大專院校文秘專業(yè)教育淺論

內(nèi)容摘要：相對于近幾年大專院校文秘專業(yè)設(shè)置的遍地開花，文秘學(xué)生的就業(yè)競爭力一直不是很理想。本人認(rèn)為要提高文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力作為教育方針在教學(xué)觀念、方法上要實現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變：一、由側(cè)行政培養(yǎng)向側(cè)商務(wù)培養(yǎng)轉(zhuǎn)變；二、由培養(yǎng)全面發(fā)展的秘書向培養(yǎng)專業(yè)型秘書轉(zhuǎn)變；三、由培養(yǎng)事務(wù)性服務(wù)向培養(yǎng)信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變；四、由辦文辦會辦事并重向加強(qiáng)辦事教學(xué)轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：文秘專業(yè)； 競爭力； 轉(zhuǎn)變；

近幾年全國各大專院校紛紛設(shè)置文秘專業(yè)，可相對于文秘專業(yè)的遍地開花，文秘學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)競爭力一直不是很理想。雖然從每年各大專院校統(tǒng)計的就業(yè)率來看，文秘學(xué)生的就業(yè)率一直不錯，特別是與一些冷門專業(yè)相比，但我們都知道，就業(yè)率與就業(yè)競爭力是兩個概念。文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力不強(qiáng)一方面表現(xiàn)在擔(dān)任秘書職位的報酬不高，另一方面表現(xiàn)在文秘學(xué)生就業(yè)時往往專業(yè)不對口，從事營銷、后勤等不對口專業(yè)的比例比較高。與此形成鮮明對比的是我國各行各業(yè)對秘書的需求一直較大。據(jù)《北京青年報》報道,在外企服務(wù)公司（FESCO）每年推薦的幾千名外聘員工中，秘書職位需求占總需求量的45%以上，秘書的月薪也從2000元漲到8000元，甚至12000元以上不等。（來源：北青網(wǎng)）為什么文秘專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生難以擔(dān)當(dāng)秘書特別是高級秘書的工作？為什么在外企從事文秘工作的大多學(xué)的是英語或其它專業(yè)?由此可見如何提高文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力使之成為“夠格”秘書已經(jīng)成了當(dāng)下大專院校文秘專業(yè)亟待解決的課題。本人認(rèn)為要提高文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力作為教育方在教學(xué)觀念、方法上要實現(xiàn)四個轉(zhuǎn)變。

一.由側(cè)行政培養(yǎng)向側(cè)商務(wù)培養(yǎng)轉(zhuǎn)變

根據(jù)秘書的工作領(lǐng)域劃分，秘書一般分為行政秘書、商務(wù)秘書等，我國傳統(tǒng)的秘書從事的基本是行政輔助工作，所以長期以來，在文秘教學(xué)上也比較重視行政素質(zhì)方面的培養(yǎng).比如《公文寫作》這門文秘專業(yè)的核心課程，無論是教材的選擇還是教學(xué)時間的安排，施教方往往把擬寫行政公文作為重頭戲。其實現(xiàn)在的文秘學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、國有或集體事業(yè)單位的機(jī)會不多，大多數(shù)是進(jìn)入私企工作，很少有機(jī)會擬寫行政公文。所以我們在教學(xué)上要改變傳統(tǒng)觀念，把文秘專業(yè)的學(xué)生定位為合格的應(yīng)用型商務(wù)秘書人才。與其它行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于重營利、重競爭、變化無常的商業(yè)環(huán)境之中，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。要想成為一名合格的商務(wù)秘書除了要具備基本的秘書專業(yè)知識和技能，比如辦公自動化知識、應(yīng)用文寫作技能等，還要具備較強(qiáng)的語言運(yùn)用能力、溝通協(xié)調(diào)能力和人際交往能力，具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力，初步掌握現(xiàn)代管理基礎(chǔ)與國際商務(wù)知識。其中創(chuàng)新、應(yīng)變能力是商務(wù)秘書高于行政秘書最核心的能力要求。所以學(xué)校在課程設(shè)置上應(yīng)取消《報紙編輯》、《廣告學(xué)》等不太實用的課程，把《商務(wù)溝通》、《秘書禮儀》、《商務(wù)文書》、《國際貿(mào)易實務(wù)》等旨在培養(yǎng)以上能力的課程納入重點(diǎn)學(xué)習(xí)課程范疇。

