事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究

郭文君

摘要：隨著我國社會發(fā)展的不斷完善與進步，國內(nèi)事業(yè)單位的發(fā)展和管理必須順應(yīng)時代的趨勢，緊密結(jié)合現(xiàn)代化的科學管理手段，有效地保證管理過程中的效率和質(zhì)量。檔案管理工作是事業(yè)單位日常運營中涉及部門較多，對專業(yè)化程度要求較高的一項內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 文書檔案 規(guī)范化管理

引言：檔案管理工作具有重要的經(jīng)濟意義與社會價值，是單位發(fā)展的真實記錄，是單位工作的重要組成部分，事業(yè)單位是國家為滿足人民群眾衛(wèi)生、文化、教育等公共服務(wù)而設(shè)立的社會組織，因此做好事業(yè)單位檔案工作，對服務(wù)和保障群眾權(quán)益，促進精神文明建設(shè)，推動經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化管理的特點

1.全員化。事業(yè)單位檔案管理不僅需要主管領(lǐng)導、專兼職檔案員的不懈努力，而且依賴于各部門的通力配合。檔案的形成、收集、整理、鑒定需要全員參與，要樹立“大檔案”管理思路，營造“檔案管理人人有責”的文化氛圍，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)交盡交、應(yīng)接盡接”，從源頭上保障檔案資料齊全完整。

2.標準化。標準化是現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段。沒有標準化，就沒有高質(zhì)量、高效率。事業(yè)單位工作涉及方方面面，檔案種類繁多，妥善管理利用這些檔案，需要有科學統(tǒng)一的標準，在《中華人民共和國檔案法》的指導下，結(jié)合工作實際建立標準化的管理制度是提高事業(yè)單位檔案工作水平的重要手段。

3.先進性。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入，給事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案工作者當好“領(lǐng)頭羊”，變被動為主動，充分利用新科技、新手段服務(wù)檔案工作，逐步走出一條與我國國情相適應(yīng)，與社會主義市場經(jīng)濟相適應(yīng)的新道路。

4.變化性。我國事業(yè)單位改革的不斷深入為檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，通過對改革試點的事業(yè)單位檔案資料的歸屬與流向作了明確的規(guī)范，以確保檔案資料完整和安全。將新單位的建檔工作與原單位的檔案處置工作及本單位職能調(diào)整實施同步進行，涉及改革的單位在當?shù)厥聵I(yè)單位登記管理局辦理事業(yè)單位變更和注銷手續(xù)的同時，應(yīng)向該地區(qū)檔案部門或主管部門辦理文件材料和檔案移交手續(xù)。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作中存在的不足

1.缺少專業(yè)高效的檔案管理隊伍。一是工作積極性不高。檔案管理是一個長期、量大、繁瑣的工作過程，從文件的收集、歸檔、整理、裝訂、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)都需要付出大量的心力勞力，付出與收益不對等，導致檔案管理人員缺乏工作熱情。二是業(yè)務(wù)水平不高。許多高校檔案專業(yè)畢業(yè)生不愿從事檔案工作，檔案部門新鮮血液流入不足，無法提高管理水平。部分事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識學習，不熟悉檔案工作程序，計算機水平較低，不能滿足工作要求。

2.歸檔立卷制度不能落實到位。一是事業(yè)單位工作人員未能全體參與檔案工作，檔案管理人員不是文件形成者，不能恰當確定檔案保管期限，不利于提高檔案工作質(zhì)量。二是文件資料交到檔案室，交接部門每次查找文件資料都需要履行檔案借閱手續(xù)，導致有關(guān)部門不愿將文件資料按時上交檔案室。三是不利于規(guī)范工作程序，造成檔案管理部門與檔案形成科室相互推諉，造成檔案丟失，收集不全。

3.檔案管理重視程度不夠。一是領(lǐng)導忽視檔案工作。多數(shù)領(lǐng)導將資金與精力投入一線業(yè)務(wù)工作，認為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失、不泄密就可以，沒有將檔案工作納入績效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現(xiàn)象時有發(fā)生，未形成統(tǒng)一管理、運轉(zhuǎn)高效的檔案工作機制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動頻繁。

三、加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略

1.完善檔案管理制度。因事業(yè)單位職責繁多、涉及面廣，所以事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、執(zhí)法案卷、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等各種檔案類型，其中科技檔案又包含基建檔案、設(shè)備檔案、科研項目檔案等分支。做好事業(yè)單位檔案管理工作，就要建立健全各類型檔案管理制度，使檔案管理有章可依，有據(jù)可行，從制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。

2.重視文書檔案的保密工作。管理人員在進行文書檔案保管和儲存的過程中，必須依照我國“保密法”中的相關(guān)制度規(guī)定，不僅要嚴格保密存儲可能涉及重要機密的文書檔案，而且對于管理人員不得私自復(fù)制抄錄或者拍攝文書檔案。管理人員在確定文書檔案保密程度的時候，可以根據(jù)文書檔案具體的利用對象，文書檔案的實際保密時間和保密范圍，而且管理人員應(yīng)該按照這些文書檔案不同的保密級別進行依次分類處理，在另外一個層次上有助于確保國家的穩(wěn)定和安全。

3.提高文書檔案管理信息化水平。運用信息技術(shù)和新型的管理模式是提高文書檔案管理水平和工作質(zhì)量的主要途徑，檔案管理信息化水平的應(yīng)用，為管理人員的實際資料手機和整理工作提供了極大的幫助，管理人員可以借助一些輔助設(shè)備將文書檔案通過文字圖像等方式進行錄入存儲，使文書檔案更具規(guī)范性，而且信息技術(shù)的應(yīng)用也是符合當前時代發(fā)展的需求，文書檔案在管理中應(yīng)用信息化技術(shù)也是事業(yè)單位進行改革提升的一個支點，良好的文書檔案服務(wù)對于檔案資源的利用概率來說是一個重要的前提條件。

結(jié)語：為了促進文書檔案工作水平的進一步提高，事業(yè)單位應(yīng)該對當前的設(shè)備進行全面的檢查，一些功能不佳較為陳舊的設(shè)備要進行適當?shù)奶蕴疫€要注重計算機系統(tǒng)應(yīng)用的定期更新，保證設(shè)備性能在一定程度上，為提升文書檔案管理工作打下基礎(chǔ)，單位領(lǐng)導應(yīng)該在經(jīng)濟花費和單位發(fā)展上做出明確的決斷，同時挑選監(jiān)督能力較強的工作人員，對文書檔案的管理工作、日常財政檔案、檔案的整理和修改等進行必要的檢查和監(jiān)督。