將分析材料報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)；考核部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門出具的考核報(bào)表及時(shí)獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)，將成本費(fèi)用管理將效益工資掛鉤，真正起到考核帶動(dòng)管理、考核提高效益的職能。

3、節(jié)約性

依靠將共性的費(fèi)用支出項(xiàng)目進(jìn)行歸口管理后形成的量的優(yōu)勢，費(fèi)用歸口管理部門采用招、議標(biāo)的購置模式，降低了購置成本。同時(shí)也改變了以往基層單位大手大腳花錢的毛病，費(fèi)用集中管理，多一層監(jiān)督，多一道手續(xù)壓縮了費(fèi)用膨脹的空間。

三、主要內(nèi)容與做法

1、成立費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理領(lǐng)導(dǎo)小組

為將費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理推行下去，公司成立了費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長為公司主要領(lǐng)導(dǎo)，副組長為總會(huì)計(jì)師，成員有財(cái)務(wù)部門、企管部門、監(jiān)督審計(jì)部門、費(fèi)用項(xiàng)目集中管理部門負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在財(cái)務(wù)科，由財(cái)務(wù)科長兼任辦公室主任，財(cái)務(wù)科業(yè)務(wù)骨干和費(fèi)用項(xiàng)目集中管理部門業(yè)務(wù)員為辦公室成員，具體執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于費(fèi)用歸口管理的要求和公司相關(guān)規(guī)定。

2、統(tǒng)籌確定費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理的內(nèi)容

年初公司根據(jù)全年預(yù)計(jì)經(jīng)費(fèi)來源測算費(fèi)用支出，所有費(fèi)用分別由基層單位和公司管理部門承擔(dān)，基層單位僅承擔(dān)差旅費(fèi)、加油費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)及零星辦公用品，其他所有費(fèi)用按費(fèi)用性質(zhì)和類別全部由管理部門負(fù)責(zé)控制，管理部門負(fù)責(zé)所承擔(dān)費(fèi)用使用計(jì)劃的編制，實(shí)行按月控制，確保全年費(fèi)用不超支，否則按超支額與各管理部門的效益工資掛鉤。

對(duì)公司所有費(fèi)用項(xiàng)目均實(shí)行歸口管理，如會(huì)議費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、車輛修理費(fèi)、辦公電話費(fèi)、租賃費(fèi)、印刷費(fèi)由辦公室控制和管理；工資、獎(jiǎng)金、勞務(wù)費(fèi)、值班費(fèi)、夜班費(fèi)、誤餐補(bǔ)助、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、企業(yè)年金、失業(yè)保險(xiǎn)、殘疾人就業(yè)保險(xiǎn)金、喪葬補(bǔ)助、撫恤金、遺屬慰問金、工傷住院補(bǔ)助、女工衛(wèi)生費(fèi)等費(fèi)用項(xiàng)目的控制和管理，統(tǒng)一由工資科負(fù)責(zé)；專項(xiàng)資金、大中修費(fèi)、綠化費(fèi)等費(fèi)用的控制和管理，統(tǒng)一由計(jì)劃科負(fù)責(zé)；計(jì)算機(jī)耗材、信息系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)等費(fèi)用的控制和管理，統(tǒng)一由信息公司負(fù)責(zé)；其他各項(xiàng)費(fèi)用均詳細(xì)分解到管理部門，不再一一細(xì)說，做到費(fèi)用分解橫向到邊、縱向到底，不留死角，任何費(fèi)用均有主管部門和責(zé)任人。

3、優(yōu)化費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理業(yè)務(wù)流程

各單位需要使用歸口管理的費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提前向管理部門提出書面申請，管理部門匯總后根據(jù)費(fèi)用指標(biāo)情況提出執(zhí)行計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可執(zhí)行。屬于大宗采購辦公用品的需經(jīng)費(fèi)用歸口管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核后進(jìn)行招標(biāo)比價(jià)工作，管理部門完成采購入庫后通知使用部門領(lǐng)用相關(guān)物品；屬于費(fèi)用性質(zhì)的，管理部門在月度計(jì)劃指標(biāo)范圍內(nèi)審核簽批，經(jīng)總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)科長審核后財(cái)務(wù)部門做賬務(wù)處理。月末財(cái)務(wù)部門出具考核報(bào)表報(bào)考核部門和監(jiān)察審計(jì)部門，考核部門依據(jù)考核報(bào)表做考核分析，正確計(jì)算各單位的效益工資；監(jiān)察審計(jì)部門每月定期對(duì)管理部門費(fèi)用管理流程進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)，每月出具審計(jì)報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。超費(fèi)用指標(biāo)安排的，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷，確因特殊情況需要發(fā)生的，由管理部門提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，財(cái)務(wù)部門核實(shí)，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可增加指標(biāo)。