二.由培養(yǎng)全面發(fā)展的秘書向培養(yǎng)專業(yè)型秘書轉(zhuǎn)變

文秘專業(yè)的學(xué)生什么都要學(xué)，但什么都學(xué)不精或者不要求學(xué)精，這是當(dāng)前文秘教學(xué)的無奈現(xiàn)狀，這種現(xiàn)狀是導(dǎo)致科班出身的文秘學(xué)生卻在文秘招聘市場上競爭力不強(qiáng)甚至低下的首要原因?，F(xiàn)代企業(yè)對秘書的要求，更趨向于專業(yè)化,而且不同行業(yè)的公司也對秘書提出了各自專業(yè)知識方面的要求。例如，咨詢、法律等行業(yè)，對秘書成熟得體的辦事作風(fēng)和對信息的攝取整理能力提出了較高要求；通訊、電腦等行業(yè)，越來越希望秘書能利用其掌握的這些方面的知識幫助它們解決具體實際問題；而外企對秘書的要求不僅有行業(yè)專業(yè)知識方面的，而且希望秘書能掌握英語。

所以，學(xué)校應(yīng)該由培養(yǎng)全面發(fā)展的秘書向培養(yǎng)專業(yè)型秘書轉(zhuǎn)變。學(xué)校在新生進(jìn)校伊始就應(yīng)向他們灌輸這樣一個現(xiàn)狀：有專長的秘書更受市場歡迎，而且對秘書的職業(yè)發(fā)展更有競爭力;同時學(xué)校在教學(xué)過程中要刺激學(xué)生的學(xué)精愿望,其中最有效的辦法就是開展各類競賽并鼓勵學(xué)生積極參與，比如辦公自動化、秘書形象與禮儀、商務(wù)英語口語競賽等。

三.由培養(yǎng)事務(wù)性服務(wù)向培養(yǎng)信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會已慢慢進(jìn)入信息化時代。作為現(xiàn)代秘書，尤其是現(xiàn)代高級秘書，衡量秘書職業(yè)能力的主要指標(biāo)之一是提供優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)。而秘書要提供優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)需具備三方面的能力：獲得信息的能力、篩選信息的能力和處理運(yùn)用信息的能力。因此學(xué)校要注重秘書信息技能的教學(xué)和實訓(xùn)。學(xué)校要求學(xué)生掌握的信息技能有兩方面：一是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)目前是秘書獲得單位和社會信息最方便快捷最有效的途徑，對秘書提高工作效率起著至關(guān)重要的作用，所以學(xué)校要設(shè)法培養(yǎng)文秘學(xué)生的網(wǎng)絡(luò)意識，提高其運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的能力。二是基本的軟件操作技能。文秘學(xué)生必須全面熟練掌握辦公自動化軟件以保證日常辦公事務(wù)順利開展，同時還要努力掌握通訊軟件、數(shù)據(jù)庫軟件等用于管理秘書工作的信息資源。

四.由辦文辦會辦事并重向加強(qiáng)辦事教學(xué)轉(zhuǎn)變

高校秘書理論與實務(wù)的教學(xué)內(nèi)容呈現(xiàn)辦文辦會辦事三足鼎立的狀態(tài)，但事實是在具體教學(xué)中往往側(cè)重辦文而忽略辦事，同時把辦事簡單等同于機(jī)械化操作和事務(wù)性服務(wù)，這當(dāng)然同文書規(guī)范易授而事務(wù)繁復(fù)難教有關(guān)，但是如何機(jī)巧地處理繁復(fù)的事務(wù)對走向職場的學(xué)生恰恰是非常重要的。那么如何加強(qiáng)教學(xué)中的辦事這一塊內(nèi)容，真正提高文秘學(xué)生的辦事能力呢？

