電子文件對檔案管理工作的影響及對策

張 彤

（黑龍江省煙草專賣局 哈爾濱 150001）

一、電子文件定義及其主要特點

所謂電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。與紙質(zhì)文件比較，電子文件主要有以下幾個特點：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用。

2.電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞。

3.電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。

4.電子文件文件結(jié)構不同于紙質(zhì)文件，其物理結(jié)構和邏輯結(jié)構是不一致的。

5.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案管理不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案管理工作的影響

1.電子文件易于修改，而且改動后可以不留痕跡。雖然已有一些技術可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大的多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

2.電子計算機軟件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷改變自身結(jié)構和格式來適應新技術。在改變的過程中信息容易失真，而且由于沒有“原本”或原本無法讀出，其失真程度難以核對。一是人為破壞導致電子文件內(nèi)容失真；二是由于電子文件的載體和讀寫技術的不穩(wěn)定性造成信息失真。一般說來，磁盤的壽命是3-5年，光盤也不超20-30年。載體材料的氧化和變質(zhì)、磁場的影響，很容易抹去載體上存儲的數(shù)據(jù)。由于電子文件的載體對硬件和軟件的依賴性很強，當讀出設備或軟件早己更新多次，載體中的信息可能永遠無法讀出。即使定期對載體進行數(shù)字格式轉(zhuǎn)換，使它永不過時，但是格式轉(zhuǎn)換是丟失數(shù)據(jù)作為代價的，這樣將無法保證檔案信息的完整和準確。

3.電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采取不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判斷這份電子文件的原始性。

4.電子文件在制作過程中的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件不像紙質(zhì)文件那樣容易分辨出原件和復印件，有時它可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上。在不同時間不同地點由不同的人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個是原件，哪個是復印件。

三、采取的對策

1.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件檔案管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3.建立電子文件全過程管理制度。電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。

4.實行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。目前大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題，在這些問題沒有得到有效地解決之前，紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況存在合理性和必要性。一方面在沒有充分的技術保障、相關立法和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件；另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義，這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應看做不必要的重復。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。原則上電子檔案的管理應納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。比如，歸檔時間可基本相同，價值鑒定、著錄標引實行統(tǒng)一操作等；不能并軌的就分別操作，如分別保管、分別利用等。

5.提高電子檔案信息安全意識。由于電子文件具有上述特點，對利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識和經(jīng)驗，有時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識。目前對提高電子檔案應持謹慎態(tài)度，在無確定把握時可限制利用方式（如限檔案室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件等），以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，禁止在有互聯(lián)網(wǎng)的計算機上閱覽。

6.檔案人員知識結(jié)構的變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結(jié)構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案管理工作迎接信息技術革命最根本的對策。

[1]倪麗娟，于元元.文書與檔案管理.黑龍江人民出版社，2002，6.

[2]徐義全.電子文件與檔案的管理[J].安徽檔案，2001，（2）-（6）.