淺談檔案質(zhì)量的評估與監(jiān)督

付帥

摘要：通過對檔案工作多年的總結(jié)，檔案工作質(zhì)量的好壞關(guān)系著經(jīng)濟(jì)社會的良好發(fā)展，新時(shí)期檔案工作快速發(fā)展中也出現(xiàn)不同的質(zhì)量問題，本文對這一問題進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)的監(jiān)督與評估措施。

關(guān)鍵詞：檔案；評估；監(jiān)督

依據(jù)國家《檔案法》切實(shí)抓好具體的檔案管理工作。在增強(qiáng)職工檔案管理意識、完善相關(guān)機(jī)制、提高監(jiān)督與評估機(jī)制措施，加強(qiáng)檔案管理、擴(kuò)大信息資源、廣泛為社會提供服務(wù)等方面取得了明顯成效。

一、建立建全檔案監(jiān)督管理機(jī)制

根據(jù)上級檔案管理部門對抓好檔案工作進(jìn)行了專題研究和安排要求。一是成立專管負(fù)責(zé)人、兼職檔案管理員參加的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分派具備檔案管理資格的人員上崗從事該工作，各科室專設(shè)信息員一名。二是進(jìn)一步建立健全各類規(guī)章制度：制定了《檔案管理員的職責(zé)》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》、《檔案資料征集制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案檢查工作制度》、《檔案管理工作程序》、《檔案管理目標(biāo)任務(wù)獎(jiǎng)懲辦法》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。三是聘請檔案工作的專家到我處進(jìn)行專題指導(dǎo)，講授檔案管理基本知識、重要意義和實(shí)施辦法，介紹當(dāng)今國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，從而，使我局全體職工增強(qiáng)了對歷史、信息的尊重意識，提高了檔案管理人員的工作能力。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，多年來，先后完善了《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度。要樹立檔案工作的動態(tài)觀。檔案工作的發(fā)展是動態(tài)的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞各項(xiàng)工作需要，積極主動提供利用檔案。

二、完善《檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》依據(jù)

一是檔案的完整性。檔案的完整性既體現(xiàn)在數(shù)量上，也體現(xiàn)在歸檔文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上。數(shù)量方面，立檔單位的歸檔文件是否齊全，各門類和載體的檔案是否集中統(tǒng)一管理；內(nèi)容方面，歸檔文件的整理是否保持了文件的內(nèi)在聯(lián)系，一個(gè)問題的構(gòu)件是否完整；結(jié)構(gòu)上，歸檔文件的格式結(jié)構(gòu)是否完整和符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如低質(zhì)文件是否有法定的簽章、簽字，電子文件的結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)是否完整，科技圖紙的要素是否齊全。完整性著重反映檔案系統(tǒng)性要求。

二是檔案的真實(shí)性。檔案的真實(shí)性包含二個(gè)層面：一是檔案形成過程的真實(shí)，表現(xiàn)為文件形成時(shí)間與人們社會活動的時(shí)間同步；二是檔案內(nèi)容真實(shí)，即檔案客觀真實(shí)地記載了社會實(shí)踐活動。真實(shí)性是檔案權(quán)威性和公信力的根本所在。吳寶康教授認(rèn)為：“不管是直接形成或是原始的自然形成，檔案的本質(zhì)要求文件的形成過程與形成內(nèi)容都必須真實(shí)”。②假數(shù)據(jù)、假指標(biāo)、假信息，不僅毫無保留價(jià)值，而且對國家誠信體系建設(shè)、經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展有害無益。真實(shí)性體現(xiàn)了檔案準(zhǔn)確性要求。

三是檔案的效能。檔案的效能指的是檔案管理的科學(xué)性、手段的先進(jìn)性以及檔案產(chǎn)生的效應(yīng)。管理方面，包括分類是否科學(xué)，裝訂、編目、編號是否規(guī)范，排列是否有序，檔案價(jià)值鑒定是否準(zhǔn)確，檢索工具是否系統(tǒng)、科學(xué)等。管理手段上，是否運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，如使用規(guī)范的檔案管理軟件，建立規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。檔案的效應(yīng)，表現(xiàn)為檔案查閱是否方便、快捷，查全率、查準(zhǔn)率高不高；檔案網(wǎng)站資訊是否詳實(shí)，訪問量大不大；檔案查閱人次多不多、檔案利用率高不高，取得經(jīng)濟(jì)社會效益的大小。檔案的效能，是檔案作用發(fā)揮、價(jià)值實(shí)現(xiàn)的集中體現(xiàn)。一瓶好灑，深埋地下，一直不喝，它的價(jià)值永遠(yuǎn)發(fā)揮不出；一卷好檔案，鎖在深閨，一直不利用，它的價(jià)值同樣不能實(shí)現(xiàn)。因此，檔案是否被利用，它產(chǎn)生效益的大小，是衡量檔案質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)。

三、不斷創(chuàng)新檔案評估工作機(jī)制

1、擴(kuò)大信息源。檔案、圖書、情報(bào)信息一體化管理是新世紀(jì)信息資源管理大趨勢，加大對農(nóng)業(yè)科技、城市化建設(shè)、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案及相關(guān)信息的收集力度，為增強(qiáng)、擴(kuò)展服務(wù)功能提供保障。城建檔案要利用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)與社會公共信息建立互聯(lián)互通關(guān)系，增強(qiáng)信息采集能力、加工能力。

2、加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上信息會越來越豐富，這就需要館藏特色檔案來增強(qiáng)競爭力，檔案館要加大特色檔案的收集力度。認(rèn)真做好重大活動檔案材料的收集整理，對其產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子、聲像、多媒體和事務(wù)檔案，要建立檔案管理責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，健全制度。確保重大活動檔案材料齊全收集、及時(shí)整理、按規(guī)定積極向社會開放。

3、加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，做好“數(shù)字檔案館”的開發(fā)與開放工作?？茖W(xué)整和檔案信息資源 是建設(shè)發(fā)展服務(wù)的重要舉措，又是拓展檔案工作社會服務(wù)功能的重要途徑。

4、強(qiáng)化服務(wù)意識。規(guī)范服務(wù)工作程序，不斷提高服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，充分挖掘檔案資源的利用價(jià)值，不斷深化檔案服務(wù)的廣度、深度，提升檔案利用工作的科技含量，從互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)三個(gè)層面提供便捷的檔案信息服務(wù)。

我們要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案的搜集管理以各部門現(xiàn)有的檔案為基礎(chǔ)，繼續(xù)做好檔案的監(jiān)督與評估收集工作，要把所有涉及環(huán)境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對散存的和個(gè)人手中的檔案做好征集工作。檔案的質(zhì)量體現(xiàn)檔案的品質(zhì)，反映檔案的優(yōu)劣程度。檔案的行政管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)，其出發(fā)點(diǎn)和最終目的，都是為了提高檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用。因此，檔案質(zhì)量是檢驗(yàn)檔案工作好壞和檔案價(jià)值大小的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要做好檔案的開發(fā)與利用和檔案室的安全保衛(wèi)工作，特別是在奧運(yùn)會期間，做好值班加強(qiáng)安全四防，采取有力措施，扎實(shí)做好檔案業(yè)務(wù)為我縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)做貢獻(xiàn)。