首先，應(yīng)在教學(xué)中加強(qiáng)突出實訓(xùn)環(huán)節(jié)。辦事能力是在處理具體的事件過程中逐步提高的。文秘專業(yè)的應(yīng)用性極強(qiáng)，實訓(xùn)教學(xué)是從實際到理論，從具體到抽象，從個別到一般的過程，根本目的是化知識為才能，讓學(xué)生提早熟悉社會、積累實踐經(jīng)驗并形成職業(yè)能力。

長期以來，由于種種原因人們對秘書專業(yè)的性質(zhì)認(rèn)識不足，沒有將它當(dāng)成職業(yè)教育而是把它當(dāng)成學(xué)科教育，尤其是在一些本科院校，從理論和概念入手，先抽象后具體，先一般后個別，在教學(xué)過程中，以理論知識評價與考核為主要手段培養(yǎng)秘書人才，忽視職業(yè)能力的培養(yǎng)。有些高校三、四年的學(xué)制竟未安排一次實訓(xùn)，有些學(xué)校雖安排了實訓(xùn)環(huán)節(jié)，但放羊式的管理形式大于意義，無法真正提高學(xué)生的辦事能力。為了成功實現(xiàn)實訓(xùn)的教學(xué)意義，建議設(shè)置文秘專業(yè)的學(xué)校必須籌建文秘實訓(xùn)室，同時可采用項目實訓(xùn)法、案例教學(xué)法和情景模擬法等諸如此類的實訓(xùn)教學(xué)方法。

其次，應(yīng)在辦事教學(xué)中著重傳授辦事的藝術(shù)。秘書人員要使辦事取得滿意的成效，不僅要使用現(xiàn)代的工具，還需要研究辦事的藝術(shù)技巧。有人將秘書工作概括為“秘書工作＝30％藝術(shù)十70％技術(shù)”，而秘書所需的技術(shù)其實不具有非常高的含金量，所以區(qū)分秘書工作能力高低的恰恰是這30％的藝術(shù)。教學(xué)者要運(yùn)用豐富的案例引導(dǎo)學(xué)生學(xué)會具體的處事方法。比如作為領(lǐng)導(dǎo)與員工、部門與部門的樞紐，秘書的溝通特別是口頭語言溝通的技巧顯得尤其重要，有時領(lǐng)導(dǎo)普通話不過關(guān)，又在電話中指示秘書完成好幾樣任務(wù)，為了確保執(zhí)行任務(wù)的準(zhǔn)確性，秘書應(yīng)該怎么做？比如有些客人沒有提前約好，但他直接到公司說找領(lǐng)導(dǎo)談的事很重要，秘書又該怎么做？

再次，要切實地教授學(xué)生怎樣做人。做人是辦事的基礎(chǔ)，也可以這么說在現(xiàn)代社會做人就是做事。何況現(xiàn)在的獨(dú)生子女在成長過程中本來就存在著做人方面的先天不足，而秘書工作是一項服務(wù)工作，兩者的角色銜接勢必充滿磨難。教授學(xué)生怎樣做人不是抽象地上幾堂政治、道德課，而應(yīng)該立足于腳踏實地做人的理念，教授學(xué)生從小事、雜事做起?！跋碛袊H聲譽(yù)的方法學(xué)家、思維學(xué)家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項調(diào)查，請公司老總說出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo)準(zhǔn)是什么?！畈皇軞g迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計較的員工；第四種，華而不實的員工；第五種，受不得委屈的員工?！保▉碓矗褐腥A考試網(wǎng)）最不受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)，恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司對不腳踏實地、不從小事雜事做起的一般性員工是如何排斥，更別說對這樣的秘書了。隨著現(xiàn)代科技水平的提高，在秘書日常工作中辦文辦會的比重會下降，“打雜”的比重會越來越高。比如，秘書每天早晨一上班，就要幫領(lǐng)導(dǎo)整理辦公室，分發(fā)郵件，安排工作日程等等，秘書，無論怎樣高級的秘書，給老板端茶倒水、開門引路都是他（她）的分內(nèi)之事。一個腳踏實地的秘書讓老板放心、舒心，被委以重任是遲早的事；同時秘書的腳踏實地也可以贏得同事的尊重，為以后工作中與各職能部門、單位個人的溝通協(xié)調(diào)打下堅實的基礎(chǔ)。

許美麗，浙江紹興文理學(xué)院上虞分院教師。