如何加強(qiáng)物資管理中的內(nèi)部控制

婁玉燕

【摘要】 物資管理是指企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備、處置等行為所進(jìn)行的計(jì)劃、組織和控制。物資管理是企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，其目的是對(duì)所需物資進(jìn)行有效管理，以降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。內(nèi)部控制是企業(yè)為了提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一個(gè)控制系統(tǒng)。有效的內(nèi)部控制是提高企業(yè)管理水平和防止錯(cuò)誤舞弊的重要基石。內(nèi)部控制滲透于物資管理的方方面面，只有達(dá)到了有效的內(nèi)部控制，物資管理才能有一個(gè)良性的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 物資管理；內(nèi)部控制；環(huán)節(jié)；措施

一、物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的難點(diǎn)

物資指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中使用的，主要是兩方面的物資，一是形成公司流動(dòng)資產(chǎn)的物資，主要指設(shè)施維修的備用材料、辦公用品等；二是形成公司固定資產(chǎn)的物資，主要指工程材料及工具、設(shè)備等，它們是構(gòu)成企業(yè)成本的重要部分，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和效益甚至安全都有直接的影響。對(duì)物資實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容。物資管理作為企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)且涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效率和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過規(guī)范的措施加以防范和控制。

物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的一些薄弱點(diǎn)及難點(diǎn)，主要有以下方面。

（一）物資采購(gòu)品種及數(shù)量的隨意性、庫存物資缺乏流動(dòng)性，造成物資堆積

在企業(yè)管理中，對(duì)倉庫物資的合理采購(gòu)?fù)且粋€(gè)薄弱環(huán)節(jié)，原因是多方面的。這個(gè)管理環(huán)節(jié)中涉及到物資使用部門、采購(gòu)部門和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時(shí)、信息不完整，都會(huì)直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時(shí)性或搶修任務(wù)為借口，對(duì)物資需求沒有詳細(xì)的計(jì)劃，這容易造成采購(gòu)部門也無采購(gòu)計(jì)劃，需用什么采購(gòu)什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管的最低限額，對(duì)采購(gòu)部門也未能提供庫存物資的詳細(xì)情況。以上情況的存在促使合理采購(gòu)成為一個(gè)難點(diǎn)。在必須保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提下，只有保證物資不出現(xiàn)斷檔，就容易出現(xiàn)物資采購(gòu)的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動(dòng)性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時(shí)間過長(zhǎng)出現(xiàn)老化或更新，造成浪費(fèi)。

（二）物資質(zhì)量與付款環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)控措施，出現(xiàn)采購(gòu)次品，影響生產(chǎn)

物資采購(gòu)后進(jìn)行入庫管理，并根據(jù)入庫單及發(fā)票情況進(jìn)行報(bào)銷付款，看似簡(jiǎn)單的程序都缺乏良好的內(nèi)控措施。主要原因在于采購(gòu)人員、保管人員與財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量狀況等缺乏了解，而對(duì)物資好壞能夠作出判斷的使用部門往往在這個(gè)環(huán)節(jié)沒有參與，造成付款前缺乏良好的內(nèi)控措施，使物資采購(gòu)次品的風(fēng)險(xiǎn)增加，從而增加設(shè)施設(shè)備等運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)與安全都將產(chǎn)生不良的影響。

（三）沒有建立詳細(xì)資產(chǎn)報(bào)廢鑒定程序，造成資產(chǎn)浪費(fèi)

對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢在物資管理中是一個(gè)很重要的程序，對(duì)企業(yè)意味著凈資產(chǎn)的流出，是直接對(duì)利潤(rùn)的一個(gè)減少項(xiàng)目。在實(shí)際工作中，因設(shè)備出現(xiàn)故障等原因需要更換，或者整體設(shè)施運(yùn)行困難面臨改造，往往事先沒有財(cái)務(wù)人員的參與，事后走流程了事，對(duì)確定需要報(bào)廢的資產(chǎn)在報(bào)廢前缺少一個(gè)專業(yè)的鑒定結(jié)果，在更新改造方案中也往往缺少對(duì)舊設(shè)施、設(shè)備評(píng)價(jià)的依據(jù)，容易造成資產(chǎn)浪費(fèi)甚至項(xiàng)目盲目上馬的情況，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

（四）對(duì)報(bào)廢后的資產(chǎn)缺乏監(jiān)管，造成資產(chǎn)流失

資產(chǎn)報(bào)廢以后到處置前，是物資管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。一般設(shè)施設(shè)備拆除后，會(huì)出現(xiàn)堆放隨意，保管不當(dāng)?shù)那闆r，特別是對(duì)無對(duì)應(yīng)賬面價(jià)值的設(shè)備等，容易引起管理人員的疏忽，造成無人監(jiān)管、資產(chǎn)流失現(xiàn)象。資產(chǎn)報(bào)廢后在賬上意味著屬于待處理報(bào)廢資產(chǎn)，處置后的現(xiàn)金流入屬于公司的一項(xiàng)收入，同樣需要重視。