4、建立和完善相關(guān)配套保障措施

為了使《費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理辦法》落到實(shí)處，物資公司下大力氣完善了相關(guān)的管理制度。各管理部門加強(qiáng)了費(fèi)用的管理，在指標(biāo)的分解上尊重歷史數(shù)據(jù)，針對(duì)每個(gè)部門的實(shí)際工作需要合理按排使用費(fèi)用指標(biāo)，確保全年費(fèi)用不超支；并安排專人負(fù)責(zé)所承擔(dān)費(fèi)用的臺(tái)賬登記工作，做好領(lǐng)用存管理，發(fā)現(xiàn)問題，妥善解決。

各管理部門建立和完善了相關(guān)費(fèi)用和統(tǒng)管物資的管理辦法，如物業(yè)管理中心出臺(tái)了《辦公用品管理辦法》,對(duì)辦公用品的領(lǐng)用程序、領(lǐng)用額度做了詳細(xì)規(guī)定，并建立了招標(biāo)比價(jià)機(jī)制，最大限度節(jié)約成本；信息公司加強(qiáng)了電腦耗材的管理，在保證正常辦公所需的基礎(chǔ)上，指導(dǎo)各單位合理降耗，每月定期到各單位檢查電腦、打印機(jī)的運(yùn)行情況；水電隊(duì)加大水電暖回收力度，通過宣傳欄、手機(jī)短信、電話通知等方式積極催收水電暖氣費(fèi)；技術(shù)科加強(qiáng)了設(shè)備的巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，堅(jiān)絕杜絕設(shè)備帶病工作，積極指導(dǎo)基層單位正確使用設(shè)備；辦公室加強(qiáng)了車輛維修管理、辦公電話費(fèi)、辦公桌椅的管理，建立了車輛管理臺(tái)賬，詳細(xì)登記每一臺(tái)車輛維修情況，并出臺(tái)《汽車管理辦法》。

公司建立了大額辦公用品的招標(biāo)采購機(jī)制，費(fèi)用統(tǒng)管領(lǐng)導(dǎo)小組成員參與招標(biāo)比價(jià)全過程管理，保證統(tǒng)管物資的品質(zhì)。監(jiān)察審計(jì)部門定期對(duì)費(fèi)用歸口管理的實(shí)施情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并要求管理部門妥善解決。

5、加強(qiáng)考核，獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)

為規(guī)范費(fèi)用項(xiàng)目的合理支出，確保費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理落到實(shí)處，公司出臺(tái)了《經(jīng)營管理績效考核辦法》，公司經(jīng)營管理績效考核及分配辦法按照“分類考核、突出個(gè)性、導(dǎo)向管理”的原則，根據(jù)公司各單位不同的業(yè)務(wù)定位、工作性質(zhì)，分別設(shè)置考核要素，分配考核權(quán)重，核定考核指標(biāo)，分配績效工資，創(chuàng)新考核機(jī)制，形成閉合的定量與定性相結(jié)合的經(jīng)營管理績效監(jiān)督考核評(píng)價(jià)分配體系。在分配體系中加大了費(fèi)用項(xiàng)目的權(quán)重，費(fèi)用項(xiàng)目的控制與管理部門的效益工資掛鉤，強(qiáng)化管理部門的控制責(zé)任。

每月初財(cái)務(wù)科將上月各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況報(bào)企管科，企管科根據(jù)費(fèi)用節(jié)超情況分配各部門的效益工資，不僅基層可控費(fèi)用要考核，管理部門的統(tǒng)管費(fèi)用也要考核，將費(fèi)用支出與每一位職工的切身利益掛鉤，增強(qiáng)了廣大職工參與成本管理的意識(shí)，真正踐行“節(jié)約一分錢，就增一分利”的成本管理理念。