（五）對(duì)可多次使用的工具類物資缺少更換限制，造成資產(chǎn)浪費(fèi)

工具類物資一般價(jià)值較小，人員使用分散，且在使用與保管過程中不予重視，容易造成丟失；同時(shí)購(gòu)買無節(jié)制，缺少監(jiān)管，形成管理混亂的情況，給物資管理帶來一定的難度。同時(shí)，因由職工個(gè)人進(jìn)行保管，如果沒有一個(gè)相應(yīng)的制約機(jī)制，不利于使用人員形成良好的工具使用、保管習(xí)慣，容易造成資產(chǎn)浪費(fèi)的現(xiàn)象。

二、如何加強(qiáng)物資管理各環(huán)節(jié)的控制

為規(guī)范物資采購(gòu)、供應(yīng)、使用、回收等方面的行為，應(yīng)做到程序規(guī)范、職責(zé)明晰，以保證公司材料物資安全、完整、合理使用，確保生產(chǎn)正常運(yùn)行，提高材料物資的利用率，促進(jìn)公司材料物資工作逐步適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求。公司應(yīng)先從制度管理入手，建立《物資管理制度》，對(duì)物資各方面的管理作出具體規(guī)定。制度的實(shí)施，從源頭上為企業(yè)的物資管理提供了保障，對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的改善起到了積極作用。

（一）加強(qiáng)物資采購(gòu)和供應(yīng)管理，與供應(yīng)商建立信用關(guān)系

首先是建立供應(yīng)商公開招標(biāo)制度，其目的是降低物資成本，提高物資質(zhì)量。公開招標(biāo)方式可以合理利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，爭(zhēng)取以最低的采購(gòu)價(jià)格獲得最佳質(zhì)量的物資，這直接降低了物資采購(gòu)的成本，從而加速資金周轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)盈利。其次是簽訂長(zhǎng)期保障協(xié)議，分批采購(gòu)物資。對(duì)于可信度高、專業(yè)性強(qiáng)的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)積極與其合作，并簽訂定點(diǎn)采購(gòu)的長(zhǎng)期保障合同，據(jù)此要求獲得價(jià)低質(zhì)優(yōu)的物資，還可采用分次付款的方式，達(dá)到供求雙方共同承擔(dān)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的目的，以規(guī)避市場(chǎng)行情變化給企業(yè)帶來的不利影響。此外，企業(yè)在采購(gòu)物資時(shí)還應(yīng)注意遵循分批采購(gòu)物資的原則，這有利于盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業(yè)物資管理成本。最后，企業(yè)在與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系的前提下，應(yīng)深化雙方合作關(guān)系，使供應(yīng)商能對(duì)具有再利用價(jià)值的物資或廢舊品進(jìn)行回收，以達(dá)到雙方受益的目的。對(duì)企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補(bǔ)償物資管理支出，達(dá)到降低和控制物資管理成本的目的。

（二）加強(qiáng)倉庫物資管理，與相關(guān)部門信息互通

倉庫管理應(yīng)根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購(gòu)資金籌措等制定倉儲(chǔ)計(jì)劃，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量；加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨；建立庫存存貨分類管理制度，對(duì)企業(yè)全部存貨以其重要程度、價(jià)值高低、耗用量大小和訂購(gòu)難度等為標(biāo)準(zhǔn)，劃分出 A、B、C 類，分別管理。同時(shí)，建立健全倉庫定期盤點(diǎn)制度，在對(duì)庫存材料管理中，倉庫管理員應(yīng)做好材料的盤點(diǎn)工作，做到賬實(shí)相符，尤其是應(yīng)掌握最新的存貨數(shù)據(jù)，為采購(gòu)材料提供依據(jù)，為生產(chǎn)投料做好準(zhǔn)備。采購(gòu)部門對(duì)物資的采購(gòu)數(shù)量及品種在采購(gòu)前應(yīng)有一個(gè)合理的測(cè)算，首先應(yīng)考慮倉庫材料的庫存數(shù)量；其次再根據(jù)采購(gòu)需求，確定實(shí)際采購(gòu)數(shù)量。這就要求物資保管部門與采購(gòu)部門應(yīng)建立良好的庫存信息共享平臺(tái)。最好的管理模式是采用辦公自動(dòng)化管理，出入庫直接在軟件中填制審批，做到倉庫物資及時(shí)更新，同時(shí)相關(guān)部門能及時(shí)查詢、確認(rèn)。

（三）建立健全驗(yàn)收制度，把好質(zhì)量關(guān)