四、實(shí)施效果

通過費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理的實(shí)施，公司上下成本管理理念大大加強(qiáng)，形成了全員管理、全過程控制的費(fèi)用管理體系，產(chǎn)生了較好的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。

1、增強(qiáng)了預(yù)算管理的效果

建立了完善的成本費(fèi)用預(yù)算體系，預(yù)算尊重歷史，參照現(xiàn)實(shí)，科學(xué)合理，對(duì)指導(dǎo)管理部門進(jìn)行費(fèi)用分配、費(fèi)用指標(biāo)管理有很好的現(xiàn)實(shí)意義。通過月度實(shí)際發(fā)生額與月度計(jì)劃的比較，能夠全面掌握公司全年的費(fèi)用發(fā)生進(jìn)度，哪些費(fèi)用該發(fā)生還沒有發(fā)生，哪些費(fèi)用較預(yù)算有所超支，下一步如何控制，都將通過預(yù)算的執(zhí)行得到合理的答案。

2、加強(qiáng)了成本費(fèi)用的日常管理

管理部門將費(fèi)用指標(biāo)分解到各單位，各單位再次將指標(biāo)分解到每一位職工，構(gòu)建了全員參與的費(fèi)用指標(biāo)體系；費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理將管理與使用有機(jī)的結(jié)合起來，將權(quán)利與義務(wù)統(tǒng)一起來，管理部門做好日常巡查和日常臺(tái)賬登記工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與使用部門溝通，有效解決。使用部門沒有費(fèi)用指標(biāo)，爭取來的每一筆錢都要確保用到刀刃上，否則將無法保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

3、實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用項(xiàng)目管理的全過程控制

每一筆費(fèi)用發(fā)生從預(yù)算到執(zhí)行，再到考核兌現(xiàn)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有控制點(diǎn)，都有人把關(guān)。費(fèi)用預(yù)算要審核，預(yù)算要結(jié)合實(shí)際，要經(jīng)公司職工代表大會(huì)批準(zhǔn)。費(fèi)用執(zhí)行要批準(zhǔn)，大額辦公用品要招標(biāo)，財(cái)務(wù)部門要審核相關(guān)票據(jù)的真實(shí)合法性，監(jiān)察審計(jì)部門要審查流程執(zhí)行的完整性和費(fèi)用發(fā)生合理性。費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理把財(cái)務(wù)部門、考核部門、管理部門、使用部門、監(jiān)督部門工作貫穿起來，實(shí)現(xiàn)了有效聯(lián)動(dòng)。公司上下樹立了“省下一分錢，就增一分利”的成本理念，節(jié)約成為一種共識(shí)，節(jié)約成為一種人人關(guān)注的行為。

4、正確評(píng)價(jià)了各單位的工作效績

通過預(yù)算的執(zhí)行過程和結(jié)果考核充分評(píng)價(jià)了各單位工作業(yè)績。成本費(fèi)用通過預(yù)算有層次地分解到管理部門、基層單位，并延伸到每一位職工，成本費(fèi)用控制就成為每一位職工的具體工作目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否與職工的收入、利益緊緊相連，充分調(diào)動(dòng)了職工的工作積極性，增強(qiáng)了職工的歸屬感和認(rèn)同感，從而有助于各單位各項(xiàng)工作的開展。

5、產(chǎn)生了較好經(jīng)濟(jì)效益

通過《管理辦法》的嚴(yán)格實(shí)施，2011年度在集團(tuán)拔付經(jīng)費(fèi)有所減少、供應(yīng)額大幅度上升、工作量大大提高的情況下，各項(xiàng)費(fèi)用均控制在預(yù)算之內(nèi)，除工資及其附加、折舊、稅金等不可控費(fèi)用支出項(xiàng)目外，2011年1月至10月其他費(fèi)用支出項(xiàng)目同比節(jié)支418萬元，降幅達(dá)到8.28%；較公司計(jì)劃節(jié)約564萬元，降幅達(dá)7.84萬元；預(yù)計(jì)全年可完成經(jīng)費(fèi)考核指標(biāo)，充分發(fā)揮了費(fèi)用項(xiàng)目歸口管理的作用。

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