對(duì)采購(gòu)物資在驗(yàn)收合格后入庫是很重要的一環(huán)，要建立健全驗(yàn)收制度，由專門的材料質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)，在材料入庫前進(jìn)行材料質(zhì)檢分析，檢驗(yàn)材料的數(shù)量、品種、規(guī)格與采購(gòu)計(jì)劃是否相符，質(zhì)量是否完好；對(duì)難以檢驗(yàn)的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫，嚴(yán)格杜絕次品入庫，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。只有這樣才能在付款環(huán)節(jié)起到內(nèi)部控制的作用。付款前應(yīng)由使用部門進(jìn)行試用或鑒定，質(zhì)量無誤后方可付款，以規(guī)避出現(xiàn)次品影響生產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）建立領(lǐng)用審批制度，注重審核關(guān)

物資采購(gòu)到位，驗(yàn)收合格入庫后，使用部門需憑審批后的領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)料，倉庫保管員憑填寫完整的領(lǐng)料單交貨，如實(shí)際交貨數(shù)與領(lǐng)料單不符的，應(yīng)在領(lǐng)料欄填上實(shí)領(lǐng)料，以防賬實(shí)不符。對(duì)于經(jīng)計(jì)劃批準(zhǔn)后直接運(yùn)送至工地的工程材料或搶修材料，至材料運(yùn)送到后及時(shí)填制現(xiàn)場(chǎng)材料確認(rèn)單，事后憑現(xiàn)場(chǎng)材料確認(rèn)單補(bǔ)填領(lǐng)料單。領(lǐng)料單是物資出庫所用何處的依據(jù)，物資要以審核無誤的領(lǐng)料單為依據(jù)使用，這樣方能賬實(shí)無誤。

（五）建立資產(chǎn)報(bào)廢審批制度，以鑒定為準(zhǔn)

報(bào)廢審批是一個(gè)很重要的制度，是設(shè)施設(shè)備選擇更新改造還是修理維護(hù)的重要依據(jù)，是資產(chǎn)不造成浪費(fèi)、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務(wù)。所以公司應(yīng)成立專業(yè)的技術(shù)鑒定小組，確定具體的資產(chǎn)報(bào)廢條件，作為資產(chǎn)去向的依據(jù)。生產(chǎn)部門對(duì)達(dá)到報(bào)廢條件的資產(chǎn)需經(jīng)技術(shù)鑒定小組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)鑒定，根據(jù)資產(chǎn)性能等情況，經(jīng)小組討論后出具詳細(xì)的鑒定報(bào)告，對(duì)未達(dá)到報(bào)廢條件的資產(chǎn)嚴(yán)格禁止報(bào)廢，應(yīng)對(duì)該部分資產(chǎn)有一個(gè)合理的再利用意見，同時(shí)寫進(jìn)鑒定報(bào)告，并作為所涉項(xiàng)目更新改造的依據(jù)。報(bào)廢資產(chǎn)最終憑鑒定結(jié)果進(jìn)行報(bào)廢審批，可最大限度地提高資產(chǎn)的利用率。

（六）建立報(bào)廢物資保管制度，履行保管職責(zé)

經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢后的物資，實(shí)物保管部門應(yīng)建立報(bào)廢臺(tái)賬，根據(jù)報(bào)廢資產(chǎn)的賬面價(jià)值情況進(jìn)行分類登記，寫明存放地點(diǎn)，并作為處理的憑據(jù)。同時(shí)，加強(qiáng)報(bào)廢物資的現(xiàn)場(chǎng)保管，應(yīng)單獨(dú)存放，專人管理，貼上標(biāo)簽，以示區(qū)別。在處置前定期進(jìn)行盤點(diǎn)、核對(duì)，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責(zé)，嚴(yán)格按制度實(shí)施，避免失竊行為的發(fā)生。

（七）建立工具使用調(diào)換管理制度，杜絕隨意置換

對(duì)工具類物資應(yīng)按公用工具及個(gè)人工具的分類，建立公司工具使用調(diào)換管理制度。根據(jù)職工崗位需要，設(shè)置工具配備條件、使用年限、使用頻次、損耗等，以實(shí)際情況進(jìn)行合理置換，每年進(jìn)行核對(duì)盤點(diǎn)，確保工具的合理使用，通過制度建設(shè)督促使用人員有一個(gè)良好的工具使用、保管習(xí)慣。對(duì)未到使用年限而損壞或丟失的工具，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，明確職責(zé)，確定由其個(gè)人承擔(dān)的比例，或明確給予處罰的措施，從而督促使用人員保管好自己的工具，杜絕隨意置換，降低運(yùn)行成本。

物資是構(gòu)成企業(yè)成本的重要部分，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和效益有直接的影響。在整個(gè)物資管理過程中，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費(fèi)。同時(shí)，可提升管理質(zhì)量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

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